Elektronische Rechnungen - 22. November 2013

Einheitliches Rechnungsdatenformat

Der Anteil an elektronisch versendeten Rechnungen nimmt stetig zu, denn sie verbessern und verschlanken die Prozesse zwischen Kunden, Unternehmen und Lieferanten. Das einheitliche ­Rechnungsdatenformat ZUGFeRD will die Verarbeitung dieser Rechnungen vereinfachen.

Was schon digital ist, sollte auch bequem digital weiterverarbeitet werden können. Das trifft jedoch bei einem Großteil der elektronischen Rechnung nicht zu. Hier müssen entweder manuell oder mittels einer sogenannten OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) die Informationen von der elektronischen Rechnung ausgelesen werden.

Rechnungsdatenformat ZUGFeRD

Das einheitliche Rechnungsdatenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) soll die Verbreitung und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfachen – gerade für kleine und mittlere Unternehmen. Unterstützt durch den IT-Branchenverband BITKOM hat das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) gemeinsam mit der öffentlichen Verwaltung und Vertretern der Wirtschaft, u. a. der DATEV, dieses Format entwickelt.
Es kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen (z. B. §14 UStG-Prüfung, Zahlung, Buchführung). Das Auslesen dieser Daten kann die OCR-Erkennung ergänzen bzw. ersetzen. Lesefehler können beim Auslesen der Rechnungsdaten ausgeschlossen werden.

Was wird einfacher durch ZUGFeRD?

01
Eingangs­bearbeitungLesbarkeit durch PDF/A- sicher­gestellt
02
Prüfunginhaltlich
formell
– Einfache §14 UStG Prüfung und Prüfung der Berechnung möglich
03
BuchungAutomatisierte Übernahme der Rechnungs­daten als Buchungs­vorschläge möglich
04
ArchivierungKeine Konver­tierung in Archiv­format notwendig
05
ZahlungAutomatisierte Übernahme der Rechnungs­daten als Zahlungs­vorschläge möglich
Vereinfachungen im Prozess der Rechnungsbearbeitung durch ZUGFeRD
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Branchenübergreifend

Das ZUGFeRD-Format eignet sich zum branchenübergreifenden Rechnungsverkehr zwischen allen Wirtschaftsbereichen und der öffentlichen Verwaltung. Lese- und Tippfehler werden reduziert, Zahlungs- und Buchungsvorgänge lassen sich automatisieren.
Bitte beachten Sie: Das Standardformat ZUGFeRD ersetzt nicht die Prüfung der Signatur oder das alternative innerbetriebliche Kontrollverfahren bei elektronischen Rechnungsoriginalen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter www.datev.de/erechnung.
DATEV wird künftig den neuen Rechnungsdatenstandard unterstützen.
Für 2014 ist eine Verarbeitung eingehender ZUGFeRD-Daten in verschiedenen DATEV-Programmen vorgesehen.