„Ich minimiere das Fehlerrisiko und spare Zeit“

DATEV magazin: Herr Weigand, worauf legen Sie Wert beim Erstellen von Jahresabschlüssen?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Zum einen will ich die spezifischen Möglichkeiten jedes Mandanten ausschöpfen, um das Optimum in steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Hinsicht zu erreichen – selbstverständlich innerhalb der gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen.
Zum anderen achte ich besonders auf die Wirtschaftlichkeit. Standardisierte Arbeitsabläufe und intelligente Software helfen mir, meine Tätigkeiten beim Erstellen des Jahresabschlusses sicher, angemessen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Mandant profitiert durch aussagekräftige Auswertungen.

DATEV magazin: Welche intelligente Software nutzen Sie?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Neben Kanzlei-Rechnungswesen pro nutze ich vor allem DATEV Abschlussprüfung compact.

DATEV magazin: Was ist das Besondere an DATEV Abschlussprüfung compact?

HANS-JOACHIM WEIGAND: In Abschlussprüfung compact kann ich neben den normalen Arbeiten im Bereich Bilanzbericht die Checkliste zur Plausibilitätsbeurteilung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) nutzen. Und die dort gegebene Möglichkeit der Skalierung sorgt für eine sichere, effiziente und nachvollziehbare Dokumentation meiner Erstellungstätigkeiten. Zweitens erhalte ich über das Erstellfeld eine einheitliche Struktur der auszuführenden Tätigkeiten im Rahmen der eigentlichen Jahresabschlusserstellung. Und drittens spare ich Zeit bei der Berichtsnachschau.

DATEV magazin: Können Sie diese Punkte bitte konkretisieren?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Zunächst die Checkliste zur Dokumentation der Erstellungstätigkeiten: Diese basiert auf der Verlautbarung der BStBK 4/2010. Sie umfasst 102 Punkte, die dank der Skalierungsfunktion auf minimale zwölf Punkte reduziert werden können. Dadurch ergibt sich eine große Individualität bei der Auswahl der zu bearbeitenden Checklistenpunkte. Diese Auswahl kann von Mandant zu Mandant variiert werden. Zusätzlich zeigen mir Ampelfunktionen den Bearbeitungsstand der einzelnen Punkte. Alle meine Feststellungen zu den einzelnen Punkten werden in die Checkliste übernommen und bei der zugehörigen Frage angezeigt.
Besonders schätze ich auch die Verknüpfung von Checklistenpunkten mit den vorgefertigten Prüfungsschritten aus der digitalen Datenanalyse zur zuverlässigen Beurteilung des Jahresabschlusses. Auch diese Analysen und Abfragen werden in die einzelnen Checklistenpunkte eingefügt. Die Auswertungen werden in Kurztexten beziehungsweise mittels aufrufbarer Hyperlinks übernommen. Klar, die Tabellen und Informationen fallen schon mal vergleichsweise umfangreich aus, aber die Darstellung bleibt übersichtlich und kompakt. Und die Beurteilungsnachweise sind sicher.
Darüber hinaus bietet mir DATEV Abschlussprüfung compact noch weitere Unterstützung.

DATEV magazin: Wie muss man sich die weitere Unterstützung praktisch vorstellen?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Ich kann zum Beispiel Verprobungen und Analysen bei analytischen Überprüfungen über vorgefertigte Kalkulationstabellen in die Checkliste einfügen, und ich kann auch eigene Excel-Vorlagen verwenden.

DATEV magazin: Zurück zum Erstellfeld. Wie nutzen Sie das?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Das Erstellfeld hat für mich zwei wichtige Funktionen. Zum einen werden alle Feststellungen der vorab beschriebenen Checklistenpunkte übersichtlich zusammengefasst. Zum anderen nutze ich, insbesondere für kleinere Fälle, das Erstellfeld auch quasi als Summen-und-Salden-Liste. Darin stelle ich die entsprechenden Vermerke und Feststellungen auf Ebene des jeweiligen Kontos dar und halte sie fest. So schafft man eine einheitliche Struktur und eine sich automatisch generierende Übersicht, die in der Kanzlei als nützliches Werkzeug bedient werden kann.

DATEV magazin: Und wie kann es sein, dass Sie bei der Berichtsnachschau Zeit einsparen?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Durch Textbausteine und die Übernahme der Daten aus dem Programm Kanzlei-Rechnungswesen pro ist ein Bericht schnell, übersichtlich und umfangreich aufbereitet und an die individuellen Bedürfnisse der Kanzlei und des Mandanten angepasst. Durch die Datenübernahme wird auch das Fehlerrisiko minimiert.

DATEV magazin: Was sind für Sie unterm Strich die wesentlichen Vorteile bei diesem Software-Einsatz?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Das sind eine ganze Reihe von Vorteilen: Die Vorgehensweise ist strukturiert und einheitlich; meine Mitarbeiter haben weniger Rückfragen, jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat; es wird genau das beurteilt und dokumentiert, was für die Auftragsart notwendig ist; ich habe einen besseren Überblick über die durchgeführten Tätigkeiten, und die Fehlerquellen werden rein zahlenmäßig, aber auch fachlich reduziert.

DATEV magazin: Bei all diesen Vorteilen: Würden Sie irgendetwas ändern wollen?

HANS-JOACHIM WEIGAND: Ich hätte gerne eine direktere Verbindung zwischen der Berichtskomponente und dem Rechnungswesen. Es handelt sich um Lösungen, die aus einem Hause stammen und die gemäß dem Pro-Gedanken auf eine Datenbank zugreifen. Daher ist es für mich nicht nachvollziehbar, warum man zum Beispiel aus Abschlussprüfung compact nicht direkt in die Verbuchung wechseln kann und umgekehrt. Das würde den Arbeitsablauf deutlich vereinfachen. Wenn man die Anwendung weiterhin zur Optimierung von Jahresabschlussarbeiten einsetzen will, kommt man meines Erachtens daran nicht vorbei.