Schreiben statt pflegen. Was für die Bediensteten in deutschen Pflegeheimen Alltag ist, muss in der Kanzlei nicht sein. Auch für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gilt eine Dokumentationspflicht, wenn sie Jahresabschlüsse für ihre Mandanten erstellen. Aber gute Vorlagen für Berichte und elektronische Checklisten helfen dabei, nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich zu dokumentieren….
Die Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer BStBK 4/2010 und das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) mit dem IDW Standard 7 verpflichten Steuerberater respektive Wirtschaftsprüfer zur angemessenen Dokumentation ihrer Tätigkeiten im Rahmen der Erstellung. Zum einen soll damit sichergestellt werden, dass die Informationen im Jahresabschluss verlässlich sind, zum anderen mindert der Ersteller sein Haftungsrisiko im Falle einer späteren Entdeckung von Fehlern.
Fehler rechtzeitig korrigieren
Der Ersteller muss – übrigens auch bei der Auftragsart „Erstellung ohne Beurteilungen“ – die Unterlagen so aufbereiten, dass daraus die Entwicklung des Jahresabschlusses aus Buchführung und Inventar oder aus den vorgelegten Konten nachvollziehbar ist. Er muss auf offensichtliche Fehler in den vorgelegten Dokumenten hinweisen und rechtzeitig Korrekturvorschläge machen. Versäumt er dies, kommt das einem Gesetzesverstoß gegen handels- und steuerrechtliche Vorschriften gleich und er haftet. Nach einer internen Einschätzung eines großen Haftpflichtversicherers reichen die gezahlten Prämien heute nicht mehr aus, um die Risiken der gemeldeten Vermögensschadenhaftpflicht abzudecken. Das liegt daran, dass in den letzten Jahren vermehrt Berater wegen Beratungsfehlern in Anspruch genommen worden sind. Eine Haftpflichtversicherung abzuschließen und darauf zu vertrauen, dass in der Kanzlei schon alles gut gehen wird reicht allein nicht mehr aus.
Haftungsrisiken minimieren
Gibt es denn überhaupt Möglichkeiten das Haftungsrisiko auf ein Minimum zu reduzieren? Die Antwort lautet: Ja! Gute Software mit Vorlagen für Erstellungsberichte und elektronische Checklisten zur Umsetzung der berufsrechtlichen Vorgaben sind die beste Versicherung gegen das steigende Haftungsrisiko bei der Jahresabschlusserstellung. So hat der Ersteller nicht nur seine einzelnen Arbeitsschritte unter Kontrolle, sondern kann diese auch gegenüber Dritten (Mandanten, Gerichten, Behörden etc.) dokumentieren und jedem Vorwurf des eigenen Verschuldens erfolgreich begegnen. Lange Checklisten und schematische Abfragen aller möglichen Sachverhalte sind jedoch wenig effektiv. Die Vorgaben und Checklisten sollten unbedingt an die Bedürfnisse des jeweiligen Mandanten angepasst (skaliert) werden können.
Wollen auch Sie den täglichen Spagat zwischen Überdokumentation und fehlender Dokumentation meistern? Steuerberater Hans-Joachim Weigand zeigt im halbtätigen Seminar „Qualitätssicherung bei der Jahresabschlusserstellung“ wie es geht und wie Sie dabei gleichzeitig Ihren Mandanten einen Mehrwert bieten.
