Ein Wandel hin zu „New Work“ funktioniert nur mit zu Ende gedachten Prozessen und Tools für einen wirklich digitalen und flexiblen Arbeitsplatz. Größere Fehler mit negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit oder „Employee Experience“ kann sich hierbei kein Unternehmen leisten.
Ein moderner Arbeitsplatz und die flexible Gestaltung von Arbeitsort und -zeit sind gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wichtige Argumente, mit denen Unternehmen Talente an sich binden. Schließlich wird die Work-Life-Balance besonders für die jüngere Generation immer wichtiger. Unternehmen starten also völlig zu Recht New-Work-Initiativen oder treiben die Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze voran. Dank moderner Technologie ist beides kein Hexenwerk und kann z. B. mittels Cloud-Lösungen auch mittelständischen Unternehmen schnell und unkompliziert einen echten Vorteil liefern. Doch gerade deutsche Unternehmen leisten sich auf dem Weg zum modernen Arbeiten einige kapitale Fehler.
1. Schreibtischpflicht
Dass Mitarbeiter gern von unterschiedlichen Orten, von zu Hause oder unterwegs aus dem Zug arbeiten möchten, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. So gehen 48 Prozent der befragten Führungskräfte einer in diesem Jahr veröffentlichten Citrix-Studie* davon aus, dass die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, einen positiven Einfluss auf die „Employee Experience“, am Ende also auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat. Für Unternehmen, die wegen eines unattraktiven Standorts auf Pendler angewiesen sind, ist die Möglichkeit eines gleichwertigen digitalen Arbeitsplatzes sogar essenziell, um sich am Markt behaupten zu können.
2. Mobiles Arbeiten nicht zu Ende gedacht
Es reicht nicht, dem Mitarbeiter einen Laptop oder ein Smartphone in die Hand zu drücken, wie eine andere Citrix-Studie zeigt: Ganze 44 Prozent der deutschen Schreibtischarbeiter schicken sich Dokumente an ihre private E-Mail-Adresse, um auch außerhalb des Büros darauf zugreifen zu können. Das ist datenschutztechnisch und was die IT-Sicherheit angeht eine Katastrophe. Unternehmen müssen passende Hard- und Softwarelösungen bereitstellen, um mobiles Arbeiten effizient, einfach und sicher zu machen.
3. Passwortschwemme
Für jeden Dienst einen anderen Nutzernamen und ein anderes Passwort – wer soll sich das merken? Vor dieser Herausforderung steht noch jeder vierte Arbeitnehmer in Deutschland. Kein Wunder, dass Mitarbeiter da kapitulieren und Passwörter notieren. Im schlimmsten Fall sind diese dann schön säuberlich ausgedruckt an den Rand des PC-Bildschirms geheftet und jeder Kunde oder Besucher im Büro kann sie schnell abfotografieren. Abhilfe schafft eine so genannte Single-Sign-on-Funktion für alle eingesetzten Dienste, die zentral von der IT-Abteilung verwaltet wird.
4. „Das haben wir schon immer so gemacht“
Sicher, der Leitsatz „never change a running system“ hat seine Berechtigung, vor allem bei kritischen Systemen. Aber: Mitarbeiter sind durchaus offen, neue Tools und Anwendungen kennenzulernen, wie Citrix herausfand. 60 Prozent der Angestellten sind neugierig, wenn ihr Arbeitgeber alte Tools durch neue ersetzt. Zudem sagen 44 Prozent, dass neue Technologien ihrer Meinung nach wichtig sind, um effizienter zu arbeiten. Unternehmen sollten Mitarbeiter also nicht unterschätzen und auf keinen Fall aus Angst vor Veränderung oder Mitarbeiterfrust technologische Innovationen auf die lange Bank schieben.
5. Umständliche Software
Wir alle sind heute ständig von eleganter und effizienter Software umgeben, vor allem im privaten Bereich: Smartphone- und Web-Apps für Endverbraucher setzen regelmäßig Maßstäbe. Umso schwerer fällt es Mitarbeitern, sich auf umständliche, nicht intuitive oder nicht zweckmäßige Unternehmenssoftware einzulassen. Das führt allzu oft zu Frustration und im schlimmsten Fall zu Resignation. Ganze 28 Prozent der deutschen Arbeitnehmer haben bereits auf „Schatten-IT“ gesetzt, d. h, sie installieren eigenhändig Software an der IT-Abteilung vorbei oder nutzen Webdienste, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Das löst zwar das Problem des einzelnen Mitarbeiters, kann aber das Unternehmen vor ein viel größeres stellen, wenn so z. B. sensible Daten abhandenkommen.
*Citrix befragte im Januar 2019 sowie in den Monaten April und Mai 2019 je 1.000 Arbeitnehmer, die für die Ausübung ihres Berufs wesentlich auf IT-Geräte/Computer angewiesen sind. Zudem wurde für eine im Juni 2019 veröffentlichte Studie Führungspersonal mit Personalverantwortung befragt. Die Befragung wurde durchgeführt von The Economist Intelligence Unit (EIU) mit Citrix Systems, Inc. als Sponsor.
Autor: Michael Heitz
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