Das Thema Home Office ist nicht mehr wegzudenken. Viele Kanzleien verkleinern Ihre Büroflächen und denken beim Auslaufen der Mietverträge an neue Optionen für die zukünftige Nutzung der Räumlichkeiten. Bei jungen Gründerinnen und Gründern in der Steuerbranche spielt der Sitz des Unternehmens nur noch eine untergeordnete Rolle. Man kann ja mittlerweile von jedem beliebigen Ort aus arbeiten. Ein Mix aus Home Office und Präsenz ist gewünscht.
Auch auf dem Immobilienmarkt ist ein Home Office-Effekt zu sehen. Es gibt eine höhere Nachfrage nach Wohnungen und Häusern im ländlichen Raum und bei neu gebauten Immobilien wird das Arbeitszimmer mittlerweile fest eingeplant.
Auf diese neuen Rahmenbedingungen müssen sich die Steuerberater einstellen. Was erwarten interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von mir? Welche Strukturen benötige ich, damit ich den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen erfüllen kann? Ein starres Konzept stößt dabei auf wenig Gegenliebe. Vielmehr geht es darum, gemeinsam zu schauen wie sich die Arbeit gut vereinbaren lässt. Es braucht dabei mit Sicherheit ein neues Führungsverständnis, welches von Vertrauen geprägt ist und sich individuell mit dem einzelnen Menschen beschäftigt. Dieses neue Verständnis von Führung ist in Zeiten von komplexen Arbeiten, Fristendruck und hohen Anforderungen im Markt eine besondere Herausforderung.
Ein Punkt, der dabei helfen kann neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, sind digitale Strukturen. Mit digitalen Strukturen schaffe ich es, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von überall aus arbeiten können. Wie kann das gelingen und welche DATEV-Programme helfen mir dabei?
Teil 1: DATEV DMS
DATEV DMS ist ein prozessorientiertes Werkzeug und steuert den digitalen Posteingang und die digitale Ablage in der Steuerkanzlei. Durch eine Volltexterkennung werden jegliche Steuerbescheide automatisiert mit der entsprechenden Verschlagwortung den Mandantinnen und Mandanten und den zuständigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern in der Kanzlei zugeordnet. Auf einen Schlag werden Posteingang, Fristeneintragung und revisionssichere Archivierung erledigt. Das Dokument bekommt einen Status (beispielsweise „in Arbeit“ oder „erledigt“) und wird dann mit digitalen Stempeln und Notizen weiterverarbeitet.
Im Gegensatz zur Digitalen Dokumentenablage kann ich eine Dokumentenstruktur nutzen und die E-Mail an die Mandantinnen und Mandanten an den Geschäftsvorfall „Bescheidprüfung“ anheften. So verschaffe ich mir einen guten Überblick und reduziere das Ablegen von Dokumenten.
Über die DMS-Filter kann ich jederzeit schauen, wie der Stand der Bearbeitung ist. Egal ob ich gerade im Home Office, im Büro oder im Coworking-Space arbeite. Bei einer ungeplanten Abwesenheit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters kann man schnell und einfach Dokumente an die Vertretung weiterleiten.
Ein zentraler Vorteil bei einem Einsatz von DATEV DMS ist die Suche nach Dokumenten. Als Kanzlei mit DATEV DMS kann ich auf einen standardisierten Ablagerahmenplan und eine OCR-Volltextsuche zurückgreifen, die mir wertvolle Zeit spart.
Sprechen Sie bei Interesse Ihren Kundenverantwortlichen an oder buchen Sie direkt eine Einstiegsberatung.
MEHR DAZU
Sie stehen beim Thema DMS noch am Anfang? Dann begeben Sie sich hier auf den schrittweisen Entwicklungspfad:
Entwicklungspfad Kanzleimanagement / DMS
Und wenn Sie DATEV DMS schon länger einsetzt, können Sie über einen Review-Termin die Prozesse nachschärfen. Im Bereich des digitalen Bescheideingangs und der Kommunikation mit der Finanzverwaltung entwickeln sich die Kanzleiprozesse aktuell stark.
