Kassendaten sicher archivieren

Der Gesetzgeber hat die Anforderungen an Kassen in bargeldintensiven Geschäften in mehreren Schritten erhöht und weitere Verschärfungen angekündigt. Seit Januar müssen nun die Tages­end­summen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons) täglich aufgezeichnet und in maschinell aus­wert­barer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist, in der Regel zehn Jahre, archiviert werden. Aber wie archiviert man gesetzeskonform?

Aufgabe der Kassensysteme

Elektronische Registrierkassen erfüllen mehr Funktionen als den bloßen Kassiervorgang. Dadurch steigen die Anforderungen an die Kassenführung. Mit den Kassendaten arbeiten neben Unter­nehmen und Finanzbehörden im Idealfall auch die Steuerberater. Obwohl es sich um die gleichen Daten handelt, ergeben sich hierbei große Unterschiede bezüglich des De­tail­lie­rungs­grads der Aufzeichnungen, der Datenstruktur und des Datenformats.
Insbesondere die Archivierung der Kassendaten stellt Unternehmer vor neue Herausforderungen. Das Führen des Kassenbuchs und das zeitnahe Verbuchen der erfassten Kassenbelegsätze in der Finanzbuchführung allein erfüllen nicht die Anforderungen an eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierungspflicht. Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (also auch einer elektronischen Kasse) erstellt worden sind, müssen darüber hinaus während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt sein (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die technischen und organisatorischen Heraus­for­de­rungen sind groß. Denn neben dem Kassenbuch, den Tagesendsummen oder dem Kassenbericht, dem Tagesabschluss, den Einzelaufzeichnungen (Einzelbewegungen) mit fort­lau­fen­der Num­me­rie­rung müssen künftig auch Organisationsunterlagen archiviert und für den Prüfungsfall ver­füg­bar sein. Dazu gehören zum Beispiel:

• Bedienungsanleitung der Kasse
• Protokoll über Systemänderungen, Updates, Änderungen von Stammdaten und Nutzerdaten
• Verfahrensbeschreibung
• Programmieranleitung der Kasse
• Protokolle der Änderung der Programmierung
• Stammdaten
• Protokolle der Stammdatenänderungen
• alle Auswertungen, die das Kassensystem zur Verfügung stellt

Gespeichert ist nicht archiviert

Anders als eine Sicherung, dient eine Archivierung einer langfristigen Aufbewahrung von Daten und unterliegt einer gewissen Dokumentationspflicht. Die Lesbarkeit archivierter Daten muss während der gesamten Archivierungsdauer auch ohne das Originalsystem gewährleistet sein. Die häufigsten Fehler bei der Archivierung:

• Die Kassendaten sind nicht vollständig oder im Rahmen einer Außenprüfung nicht im Unternehmen im Zugriff.
• Nach Austausch der Kasse oder der Kassen-Software können die gespeicherten Daten mit dem neuen System nicht gelesen werden.
• Die physische Beschaffenheit des Speichermediums (zum Beispiel Festplatte, USB-Stick) ist für eine Langzeitspeicherung der Daten nicht geeignet.
• Die Abläufe im Unternehmen sind nicht transparent und für den Prüfer nicht nachvollziehbar. Die Dokumentation des Archivierungsvorgangs ist mangelhaft.

Sicher und einfach in der Cloud archivieren

Ab April 2017 bietet DATEV mit dem DATEV Kassenarchiv online die Möglichkeit, Kassendaten im DATEV-Rechenzentrum zu archivieren. Diese Dienstleistung unterstützt Unternehmen bei ihrer täglichen Archivierungsaufgabe. Die bei DATEV archivierten Daten stehen jederzeit online zum Abruf bereit. Der Zugriff kann durch eine flexible Rechtevergabe gesteuert werden. So können Prüfer beispielsweise nur lesend auf die Daten zugreifen. Das DATEV Kassenarchiv online ist ein revisionssicheres Langzeitarchiv, aus dem die Daten auch ohne Originalsystem für Prüfungszwecke ausgegeben werden können.
Die Kassendaten sind von Auftragsdaten (wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online) getrennt. Unternehmen können diese Dienstleistung über www.datev.de/kassenarchiv bestellen und sich das Archiv selbst einrichten. Die Archivierung erfolgt in der Verantwortung Ihres Mandanten. Für Sie als Steuerberater verschieben sich dadurch keine Haftungsgrenzen.

Der Weg der Daten ins Archiv

Jeder Kassenhersteller und jeder Anbieter von Kassen-Softwares kann eine speziell dafür entwickelte DATEV-Schnittstelle in seinem System integrieren. Diese Schnittstelle sorgt dafür, dass die Kassendaten täglich automatisiert ins DATEV-Rechenzentrum übertragen werden. Vor Ort wird keine weitere Software benötigt: Das Archiv ist per Internet über das Portal Kassenarchiv erreichbar. Nach einer Registrierung und dem Anlegen der Kassen oder auch der Filialstrukturen können die Daten archiviert und bei Bedarf für den Prüfer elektronisch exportiert werden.
In einer Ausbaustufe ist die einfache Übernahme der archivierten Daten zur Weiterverarbeitung möglich und geplant. Die Kassendaten würden dann automatisiert an das DATEV Kassenbuch online gesendet werden und stünden dadurch für die Buchführung in der Steuerberatungskanzlei zur Verfügung. Dieses Vorgehen brächte einen hohen Grad an Automatisierung in die komplexe Archivierung von Kassendaten, wobei auch hier die Übernahme von Daten selbstverständlich nur nach expliziter Freigabe durch das Unternehmen und dessen steuerlichem Berater stattfinden würde.

Zur Autorin

Anna Fischer

Mitarbeiterin DATEV eG, Bereich Qualitäts- und Produktmanagement

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