Strukturiert, schnell und korrekt muss es laufen

DATEV magazin: Wie haben Sie vor dem Einsatz von Eigenorganisation compact pro Ihre Rechnungen geschrieben?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Bis Ende letzten Jahres war ich in einer Steuerberatungskanzlei angestellt, in der wir Rechnungen und Briefe manuell mit Microsoft Word erstellten. Bei ähnlichen Schriftstücken wurden zum Beispiel die Vorjahresdaten kopiert; hier kam es öfter auch zu Fehlern. Für die Zeiterfassung hatte ich mir in Excel eine eigene Übersicht erstellt. Aber es konnten keine Mandantenübersichten oder Auswertungen über die gearbeiteten Stunden ausgegeben werden. So ging oft ein Extraauftrag unter und wurde nicht oder nur unvollständig abgerechnet.

DATEV magazin: Welche Erwartungen hatten Sie an Ihre neue Software?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Meine eigene Organisation sollte effizienter und genauer sein. Mein Ziel war, dass immer wiederkehrende Aufgaben rationeller ablaufen und mit weniger Fehlerquellen, damit auch der Zeitaufwand geringer wird. Die Erwartung, dass die Abläufe strukturierter sein sollten, galt gleichermaßen für die Kanzlei und für die neue Software. Da ich noch alleine arbeite, muss ich auch alles selbst überwachen. Also erwartete ich eine gewisse Automatisierung bei organisatorischen Abläufen.

DATEV magazin: Konnte die Software das leisten?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Eindeutig ja: Die Fehlerquellen wurden minimiert. Die Organisation ist jetzt sehr strukturiert, und durch die Vorlagen ergibt sich eine enorme Zeitersparnis. Durch die Zeiterfassung und direkte Übergabe an die Rechnungsstellung gehen auch keine Arbeitszeiten verloren. Und die Auswertungen hinsichtlich der gearbeiteten und abgerechneten Zeiten ermöglichen mir ein gewisses Eigencontrolling. Ebenso die mandantenbezogenen Auswertungen: Der Deckungsbeitrag wird sofort dargestellt und gibt mir weitere Informationen für meine Kalkulation.

DATEV magazin: War die DATEV-Beratung zum Einstieg in die Eigenorganisation bei Ihnen in der Kanzlei hilfreich?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Durch die Beratung vor Ort wurden meine individuellen Fragen und Probleme sofort gelöst. Zum Beispiel beim Erstellen und Speichern meiner eigenen Rechnungsvorlagen. Die Arbeitsabläufe habe ich gemeinsam mit dem DATEV-Berater an konkreten Mandantenbeispielen durchgearbeitet. Die Vorlagen und Arbeitsabläufe waren sofort eingerichtet und ließen sich gleich anwenden. Und dass der DATEV-Mitarbeiter zu mir in die Kanzlei kam, hat mir den Reiseweg und damit viel Zeit erspart.

DATEV magazin: Gab es Schwierigkeiten, die zu überwinden waren?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Schwierigkeiten gab es keine. Für die Erstellung der Vorlagen in der Kanzleischulung wäre es allerdings vorteilhafter gewesen, wenn ich bereits eigene Vorlagen gehabt hätte, auf die wir hätten aufsetzen können. Mithilfe des DATEV-Beraters ging aber auch das zügig vonstatten.

DATEV magazin: Was sind für Sie die wichtigsten Aspekte bei diesem Software-Einsatz?

SANDRA MÜRB-BUTSCHKE: Ganz klar die Zeitersparnis, die Minimierung der Fehlerquellen und dass nun die Bereiche Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Controlling hervorragend ineinandergreifen.