Digitales Dokumentenmanagement - 25. Februar 2021

Einfacher als gedacht

Patrick Spielmann, Steuerberater aus Nürnberg, ist im April 2020 von DATEV DMS classic auf das neue DATEV DMS umgestiegen. Im Interview lässt er die letzten Monate mit der neuen Software noch einmal Revue passieren.

DATEV magazin: Herr Spielmann, Sie arbeiten nun seit fast einem Jahr mit dem neuen DATEV DMS. Was ist Ihr bisheriges Fazit?

Ich glaube spätestens im Jahr 2020 wird allen klar geworden sein, wie wichtig ein digitales DMS ist. Unsere aktuelle Homeoffice-Regelung wäre ohne DMS und Unternehmen online erheblich schwerer umzusetzen gewesen. Aber auch im normalen Arbeitsalltag hilft es ungemein alle Dokumente überall zur Verfügung zu haben. Ich glaube, ich bin seit Jahren nicht mehr während eines Telefonats aufgestanden, um mir einen Ordner zu holen.

Rückblickend bin ich froh relativ früh umgestiegen zu sein, denn das neue DATEV DMS gefällt mir sehr viel besser als das alte System. Das ist ja doch etwas in die Jahre gekommen und war vom Handling her ziemlich umständlich. Man hat schon gemerkt, dass es keine eigene DATEV-Entwicklung war. Das neue DATEV DMS integriert sich viel besser in die restliche DATEV Software und passt natürlich auch optisch dazu. Es sind viele Details dazu gekommen, die uns die Arbeit mit den Dokumenten erleichtern. Auch meine Mitarbeiter sind sehr zufrieden damit.

DATEV magazin: Wenn Sie die Umstellung nochmal Revue passieren lassen: Wie ist es Ihnen in den einzelnen Phasen ergangen?

Die DATEV hat sich viel Mühe gegeben uns Berater frühzeitig zu informieren und mit Tools zu unterstützen, das fand ich sehr gut. Wir hatten anfangs leider hunderte Fehler im DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten, die aus einer unsauberen Servermigration resultierten.  Mein Kundenverantwortlicher hat dann direkten Kontakt zu den Entwicklern hergestellt, die das Problem innerhalb von 2-3 Stunden lösen konnten. Abgesehen davon lief die Umstellung sehr gut. Ehrlich gesagt, viel einfacher als ich gedacht hatte.

DATEV magazin: Was würden Sie Ihren Kollegen empfehlen, die in den nächsten Monaten auf das neue DATEV DMS umstellen?

Sie sollten Zeit in den DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten investieren. Wenn dort alle Fehler bereinigt sind, ist der Umstieg kein Problem und sie ersparen sich viel manuelle Nacharbeit. Es ist außerdem eine gute Gelegenheit den Ablage-Knigge nochmal auszumisten. Die Suchfunktionen sind so gut geworden, dass ein Großteil der Unterkategorien bei uns inzwischen rausgeflogen ist.

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Gute Prozesse leben davon, von Beginn an durchgängig strukturiert zu sein. Damit Sie von allen Vorteilen von DATEV DMS bestmöglich profitieren, empfehlen wir Ihnen zum Einstieg eine professionelle Prozessberatung. Weitere Infos unter www.datev.de/dms-einstieg.