Seit 1. November 2012 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Beschäftigten im ELStAM-Verfahren anzumelden, und seit 1. Januar 2013 können die gültigen Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen werden. Bis Dato wurden die ELStAM für Arbeitnehmer 4.914.175 mal angefordert. Evelyn Oettinger, Steuerberaterin aus Haan, ist sowohl mit ihrer Kanzlei als auch mit ihren Mandanten umgestiegen. Ich habe sie…
DATEV Blog: Frau Oettinger, Sie sind auf ELStAM umgestiegen. Gab’s Probleme?
Evelyn Oettinger: Stimmt, den Umstieg haben wir bereits hinter uns. Probleme hatten wir dabei aber nicht, zumindest keine nennenswerten. Der Abruf hat gut funktioniert! Die Rückmeldung der Daten hat ca. fünf bis sieben Tage gedauert. Das war für uns insofern auch kein Problem, da wir rechtzeitig mit dem Abruf begonnen hatten.
DATEV Blog: Wie gestaltete sich der Umstieg mit Ihren Mandanten?
Evelyn Oettinger: Mitte Januar haben wir unsere Mandanten über das DATEV-Programm LODAS zum ELStAM-Verfahren angemeldet. Die sogenannten Brennpunkte im Programm haben dies auf einfache Weise ermöglicht. Anschließend haben wir den Abruf der Daten gestartet. Zum Abruftermin lagen dann nahezu alle Daten vor, so dass die Abrechnung wie immer fristgerecht fertiggestellt werden konnte.
DATEV-Blog: Wie beurteilen Sie im Allgemeinen das neue Verfahren?
Evelyn Oettinger: Als gut und einfach. Die Daten werden von uns so abgerechnet, wie sie uns rückübertragen wurden. Unstimmigkeiten gab es nur, als Daten mit Fehlermeldung nicht zurückgemeldet wurden, weil der Mitarbeiter eines Mandanten die Daten gesperrt hatte. Doch auch das ließ sich schnell klären. Außerdem waren wir gut vorbereitet.
DATEV-Blog: Inwiefern?
Evelyn Oettinger: Wir haben Seminare besucht, um uns bestmöglich auf die Umstellung vorzubereiten. Außerdem haben wir all unseren Kunden eine individuell zusammengestellte Information zukommen lassen. In dieser haben wir umfangreich über die Änderungen und unsere Vorgehensweise berichtet.
DATEV-Blog: Es besteht die Möglichkeit, 2013 in das ELStAM-Verfahren einzusteigen. Stichwort „Gestreckte Einführung“. Worum geht es dabei und gibt es eventuell einen Grund noch zu warten?
Evelyn Oettinger: Nein, zumindest nicht für uns, denn aufgeschoben ist ja nicht aufgehoben. Doch zuerst zur gestreckten Einführung: Hier geht es darum, durch die Möglichkeit, im Laufe des Jahres 2013 in das Verfahren einzusteigen, einen geregelten Einstieg aller Arbeitgeber zu gewährleisten. Für uns selbst bedeutet eine gestreckte Einführung eigentlich immer, dass wir die Themen so bald als möglich angehen. Wir erledigen die Dinge, die ohnehin getan werden müssen, gerne zügig, so dass wir uns wieder unseren eigentlichen Aufgaben widmen können. Also haben wir unseren Mandanten eine direkte Umstellung zum 01.01.2013 empfohlen und haben das dann auch bei allen Mandanten so gemacht.
DATEV-Blog: Was passiert, wenn ein Arbeitgeber nach dieser Zeit nicht rechtzeitig auf ELStAM umgestiegen sein wird, gibt es so etwas wie eine Kulanzregelung nach 2013?
Evelyn Oettinger: Uns ist bekannt, dass es eine Härtefallklausel gibt. Der Arbeitgeber kann 2013 nach dem erstmaligen Abruf der ELStAM für eine Dauer von maximal sechs Monaten, auch über den 31.12.2013 hinaus, weiterhin nach den aus der Papierbescheinigung übernommenen Daten abrechnen. Das ist für uns allerdings nicht interessant. Wir müssen hiervon keinen Gebrauch machen.
DATEV-Blog: Die Arbeitgeber können selbst entscheiden, ob sie mit allen Beschäftigten gleichzeitig in das ELStAM-Verfahren einsteigen oder zunächst nur mit einem Teil. Für größere Arbeitgeber, ab 500 Beschäftigten, empfiehlt die Finanzverwaltung einen stufenweisen Einstieg in das Verfahren. Wie sehen Sie das, und was hatten Sie Ihren Mandanten geraten?
Evelyn Oettinger: Ich empfehle, sich den einen Monat die Zeit zu nehmen, alle Mitarbeiter umzustellen. Eine „schubweise“ Umstellung bedeutet in meinen Augen einen zusätzlichen Aufwand, da man sich jeden Monat neu hineindenken muss und dann zusätzlich auch noch verwalten darf, wer bereits umgestellt ist und wer noch nicht.
DATEV-Blog: Ihre Mandanten sind nicht verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM ihrer Arbeitnehmer korrekt sind. Mit dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren sollten Arbeitgeber sowie deren Beschäftigte dennoch die Merkmale für den Lohnsteuerabzug genau prüfen. Welche Probleme gäbe es, falls die gemeldeten ELStAM-Daten von den Angaben der Arbeitgeber abweichen?
Evelyn Oettinger: Diesen Fall hatten wir tatsächlich. Wir haben eine Papierbescheinigung vorlegt bekommen. Diese war vom 30.01.2013 und wies andere Daten aus als die zurückgemeldeten. Wir haben mit dem Mandanten gesprochen und uns dazu entschlossen, den Februar nach den rückgemeldeten Daten abzurechnen. Jetzt hoffen wir darauf, dass nächsten Monat die Daten gemeldet werden, die die Papierbescheinigung auch hergibt. Unser Mandant hatte Verständnis, die Mitarbeiterin allerdings nicht, da in ihren Augen alles seine Richtigkeit hatte.
Dies hat für die Kanzlei natürlich zusätzlichen Aufwand bedeutet. Allerdings muss ich auch zugeben, dass wir bisher immer mal wieder den Lohnsteuerkarten „hinterhergerannt“ sind, ohne die eine Abrechnung ja nicht erfolgen konnte. Das entfällt jetzt dann dafür.
DATEV-Blog: Was empfehlen Sie Ihren Berufskollegen, die das Thema eventuell noch gar nicht angegangen sind?
Evelyn Oettinger: Ich würde allen Kollegen raten, den Umstieg so schnell wie möglich zu machen und zwar flächendeckend. Meine Mitarbeiter haben mir bestätigt, dass sie diese Vorgehensweise auch als die Beste empfunden haben.
DATEV-Blog: Vielen Dank für das Gespräch.
