DSGVO in der Kanzlei - 20. November 2019

Sie sind nicht allein

Die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) waren 2018 in allen Kanzleien ein großes Thema. Doch allein die theoretischen Grundlagen zu kennen, reicht nicht aus. Steuerberaterin Christina Lamm aus Wertheim nahm die praktische Umsetzung ins Visier und entwickelt mittlerweile daraus konkrete Anleitungen für Berufskollegen und Mandanten.

DATEV magazin: Frau Lamm, wie haben Sie entdeckt, dass es bei der ­DSGVO häufig an der praktischen Umsetzung scheiterten.

CHRISTINA LAMM: Ich habe mich bei vielen Treffen mit Berufskollegen darüber ausgetauscht. Die meisten hatten Seminare besucht und waren zwar theoretisch auf dem neuesten Stand, fühlten sich dann aber in der Praxis überfordert. Viele hatten schon ihre Website aktualisiert, wussten aber nicht, was noch beim eigenen Schriftverkehr zu tun ist oder wie sie zum Beispiel die Vorlagen der DATEV an die Gegebenheiten in der eigenen Kanzlei anpassen sollten. Wenn man das alles neben dem Alltagsgeschäft abarbeiten muss, ist das ein ziemlicher Kraftakt – und es ist noch kein Cent für die Kanzlei verdient.

Welche Schlüsse ha­ben Sie da­raus ge­­zogen?

Nachdem ich mich einmal komplett durch die DSGVO durchgekämpft hatte und 2018 vom TÜV als Datenschutzbeauftragte zertifiziert wurde, dachte ich, dass es ziemlich ineffizient ist, wenn sich da jede Kanzlei einzeln durchfuchsen muss. Um meine Berufskollegen von diesem immensen Einarbeitungsaufwand zu entlasten, habe ich 2019 mit meinem Geschäftspartner die Beratungswerkstatt Englert Lamm GbR gegründet. Da sich durch die Digitalisierung künftig klassische Aufgabenbereiche verändern werden, können wir den Freiraum mit der Beratung sinnvoll nutzen.

Was empfehlen Sie Ihren Kollegen?

Wir haben eine ganze Prozesslandschaft durchdacht und konzipiert, die wir für unsere Kanzlei und für Kollegen anwenden. Die Arbeitshilfen besprechen wir mit jeder Kanzlei und entscheiden, was relevant ist und was man gegebenenfalls einmal anpassen muss. Danach hat man immer die notwendigen Dokumente parat, wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, ein Mandant Auskunft über die Verwendung seiner eigenen ­Daten haben möchte, eine DSGVO-Pflichtinfo an neue oder bestehende Mandanten zu verschicken ist oder ein externer Dienstleister eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben muss.

Wie ist Ihre Vorgehensweise?

Ich bleibe kontinuierlich am Ball und schicke Arbeitspakete per Mail. Wir gehen gemeinsam die Unterlagen in kleinen Einheiten systematisch durch, oft auch per Fernbetreuung am PC. Da wir selbst Steuerberater sind, kennen wir die Besonderheiten der Branche und können konkret darauf eingehen. Wir arbeiten also auf Augenhöhe mit unseren Berufskollegen zusammen. Damit kein Handgriff umsonst gemacht wird, haben wir die Unterlagen zur Umsetzung der DSGVO insbesondere für Sachverhalte einer Steuerberatungskanzlei angepasst.

Unterstützen Sie die Kanzleien auch langfristig?

Wenn das Grundgerüst steht, schauen wir uns einmal jährlich ­gemeinsam an, wo sich etwas geändert hat und aktualisiert werden muss, beispielsweise wenn neue Tätigkeitsfelder angeboten werden, die in den Bearbeitungskatalog aufzunehmen sind. Wir ­stellen eigene Vorlagen zur Verfügung, die den jährlichen Aufwand sehr gering halten. Wenn es gewünscht ist, übernehmen wir auch die Funktion des Datenschutzbeauftragten, der bei ­bestimmten Größenmerkmalen erforderlich ist.

Wie viel Zeit müssen Ihre Kun­den investieren?

Wir richten uns nach der Arbeitsweise des Kunden und seiner verfügbaren Zeit. Wer zwei Stunden täglich dafür aufbringen kann, ist schätzungsweise in zwei Wochen mit allem fertig. Schneller geht es mit zwei kompletten Arbeitstagen. 

Zur Autorin

Martina Mendel-Artelt

Redaktion DATEV magazin

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