Alles muss schnell auffindbar, der Zugriff auf die Dokumente von überall möglich sein, das System soll nicht nur den gesetzlichen Erfordernissen entsprechen, sondern auch mit der Kanzlei mitwachsen können. Gründe, warum Steuerberater Dirk Weichelt ein Dokumenten-Management-System auch in kleinen Kanzleien für sinnvoll hält.
Seit 2011 betreiben Dirk Weichelt und Frank Winter gemeinsam eine Steuerberatungskanzlei, unterstützt von einem Azubi. Damit sie ihren Mandanten einen möglichst guten Service bieten können, muss auch die Software mithalten. Gleich nach der Gründung haben sich die Partner für DATEV DMS classic pro entschieden.
DATEV news: Warum ist ein Dokumenten-Management-System nicht nur für große Kanzleien interessant?
Dirk Weichelt: Die Kanzleigröße halte ich für irrelevant. Ich würde andersherum sagen: Gerade weil wir eine kleine Kanzlei sind und alles selbst machen, muss alles schnell auffindbar sein. Wir wollen möglichst effizient arbeiten und punktgenauen Service liefern. Dazu müssen wir jederzeit den Mandanten gegenüber auskunftsfähig sein. Und das funktioniert sehr gut mit DMS classic pro.
Können Sie ein Beispiel nennen?
Dirk Weichelt: Dadurch, dass ich die Dokumente überall im Zugriff habe, kann ich standortunabhängig arbeiten, von unterwegs oder daheim. Und wenn ich bei einem Besuch beim Mandanten vor Ort einen bestimmten Sachverhalt plastisch zeigen möchte, kann ich auch dort die entsprechenden Dokumente aufrufen.
Welche Aspekte spielen darüber hinaus für Sie eine Rolle?
Dirk Weichelt: Für die Kanzlei ist natürlich auch wichtig, dass wir über ein revisionssicheres Archiv verfügen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Klar ist auch, dass die Digitalisierung in den Kanzleien und Unternehmen weiter voranschreiten wird. Da haben wir jetzt mit DMS classic pro schon eine gute Basis, die mit der Kanzlei weiterwachsen kann.
Was würden Sie Ihren Berufskollegen hinsichtlich der Software-Einführung raten?
Dirk Weichelt: Auf jeden Fall muss man sich vorab Gedanken darüber machen, was man konkret für seine Prozesse benötigt und welches Ablagesystem dafür sinnvoll ist. Der Anforderungskatalog an das System ist eindeutig ein Chef- oder Büroleiterthema, in das man etwas Zeit und Geld investieren muss. Wir haben die Kriterien gemeinsam mit unserem Lösungs-Partner besprochen und das DokumentenManagement-System gemeinsam eingerichtet. Das würde ich jedem empfehlen.
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DATEV DMS classic pro
Mit DATEV DMS classic pro stehen jedem berechtigten Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente von allen Arbeitsplätzen aus sofort zur Verfügung. Benötigte Informationen sind mit wenigen Mausklicks gefunden, auch wenn der verantwortliche Kanzleimitarbeiter gerade nicht erreichbar ist. Neben den kurzen Suchzeiten bietet DATEV DMS classic pro durch Workflowkomponenten auch eine wesentliche Unterstützung im Prozessablauf. Zu diesen Komponenten zählen beispielsweise der Dokumentenstatus, Weiterleitungsfunktionen sowie digitale Stempel und Notizen – mit deren Hilfe können die Kanzleiprozesse komfortabel digital abgebildet werden. Ein weiterer Pluspunkt: Durch die moderne Arbeitsweise mit dem Dokumenten-Management-System entsteht eine fortschrittliche Außenwirkung der Kanzlei, die ein attraktives Arbeitsumfeld für Mitarbeiter schafft.
DATEV-System- und -Lösungs-Partner
Für die Installation und Einrichtung von DATEV DMS classic pro stehen Ihnen der DATEV-Außendienst und auf DATEV DMS classic pro spezialisierte DATEV-Lösungs-Partner zur Verfügung. Alle autorisierten DATEV-System-Partner sowie speziell für DATEV DMS classic pro qualifizierte DATEV-Lösungs-Partner finden Sie im Internet auf www.datev.de/system-partner-suche
