Kanzleien verwalten durchschnittlich 80 Prozent der Informationen in Papierdokumenten. Als Folge verbringen Mitarbeiter einen (zu) großen Teil ihrer Arbeit mit der Suche und Archivierung von Dokumenten. Abhilfe schaffen hier Dokumenten-Management-Systeme. Darauf setzen mittlerweile auch mehr und mehr Kanzleien. So wurde heute die 50.000. Inhaberin einer DATEV DMS-Lizenz am Stand begrüßt. Wir haben den Termin vor…
Frau Bosten, warum haben Sie sich für DATEV DMS classic pro entschieden?
Wir haben unsere Arbeitsabläufe in der Kanzlei in den letzten Jahren Stück für Stück modernisiert, verschlankt und digitalisiert. Die Einführung eines Workflow-gestützten Dokumentenmanagementsystems war der nächste logische Schritt. Hier kam für uns von Anfang an nur die Lösung von DATEV DMS classic pro in Frage. Die nahtlose Integration in das bestehende Arbeitsumfeld des bekannten DATEV Arbeitsplatz pro war ein unschlagbarer Mehrwert, den so nur DATEV DMS classic pro bieten konnte.
Welche Prozesse haben sich in Ihrer Kanzlei durch den Einsatz von DATEV DMS classic pro geändert?
Durch die Einführung konnten wir unsere Prozesse effizienter gestalten. Wir haben jederzeit einen Überblick über alle aktuellen offenen Vorgänge und können so effektiver arbeiten. So wurde zum Beispiel der Ablauf bei der Bescheidbearbeitung vollständig umstrukturiert und effizienter gestaltet. Nach der zentralen Erfassung des Bescheides wird dieser sofort elektronisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser erhält eine sogenannte Desktop-Benachrichtigung und kann den Bescheid zeitnah direkt „am Bildschirm“ prüfen. Ist der Bescheid in Ordnung, setzt der Sachbearbeiter einen entsprechenden virtuellen Stempel auf das Dokument und gibt ihn elektronisch mit einer entsprechenden Kurznachricht, wie weiter mit dem Bescheid zu verfahren ist, zurück an unseren zentralen Postausgang.
Was war der wesentliche Grund für den Umstieg auf DATEV DMS classic pro?
Hauptargument war für uns die revisionssichere Archivierung und die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente, egal ob im Büro, unterwegs, beim Mandanten oder von unseren Heimarbeitsplätzen aus. Dies ermöglicht uns, wesentlich flexibler und zeit- und ortsunabhängiger unsere Arbeiten zu organisieren.
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