E-Rechnung bringt Vorteile

Der Anteil elektronischer Rechnungen in Deutschland wächst stetig und liegt derzeit etwa bei 25 Prozent. Ein Großteil der Rechnungen wird nach wie vor im PDF-Format per E-Mail ausgetauscht. Allerdings ist eine PDF-Rechnung im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung mit strukturierten Daten (zum Beispiel ZUGFeRD) nur ein digitalisiertes Abbild einer Papierrechnung und bringt dem Empfänger bei der Verarbeitung keine Vorteile. Was gilt als elektronische Rechnung und worin liegt ihr Nutzen? Um die einheitliche Verwendung von E-Rechnungen europaweit voranzutreiben, verabschiedete das Europäische Parlament bereits 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Eine elektronische Rechnung muss demzufolge nicht nur elektronisch erzeugt und übertragen, sondern auch automatisiert verarbeitet werden können.

Wie eine E-Rechnung aussieht, ist in einer europäischen Norm definiert, die von allen Mitgliedsstaaten akzeptiert ist. In Deutschland wurden die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen für die Umsetzung der EU-Vorgaben auf Bund- und Länderebene bereits getroffen. Seit April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren und dürfen diese nicht mehr ablehnen. Für die Übermittlung stehen auf Verwaltungsseite zentrale Plattformen und mit der XRechnung und ZUGFeRD 2.1 auch entsprechenden Datenformate zur Verfügung. Die Voraussetzungen sind damit geschaffen, um die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung nachhaltig zu verbessern.

Baustein einer digitalisierten Supply Chain

Unabhängig von der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung kann die E-Rechnung sowohl mit Blick auf die gesamte Wertschöpfungskette als auch im Kontext des Gesamtgefüges eines Unternehmens betrachtet werden. Dabei kann sie wesentlich dazu beitragen, den digitalen Reifegrad eines Unternehmens zu steigern, und somit das erforderliche Rüstzeug für den Wettbewerb in der Zukunft liefern. Die elektronische Rechnung senkt den Papierbedarf und senkt Transaktionskosten. Zudem ist der manuelle Bearbeitungsaufwand geringer und Auszahlungen gehen schneller. Ferner unterstützt die elektronische Rechnung flexibles Arbeiten durch eine ortsunabhängige Rechnungserstellung und -prüfung, beschleunigt Transaktionen und unterstützt die Automatisierung. Sie ist nachverfolgbar und transparent. Die Prozessqualität verbessert sich mit der automatischen Erstellung und Validierung von Rechnungen.

DATEV unterstützt Mitglieder und Kunden

Lieferanten stehen vor der Herausforderung, elektronische Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD 2.1 an die öffentliche Verwaltung zu senden. Die klassische E-Mail ist für die Übermittlung der Rechnungen aus Verwaltungssicht nur eine Übergangslösung. Zentrale Plattformen und elektronische Übertragungsnetzwerke wie Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) werden favorisiert und ausgebaut. Mit dem neuen DATEV E-Rechnungs-Service steht allen Kunden künftig eine One- Click-Lösung zur Verfügung, mit der die Rechnungen jederzeit im richtigen Format und über den geeigneten Zustellkanal an die öffentliche Verwaltung direkt aus der Fachanwendung übermittelt werden. Eine vorherige Registrierung bei den Verwaltungsplattformen oder eine bilaterale Absprache mit der Verwaltung ist nicht erforderlich. Der E-Rechnungs-Service kann gleichfalls für den Rechnungsversand an Geschäftspartner genutzt werden. Wer weitere Datenformate benötigt, Rechnungen ins Ausland versendet oder mit anderen Systemen erstellt, für den ist DATEV SmartTransfer die richtige Lösung. Mit der Anbindung an das TRAFFIQX-Netzwerk ist sichergestellt, dass auch Rechnungsempfänger außerhalb des DATEV-Ökosystems erreicht werden. Die Einführung der E-Rechnung unterstützt in Unternehmen und Verwaltungen die Digitalisierungsprozesse.