Die Null muss stehen

Heutzutage hat jeder überall Zugriff auf Informationen. Siri, Alexa, Ok Google – elektronische Assistenten wissen auf fast alles eine Antwort. Aber wer oder was bestimmt, was wichtig ist? Wer bestimmt, auf was es sich zu konzentrieren lohnt, und was ausgeblendet werden sollte? Effizienzsteigerung stand lange im Fokus der Arbeitswelt. Jeder sollte möglichst viel in der ihm zur Verfügung stehenden Zeit schaffen. Inzwischen ist es wichtiger geworden, die richtigen Dinge zu tun, um effizienter zu arbeiten. Hier ein Beispiel: Was nützt es Ihnen, wenn Sie trainieren und immer schneller eine Leiter hinaufklettern können, diese Leiter aber unter dem falschen Fenster steht. Wir müssen also Konzepte, Richtlinien und Maßstäbe finden, die es uns ermöglichen, die für uns richtigen und wichtigen Dinge zu identifizieren und zu verfolgen. Es gilt, Ablenkungen zu vermeiden und sich auf die wesentlichen Aspekte zu fokussieren. Um das zu unterstreichen, sprechen wir auch nicht mehr vom Zeit-, sondern vom Selbstmanagement. Achtsamkeit, Selbstverwirklichung und Work- Life-Balance sind Schlagworte, die diesen Wandel beschreiben.

Die richtigen Dinge tun und nicht mehr die Dinge richtig tun

Wenn in Selbstmanagementseminaren gefragt wird: „Wer von Ihnen öffnet morgens als erstes Outlook?“ Dann schnellen fast alle Hände in die Höhe. Danach frage ich: „Wer von Ihnen hat am Mittag das Gefühl, nichts geschafft zu haben?“ Auch bei dieser Frage schnellen fast alle Hände in die Höhe – und es dauert nur einen Moment, bis die ersten anfangen zu schmunzeln. Sie erkennen einen möglichen Zusammenhang. Wir lassen uns ablenken, arbeiten die To-do-Listen der anderen ab und verlieren dabei unsere und die für den Tag festgelegten Ziele aus den Augen.

Die Null muss stehen: Zero Inbox

Zero Inbox ist eine Methode, die hilft die persönlichen Ziele im Auge zu behalten. Ziel ist es, Outlook erst dann zu schließen, wenn keine E-Mail mehr im Posteingang ist. Schützen Sie Ihre Produktivzeiten und öffnen Sie Outlook zum Beispiel erst um 10 Uhr und planen Sie in Ihren Büroalltag zwei weitere Blöcke zur Bearbeitung ein. Alternativ können Sie Outlook mit dem Kalender starten und die Benachrichtigungen über neue E-Mails deaktivieren. Bei jeder E-Mail entscheiden Sie dann folgendermaßen: Benötigt die Bearbeitung weniger als fünf Minuten, dann bearbeiten Sie sie sofort. Denn das Anlegen und Nachhalten einer Aufgabe würde Sie mit Sicherheit mehr Zeit kosten. Wenn Sie mehr als fünf Minuten für die Bearbeitung veranschlagen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook. Das geht ganz einfach, indem Sie die E-Mail per Drag-and-drop aus dem Posteingang auf das Terminsymbol in der Navigationsleiste ziehen. Bearbeiten Sie jede E-Mail und sichten Sie sie nicht nur. Ihr Posteingang ist nicht der Ort, in dem Sie E-Mails aufbewahren sollten, die den Charakter einer Information, eines Termins oder einer Aufgabe haben. Legen Sie hierfür einen anderen Ablageort fest, zum Beispiel den Terminkalender oder die Aufgabenlisten. Entscheiden Sie direkt beim Lesen, was mit einer E-Mail geschehen soll – es ist ein Klick, der Ihnen später jede Menge Zeit spart. Nutzen Sie QuickSteps und die Regelfunktion von Outlook, um Ihre E-Mails automatisch zu organisieren oder weiterzuleiten. Definieren Sie etwa eine Regel, die dafür sorgt, dass Newsletter direkt in einen eigenen Ordner verschoben werden. Die Newsletter lesen Sie dann vielleicht am Freitagmittag im Rahmen Ihrer geplanten Informationszeit. Es ist sogar denkbar, dass die Regel um das automatische Löschen von Newslettern, die älter als zwei Wochen sind, erweitert wird. Es ist also sinnvoll und trägt zur Steigerung der Produktivität bei, weitere Ordner neben dem Posteingang zu definieren. Ich habe noch einen Ordner Lesen, in den ich E-Mails verschiebe, die ich im Zug lese. Aber auf keinen Fall in meinen kostbaren Produktivzeiten. Spielen Sie auch einmal mit dem Gedanken, kein E-Mail-Programm mehr auf dem Smartphone zu installieren. Einige Ihrer Kollegen sind diesen Schritt bereits gegangen. Denn welchen Mehrwert erzeugen Sie für sich und Ihre Mandanten, wenn Sie in der Warteschlange an der Kasse Ihre E-Mails kontrollieren? Eine produktive und zielführende Bearbeitung ist das mit Sicherheit nicht. In der Wartezeit könnten Sie stattdessen einfach einmal nichts machen und Ihrem Kopf eine Pause gönnen. Getreu Pippi Langstrumpfs Motto: Faul sein ist wunderschön! Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach dazusitzen und vor sich hinzuschauen.

Neben Zero Inbox steht immer öfter noch eine zweite Null: Zero E-Mail

Seit 1984 gibt es die E-Mail in Deutschland. Grund genug, neue Konzepte der asynchronen Kommunikation als Alternativen in Betracht zu ziehen und den E-Mail-Verkehr auf ein Minimum zu reduzieren. Im privaten Bereich hat WhatsApp die E-Mail ersetzt. Wie sieht es aber im geschäftlichen Bereich aus? Welche Anforderungen muss ein modernes Kommunikationswerkzeug erfüllen? Ich erhalte Informationen per E-Mail nie dann, wenn ich sie brauche. Wenn ich aber später darauf zugreifen möchte, finde ich die E-Mail partout nicht mehr oder habe keinen Zugriff auf das notwendige Gerät. Verwalten, Archivieren und (oft vergebliches) Suchen – dieser Aufwand erhöht sich, wenn Informationen nicht nur einem Mitarbeiter geschickt werden. Deshalb gibt es Kanzleien, die Informationen in einem Wiki oder in DATEV ProCheck zentral ablegen. Neben diesen dauerhaften Informationen landen aber auch oft Nachrichten mit kurzer Haltbarkeit in unseren Postfächern, wie etwa der Geburtstag einer Kollegin oder dass in der Küche ein Kuchen steht. Statt per E-Mail könnten alle Mitarbeiter über eine Seite im kanzleieigenen Netzwerk informiert werden. Sie könnte sogar als Startseite im DATEV Arbeitsplatz eingebunden werden. So wäre jeder Mitarbeiter informiert, ohne am Ende des Tags entscheiden zu müssen, was er mit der E-Mail macht. Das spart viel Zeit.