Titelthema | Digitale Transformation

Bausteine für die digitale Welt

Digitale Lösungen

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DATEV-Produkte ver­netzen schon heute auf in­tel­li­gente Weise die Ar­beits­pro­zesse in der Kanzlei mit denen des Man­dan­ten und schaffen Trans­pa­renz in der Kom­mu­ni­kation mit der Fi­nanz­ver­waltung.

Digitalisierung vollzieht sich nicht als grundstürzender Akt, sondern eher Schritt für Schritt über einen längeren Zeitraum hin und formiert sich dabei zu einem immer detaillierter werdenden, mehrdimensionalen Mosaik. Viele kleine Bausteine tragen dazu bei, digitale Lösungen zu realisieren, die sich immer stärker dem Ideal ihrer Komplettierung annähern: Am Ende soll und wird die vollständige digitale Abbildung der jeweiligen Prozesse stehen.
Dabei bedeutet digitale Transformation im Alltag viel mehr als nur weniger Papier in der Kanzlei. Zahlreiche DATEV-Produkte mit ihren einzelnen Bausteinen erleichtern Steuerberatern und Mandanten nicht nur die tägliche Arbeit, indem sie die Vorteile der modernen Technologien für sie erschließen, sondern schaffen zusätzlichen Nutzen durch die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Stichwort: E-Steuern

Mit den DATEV-Steuerprogrammen lässt sich heute bereits mühelos eine elektronische Steuer­kon­to­ab­frage durchführen; DATEV Steuerkonto online pro ermöglicht es, sämtliche Konto­daten, also offene Beträge, Sollstellungen oder geleistete Zahlungen von den Fi­nanz­be­hörden un­mit­tel­bar auf den PC in der Kanzlei zu übertragen. Abgesichert wird das Verfahren durch die DATEV SmartCard.
Schon seit einigen Jahren erfolgt auch der umgekehrte Weg in digitaler Weise: Die Kanzlei übermittelt die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt. Mittlerweile ist das Verfahren so weit ausgereift, dass auch die zuvor erforderliche Freigabe durch den Mandanten elektronisch erfolgt. Mit DATEV Freizeichnung online kann der Mandant sämtliche Dokumente zur Steuer­er­klä­rung, Formulare oder auch Berechnungslisten vor der Übermittlung an das Finanzamt durch den Steuerberater prüfen und freizeichnen. Das funktioniert entweder mit der DATEV SmartCard beziehungsweise DATEV mIDentity oder dem DATEV SmartLogin.
Besonders nützlich für die Beratungspraxis ist, dass nicht nur die Sendung an die Fi­nanz­ver­wal­tung, sondern auch die Rückübermittlung der Bescheiddaten elektronisch erfolgt. Da die Daten unmittelbar in die Steuerprogramme fließen, können Berater sofort erkennen, wo das Finanzamt von der Erklärung abgewichen ist.

Vorausgefüllte Steuererklärung

Im Zuge der sogenannten vorausgefüllten Steuererklärung, die die Finanzverwaltung seit 2014 zur Verfügung stellt, wurde auch der Zugriff der DATEV-Programme auf die Daten des Finanzamts erweitert: Diese sind nun unmittelbar bei der Erstellung der Steuererklärung abrufbar und können einfach übernommen werden.
Da die Daten aber teilweise von Dritten – wie etwa den Sozialversicherungsträgern – stammen, können sie Fehler enthalten. Die daher erforderliche Überprüfung erfolgt einfach am Rechner. Telefonische Nachfragen und Wartezeiten entfallen.
Neben dem Einzelabruf der E-Steuerdaten aus DATEV Einkommensteuer classic/comfort können die Daten auch direkt aus dem DATEV Arbeitsplatz pro für mehrere Mandanten gleichzeitig abgefragt werden. Die abgerufenen Daten werden bis zur weiteren Bearbeitung zu­griffs­ge­schützt zwischengespeichert. Die Kanzleimitarbeiter können sie aus einem Übernahmeprotokoll auswählen und direkt in die entsprechenden Formularfelder des jeweiligen Steuerfalls über­neh­men.Besonders große Effizienzsteigerungen im Zuge der Digitalisierung lassen sich aber nicht nur an der Schnittstelle Berater/Finanzverwaltung erzielen, sondern insbesondere auch an der Schnittstelle Berater/Mandant. Deshalb richten die Entwickler bei DATEV darauf ihr besonderes Augenmerk.

So bucht man heute

Das Bindeglied zwischen Kanzlei und Mandant heißt DATEV Unternehmen online. Über die Mandanten-Software-Lösung gelangen die Belege in digitaler Form vom Mandanten zum Steuerberater. Das Unternehmen erhält sie entweder selbst schon in elektronischer Form oder scannt sie, ehe es sie ins DATEV-Rechenzentrum hochlädt. Die Fibu-Mitarbeiter in der Kanzlei rufen die Belege anschließend über DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ab. Eine automatische Texterkennung sorgt dafür, dass die relevanten Informationen des Belegs – Betrag, Datum oder Rechnungsnummer – ausgelesen und in die betreffenden Felder der Buchungsmaske übertragen werden.
Der Mitarbeiter prüft und korrigiert den Buchungssatz gegebenenfalls, das funktioniert dank digitalem Beleg und zweier Bildschirme komfortabel. Für die Kanzlei hat dieses Verfahren vor allem den Vorteil, dass sich das Belegaufkommen gleichmäßig verteilt und keine erhöhte Arbeitsbelastung zu den Terminen der Umsatzsteuervoranmeldung entsteht. Die Belege fließen regelmäßig über DATEV Unternehmen online in die Kanzlei und können zeitnah verbucht werden.
Kombiniert mit dem elektronischen Bankbuchen, bei dem die Kontoauszüge des Mandanten direkt online in die Finanzbuchführung geholt werden, erreicht die gesamte Finanzbuchführung eine neue Qualität: Berater und Mandant sind jederzeit in der Lage, sich einen aktuellen Überblick über die offene Posten und über die gesamte wirtschaftliche Situation zu verschaffen.

Neue Beratungsleistungen

Dadurch, dass der gesamte kaufmännische Prozess des Mandanten digital in nur einem System abgebildet wird, auf das sowohl Berater als auch Unternehmer zugreifen können, lässt sich eine Fülle von neuen Beratungsleistungen anbieten, die dem Mandanten echten Mehrwert bieten.
Der augenfälligste Zusatznutzen ist der eines gesetzeskonformen Archivs für die digitalen Belege. Im DATEV-Rechenzentrum werden sie revisionssicher, mehrfach redundant, verschlüsselt und auf deutschem Rechtsgebiet archiviert. Der Mandant kann jederzeit auf jeden gewünschten Beleg zugreifen oder Dritten im Rahmen einer Betriebsprüfung den entsprechenden Zugriff gewähren.
Die Dienstleistung des elektronischen Archivs ist dabei nur eine von vielen Möglichkeiten, die Kanzleien heute aufgrund der Digitalisierung innerhalb der DATEV-Welt nutzen. Durch die enge Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant mittels DATEV Unternehmen online kann der Berater quasi als externer Leiter des Mandantenrechnungswesens fungieren: Er wickelt den gesamten Zahlungsverkehr ab und übernimmt zum Beispiel auch das Mahnwesen.

Software liefert Mahnvorschlagsliste

Innovative Software unterstützt ihn dabei an vielen Stellen. So generiert DATEV Kanzlei-Rech­nungs­wesen pro nicht nur eine OPOS- und Fälligkeitsliste, sondern auch eine Mahn­vor­schlags­liste und einen Forderungsaltersreport. Fakultativ gibt es ein Tool zur Liquiditätsvorschau, das eine tagesaktuelle Vorausschau auf die Liquidität in den nächsten 90 Tagen liefert und in der DATEV-Cloud verfügbar ist.
Basis für diese innovativen Beratungsleistungen ist eine tages- oder wochenaktuelle Buchführung, die sowohl auf digitalen Belegen als auch auf einer eng verzahnten Zusammenarbeit von Berater und Unternehmer basiert. Diese zu etablieren, erfordert intensive Kommunikation und genaue Planung im Vorfeld.
Doch dafür stehen Vorlagen für Standard-Workflows und eigene DATEV-Arbeitshilfen bereit. DATEV E-Print- beziehungsweise E-Content-Angebote erleichtern es Beratern zudem, die Möglichkeiten zur Prozessgestaltung und den Nutzen für die Mandanten ausführlich zu erläutern, um auf diese Weise Effizienzsteigerungen zu erzielen und neue Dienstleistungen erfolgreich zu vermarkten.
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