- 18. Juli 2012

Zeitmanagement: Never start with E-Mails

Bereits nach 20 Prozent  der Zeit, die wir für eine Aufgabe benötigen, haben wir 80 Prozent des Arbeitsergebnisses erreicht. Prima wird mancher nun denken, gehen wir also in Zukunft schon um 11 Uhr nach Hause. Dann allerdings hätten wir den Pareto-Effekt, von dem hier die Rede ist, falsch interpretiert. In der XING Gruppe „DATEV verbindet“…

Der Pareto-Effekt oder die 80-zu-20-Regel wurde von Vilfredo Pareto formuliert, der festgestellt hat, dass im Italien des ausgehenden 19. Jahrhunderts ungefähr 20 Prozent der Familien 80 Prozent des Vermögens besitzen, was freilich einen ganz anderen Sachverhalt meint. Seine Ausführungen wurden und werden jedoch bis heute – häufig kritiklos –  zur Erklärung für eine Vielzahl von Problemen herangezogen. Gleichwohl – und dies ist der Grund für die Popularität dieser „Regel“ – haben Untersuchungen in anderen Zusammenhängen bestätigt, dass die Gesamtleistung eines Systems oft nur von wenigen seiner Elemente erbracht wird.

Wenn wir also tatsächlich nach so kurzer Zeit zufriedenstellende Ergebnisse zu liefern im Stande sind, müssten wir nur noch lernen Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und könnten so eine Menge Zeit „gewinnen“. Tatsächlich setzt das klassische Zeitmanagement genau an diesem Punkt an: Zu lernen, Aufgaben gestaffelt und absteigend geordnet nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bearbeiten.

Freie Zeit

Ich denke, ich habe meine Zeit und damit meine Termine im Griff, aber dennoch finde ich den Gedanken sehr charmant mithilfe einer speziellen Methode oder eines Tools meinen Tag so zu organisieren, dass ich in der gleichen Zeit mehr Aufgaben bewältigen kann. Es muss nicht immer gleich die große neue Methode oder das bahnbrechende, alles verändernde System sein. In der DATEV Gruppe bei XING waren es eher die kleinen Tipps unserer Experten, die der Community weitergeholfen haben.

Um effizient zu arbeiten, ist es vor allem notwendig den Arbeitstag mithilfe fester Zeiteinheiten so zu strukturieren, das ein störungsfreies, konzentriertes Arbeiten möglich wird. Für Kanzleiinhaber hieße das allerdings auch, Mitarbeiter temporär von „störenden“ Standard-Aufgaben, wie Telefondiensten, zu entbinden.

Unser Experte Thorsten Jekel von „Jekel & Partner“ rät dazu, den Tag niemals mit reaktiven Aufgaben zu beginnen, sondern immer vorher definierte Arbeiten aktiv anzugehen und E-Mails beispielsweise  nach dem Mittagessen oder zwischen zwei Terminen mobil durchzusehen. Da die meisten von uns mit Outlook arbeiten, sei vielen schon damit geholfen das Programm nicht mit den E-Mails, sondern in der Aufgabenansicht zu starten.

„Zeitmanagement wird“, so ein berechtigter Einwand aus der Community „nicht funktionieren, wenn man nicht bereit ist seine persönliche Arbeitsmethodik und damit in gewisser Weise auch sich selbst zu ändern.“ Routine und Gewohnheit brächten nur allzu oft ambitionierte Zeitmanagement-Projekte zu Fall. Wenn Sie sich dennoch für neue Methoden des Zeitmanagements interessieren oder einen kleinen Überblick über die verschiedenen Tools erhalten wollen, empfehle ich Ihnen die Diskussion bei „DATEV verbindet“ nachzulesen.

Bild:  © Mika Abey, Pixelio

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Dietmar Zeilinger

Redaktion DATEV magazin

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