Wenn ein Mandant die Buchführung erstellt, ist die Frage, ob der Jahresabschlussersteller diese Zahlen ohne Prüfung der Ordnungsmäßigkeit einfach übernehmen kann. Prof. Dr. Winfried Schwarzmann äußert sich zu Vorschriften, Branchenbesonderheiten und effizienter Dokumentation.
DATEV magazin: Was ist bei einem Jahresabschlussauftrag ohne Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit zu beachten?
Prof. Dr. Schwarzmann: In den Verlautbarungen der BStBK 4/2010 und des IDW S7 sind die Qualitätsmerkmale klar definiert.
Zunächst sind beim Jahresabschluss die gesetzlichen Vorschriften einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, aber auch relevante Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags sowie einschlägige fachliche Verlautbarungen. Wichtig ist zudem: Zwar verwendet der Berater die ihm vorgelegten Unterlagen, ohne deren Ordnungsmäßigkeit oder Plausibilität zu beurteilen. Dies setzt aber voraus, dass ihm keine offensichtlichen Anhaltspunkte vorliegen, die Anlass geben, an der Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen und des daraus entwickelten Jahresabschlusses zu zweifeln.
Gibt es branchenspezifische Besonderheiten?
Prof. Dr. Schwarzmann: Branchenspezifische Besonderheiten können eine Rolle spielen. Man denke nur an die Sondervorschriften zum Beispiel für kommunale Unternehmen oder bestimmte Branchen wie Finanzdienstleistungsinstitute. BStBK und IDW geben vor, dass der Berater über Kenntnisse der Branche, des Rechtsrahmens und der Geschäftstätigkeit verfügen muss, die für die Auftragsart erforderlich sind.
Wie erreicht man eine effiziente Dokumentation der Abschlussarbeiten?
Prof. Dr. Schwarzmann: Die Dokumentation der Abschlussarbeiten ist von zentraler Bedeutung. Die Unterlagen müssen so aufgebaut sein, dass daraus die Entwicklung des Jahresabschlusses aus Buchführung und Inventar oder aus den vorgelegten Konten nachvollziehbar ist. Für eine effiziente Dokumentation und Berichtserstellung benötigt man in der Praxis Vorlagen und Programmassistenten – zum einen für Erstellungsberichte, zum anderen bei der kanzleieinheitlichen Vorgabe und Umsetzung von berufsrechtlichen Anforderungen. Wenn es um Effizienz geht, ist die Skalierbarkeit bei den Wirtschaftsprüfern in aller Munde. (Gemeint ist eine genaue Anpassung des Umfangs an die Erfordernisse, siehe „Exakt dokumentiert“ auf S. 36, Anm. d. Red.) Für Steuerberater und Erstellungsaufträge gilt dieses Konzept meines Erachtens analog. Art und Umfang der Erstellertätigkeiten und auch der Dokumentation sind letztendlich bestimmt von der Auftragsart, der Komplexität und Risikostruktur des Mandanten.
Lassen sich Haftungsrisiken minimieren und dennoch die geforderten Pflichten effizient erfüllen?
Prof. Dr. Schwarzmann: Der Berater muss in seiner Kanzlei Regeln einführen, die gewährleisten, dass bei der Auftragsabwicklung einschließlich der Berichterstattung die gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regeln beachtet werden. Programmassistenten, Vorlagen für Erstellungsberichte und Checklisten sind wichtige Bausteine, um die Anforderungen zu berücksichtigen und Haftungsrisiken zu vermeiden. Von ausufernden Checklisten mit schematischer Abfrage aller möglichen Aspekte halte ich aber nichts. Die Vorgaben und Checklisten sollten an die Mandatsstruktur und die Bedürfnisse in der Kanzlei angepasst werden. Hier hilft natürlich ein programmgestützter Fragenkatalog bei der Berücksichtigung aller zentralen Vorgaben.
