Kanzlei­prozesse anpassen - 19. August 2019

Mut zum Wandel

In Zeiten der Di­gi­ta­li­sie­rung muss der steuer­liche Berater bereit sein, Ver­än­de­run­gen an­zu­gehen. Das gilt nicht nur im Ver­hält­nis zu den Man­dan­ten, sondern vor allem auch für die eigene Kanzlei.

Der steuerliche Berater ist nicht selten ein „Kapitän im Nebel“. So manches Steuerungsinstrument hätte viel früher angepasst werden müssen. Häufig geht es gar nicht um große Investitionen, sondern vielmehr um die Frage, was der eigenen Kanzlei guttut und was nicht. In der Folge einer notwendigen Bestandsaufnahme geht es dann darum, das Gute zu stärken beziehungsweise das Schwache zu verbessern oder abzustoßen.

EDV-Einsatz in der Kanzlei

Den Mitarbeiter auf eine Schulung zu schicken, um seine Anwenderfähigkeiten gezielt zu verbessern, greift leider häufig zu kurz.

Die stets notwendige ABC-Analyse etwa im Bereich der eigenen Mandanten setzt natürlich eine tief greifende Nutzung der in der Kanzlei vorhandenen elektronischen Möglichkeiten voraus. Hier stellen sich zunächst die Fragen „Was kann die eingesetzte EDV?“ beziehungsweise „Wie viel davon wird genutzt?“. Hier müssen wir umdenken. Den Mitarbeiter auf eine Schulung zu schicken, um seine Anwenderfähigkeiten gezielt zu verbessern, greift leider häufig zu kurz. Denn es geht längst nicht mehr um die Frage, ob der Mitarbeiter an drei, fünf oder acht Tagen im Halbjahr Schulungen besucht. Es geht vielmehr um die Frage, wie stark der Rückkoppelungseffekt der Schulungen im Kanzleialltag ist. Wie viel nutzt beziehungsweise wendet der Mitarbeiter von dem aufgebauten und bezahlten EDV-technischen Potenzial nachhaltig an?

IT-Dienstleister in der Kanzlei

Ergo ist es längst an der Zeit, darüber nachzudenken, ob es eine eigens dafür zuständige Person in der Kanzlei geben sollte, die ganzjährig schult und die anderen Mitarbeiter am Arbeitsplatz konkret begleitet. Dieser kanzleiinterne IT-Dienstleister sollte mit den anderen Mitarbeitern bei Bedarf trainieren, aber auch anmahnen, wenn diese wieder zur alten, oberflächigen Nutzung zurückzukehren drohen. Darüber hinaus sollte der IT-Dienstleister alle anderen Arbeiten rund um die EDV erledigen können. Auf diese Weise kann die Kanzleiführung erreichen, dass die theoretisch erdachten Verbesserungen, die auch zu Wettbewerbsverbesserungen führen sollen, tatsächlich und nachhaltig angewendet werden. Womöglich, so die Erkenntnis, werden die Streuverluste anfangs groß sein. Aber nach einiger Zeit wird sich die neue Planstelle im Ergebnis bezahlt machen, spätestens dann, wenn die Effizienzsteigerungen das Gehalt kompensieren beziehungsweise weit übertreffen. Folglich ist es auch zu einer Aufgabe der modernen, digitalen Kanzleiführung geworden, entsprechendes Potenzial zu erkennen und dieses, sofern es sich aufgrund der eigenen Rahmendaten rechnet, tatsächlich in die eigenen Kanzleiprozesse zu integrieren. Bei der Suche nach dem Mitarbeiter, der die skizzierte EDV-Stelle besetzen soll, bedarf es natürlich auch einer Portion Geschick und Glück.

Daten werden zunehmend wichtiger

Daneben gewinnt der Bestand an Kommunikationsdaten zunehmend an Bedeutung, nicht zuletzt auch, um den eigenen Umsatz zu beeinflussen, zu lenken beziehungsweise zu sichern. Das gilt zunächst einmal für unsere Mandanten im Bereich der Unternehmen. Für diese ist es wichtig, eine Gruppe an permanent Interessierten aufzubauen. Dieses „Kapital“ kann entweder durch die Beschaffung von E-Mail-Adressen einschließlich der erforderlichen Zustimmung gemäß den aktuellen Datenschutzrichtlinien oder durch den Versand von Links beziehungsweise durch zielgruppendefiniertes Marketing generiert werden. Daher sollte jeder reale Kundenkontakt dahin gehend überprüft werden, ob daraus Kontaktdaten zu erlangen sind. Wir steuerlichen Berater können hier gestaltend begleiten. Die skizzierten Grundsätze gelten natürlich, zumindest teilweise, auch für die eigene Kanzlei. Unter Berücksichtigung der notwendigen Datenschutzgenehmigungen sollte man sich, falls noch nicht geschehen, derartiger realer Kontakte annehmen. Sofern man sich nicht selbst darum kümmern kann oder will, müssen diese Aufgabe andere, externe Dienstleister übernehmen. Ein gutes Beispiel sind hier die Kreditinstitute, die neuerdings bereits beim Verplanen von Geldeingängen zusammen mit den über Programme beteiligten Firmen Lenkungsimpulse setzen. Auf das Geschäft des Mandanten bezogen, könnte das bedeuten, dass der Kunde des Mandanten zwar Interesse an dessen neuen Produkten zeigt, der Kauf und die Nutzung aber noch warten müssen, bis erneut Geld auf dem Konto eingeht, da das aktuelle Guthaben bereits anderweitig zugewiesen wurde. Auf die eigene Kanzlei bezogen, kann ein Lenkungsimpuls das Interesse eines potenziellen Mandanten erwecken, obgleich dieser erst später Bedarf an einer konkreten Beratung hat.

Fazit

Aufgrund der rasant fortschreitenden Digitalisierung sind Anpassungen in der Kanzleiorganisation unabdingbar. Wer sich notwendigen Veränderungen verschließt, läuft nach Ansicht unserer Kanzlei Gefahr, fast zwangsläufig den Anschluss zu verlieren.

Foto: GlobalP, Iaroslava Kaliuzhna / Getty Images

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Zum Autor

CK
Christoph Kohler

Bachelor of Arts (B. A.) sowie Steuerfachangestellter in der Steuerberatungskanzlei Wohlleber am Standort in Nürnberg

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