Hohe Sprünge dank digitaler Prozesse

Unser Unternehmen sollte von vorne bis hinten so durchstrukturiert sein, dass jeder Prozess digital ist.

Warum haben Sie sich für ein vollständig digitalisiertes Unternehmen entschieden?

FABIAN ALTRICHTER: Bevor wir überhaupt wussten, dass wir einen Trampolinpark eröffnen, war unser Ansatz klar: Wenn wir ein neues Unternehmen gründen, sollte es von vorne bis hinten so durchstrukturiert sein, dass jeder Prozess digital ist. Mittlerweile lassen wir auch unsere Post scannen und bekommen sie dann digital. Wir arbeiten möglichst papierlos, können die Daten sauber ablegen, schnell finden und von überall darauf zugreifen. Wir haben versucht, unsere Prozesse so abzustimmen, dass möglichst wenig Bearbeitungsaufwand entsteht. Auch für unsere Mitarbeiter ist das ein angenehmes, schnelles und flexibles Arbeiten. Wir haben hier an die 100 Mitarbeiter und wegen des hohen Anteils an Studenten beziehungsweise Aushilfen einen häufigen Wechsel. Demzufolge brauchen wir gute Werkzeuge, um strukturiert arbeiten zu können.

Welche Herausforderungen hat die Gründung eines solchen Unternehmens mit sich gebracht?

FABIAN ALTRICHTER: Da es keine speziell passende Software für Trampolinhallen gibt, mussten wir auf Bestehendes zurückgreifen. Dann aber haben wir viel optimiert, eine spezielle Kasse angeschafft und Self-Check-in-Terminals mitentwickelt. Wir wollten die Prozesse bestmöglich gestalten – sowohl für die Kunden als auch für uns. Eine Herausforderung dabei war, das Kassensystem in der Halle mit dem Online-Buchungssystem in Einklang zu bringen, damit der Kunde nicht eine Stunde vor seinem Aufenthalt plant und bucht, die Buchung aber noch nicht angekommen ist, wenn er die Halle betritt.

Schneller und reibungsloser Workflow

Wie wichtig ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

ANDREAS MAUSSHAMMER: Der hohe Grad an Digitalisierung muss einhergehen mit sauber abgestimmten Prozessen – umso schneller kann ich anstehende Probleme lösen, umso schneller geht der Austausch, die Zusammenarbeit oder die eigentliche Arbeit, umso schneller kann man handeln, wenn Beratungsbedarf oder Unklarheiten bestehen. Das spart natürlich auch Kapazitäten für jene, die in der Verantwortung stehen, das Unternehmen voranzubringen. Sie können sich um das kümmern, was wesentlich für den Erfolg des Unternehmens ist, anstatt Zeit mit organisatorischen Dingen zu verschwenden. Deswegen hat die Zusammenarbeit schon einen relativ hohen Stellenwert. Ich denke, wir haben die einzelnen Prozesse auch gut abgestimmt, damit der Workflow schnell und reibungslos funktioniert.

Herr Altrichter, welche Vorteile bringt die Digitalisierung?

FABIAN ALTRICHTER: Wir können aktuell 170 bis 200 Plätze pro Stunde vergeben. Der Gast kann allein oder als Gruppe, etwa als Fußballmannschaft oder für einen Kindergeburtstag, buchen. Der Kunde kann vorher reservieren und hat dann die Sicherheit, dass er die gewünschte Fläche bekommt. Unser Ziel ist es, dass möglichst viele Besucher schon vorher reservieren, damit wir bessere Planungssicherheit haben und die Zahlung nicht bar erfolgt, sondern am besten schon vorab.

Wie reagieren die Kunden auf dieses Konzept?

FABIAN ALTRICHTER: Lediglich einmal hatten wir einen Kunden, der einen Geburtstag buchte und das Geld dann in einem Kuvert per Post schickte. Das spricht dafür, dass unsere digitalen Prozesse sehr gut angenommen werden. Wir haben sogar darüber nachgedacht, auch unser Telefonsystem voll zu digitalisieren. Mittlerweile gibt es ja Systeme, um Kundenanfragen mehr oder weniger vorbearbeiten zu können. Leider funktioniert das noch nicht so, dass man wirklich jede Frage beantwortet bekommt.

Digital für Kunden und Mitarbeiter

Sie haben eingangs die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern angesprochen. Wie sieht das konkret aus?

FABIAN ALTRICHTER: Für die Mitarbeiter verwenden wir eine App. Und wir haben auch die Abläufe verändert. Wir teilen die Mitarbeiter nicht in Schichten ein und müssen dann darüber diskutieren, ob ein Mitarbeiter vielleicht an diesem oder jenen Tag nicht kann, sondern wir stellen mit einer gewissen Vorlaufzeit Schichten ein. Die Mitarbeiter bewerben sich auf diese Schichten. Wir stellen aus den Bewerbungen anschließend die Schichten zusammen und haben so weniger Abstimmungsbedarf.

ANDREAS MAUSSHAMMER: Sobald neue Mitarbeiter im Betrieb anfangen, benötigen wir gewisse Personalunterlagen für die erste Abrechnung. Aufgrund der automatisierten Prozesse stehen uns die Daten gleich auch im Lohnbüro entsprechend schnell und digital zur Verfügung.

FABIAN ALTRICHTER: Ich kann eine Abrechnung nur erstellen, wenn die Daten vollständig sind. Das System kontrolliert im Grunde die Mitarbeiter dahingehend, ob alles vollständig ist, dann setzt es einen Haken. Außerdem verschicken wir keine Lohnabrechnungen mehr per Post, sondern die Mitarbeiter laden sich die Abrechnungen bei Bedarf online herunter.

Kommen im Mitarbeiterbereich noch andere Tools zur Anwendung?

FABIAN ALTRICHTER: Wir haben in der Halle ein Tablet, für das jeder Mitarbeiter über eine persönliche PIN verfügt. Mit dieser loggt er sich am Tablet ein, sobald er kommt, und wenn er eine Pause macht oder am Abend geht, loggt er sich aus. So werden die Stunden automatisiert erfasst. Wir kontrollieren das stichprobenartig, aber grundsätzlich landen die Zeiten dann über der Lohnabrechnung auf dem Gehaltszettel. Anschließend erfolgt dann eine automatische Sammelüberweisung.

ANDREAS MAUSSHAMMER: Lohnabrechnungen werden über DATEV erstellt, das heißt, es erfolgen automatische Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise und so weiter. Wir bekommen das, was noch für die Finanzbuchhaltung relevant ist, auf elektronischem Wege. Alle anderen Vorgänge sind sowieso ­vernetzt.

Wie gehen Ihre Mitarbeiter damit um?

FABIAN ALTRICHTER: Die kennen das gar nicht anders. Wir haben sehr viele junge Mitarbeiter, die sich Betriebsabläufe in anderer Form nicht vorstellen können. Darum sind diejenigen, die uns verlassen, wohl eher überrascht, wenn sie in ein anderes Unternehmen mit analogen Prozessen kommen.

ANDREAS MAUSSHAMMER: Die Herausforderungen und Probleme bestehen darin, dass man in der Theorie plant und bei der Umsetzung in die Praxis Hürden nehmen muss. Funktionieren die einzelnen Programme miteinander? Gibt es Störungen oder Fehler, die man schnellstmöglich beheben muss? Gerade in der Investitionsphase eines solchen Trampolinparks werden Systeme aufgebaut, bei denen man den Knopf nicht einfach so umlegen kann und alles funktioniert. Es bedarf einer gewissen Test- und Eingewöhnungsphase. Schließlich braucht man trotz der Digitalisierung auch Mitarbeiter, die das System von Buchungen bis hin zur Kasse bedienen. Und hier geht es dann darum, die Leute entsprechend zu schulen und an den Umgang mit den Programmen zu gewöhnen.

Digital schneller und zielorientierter

Welche Nachteile bringt die Digitalisierung mit sich?

ANDREAS MAUSSHAMMER: Das A und O ist, dass die Schnittstellen sauber funktionieren, ein gewisses Gesamtkonzept da ist und jeder weiß, was er wie zu machen und wann zu liefern hat. Für ein Start-up ist die vollständige Digitalisierung, die von vornherein geplant war, überhaupt kein Problem. Anders sieht es bei einem bestehenden Betrieb aus, der von analog auf digital umstellt. Wenn der Umstieg nicht gründlich geplant und umgesetzt wird, dann sind zu digitalisierende Prozesse eher nachteilig. Da ist aber nicht die Digitalisierung schuld, sondern der Unternehmer selbst, weil er es nicht konsequent oder nicht mit der richtigen Struktur oder Planung angeht. Aber wenn alles funktioniert, sehe ich eigentlich keine Nachteile, sondern nur Vorteile. Etwa, wenn wir telefonieren und über einen Vertragsentwurf sprechen und uns den dann direkt per E-Mail schicken. Gerade das sind die Aspekte, die aus unserer Sicht die Beratung schneller und zielorientierter machen.

Wie weit ist die Buchhaltung bei Ihnen automatisiert?

FABIAN ALTRICHTER: Belege werden grundsätzlich über DATEV Unternehmen online eingescannt und dann teilweise schon automatisch dem jeweiligen Konto zugeordnet. Danach werden sie nur noch digital weiterverarbeitet. Daraus wird dann die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellt.

ANDREAS MAUSSHAMMER: Wir bekommen die Daten aus der Lohnbuchhaltung und verarbeiten sie weiter. Über Schnittstellen, wie etwa der Kasse, erhalten wir ebenfalls Daten. Kontoauszüge beziehungsweise Kontoumsätze erhalten wir auch online und alle Eingangsbelege in digitaler Form über Unternehmen online. Im Rahmen der Buchhaltung bekommen wir also kein Stück Papier mehr.

FABIAN ALTRICHTER: Wir versuchen auch, unsere Lieferanten zu erziehen, damit sie uns die Rechnungen per E-Mail zuschicken. Wenn die Post erst in den Briefkasten und dann zu unserem Scan-Dienstleister geht und von dort gescannt wieder zu uns zurück, vergehen ungefähr drei bis vier Tage. Wenn wir die Rechnung per E-Mail erhalten, können wir sie schneller bezahlen.

Herr Maußhammer, unterscheiden sich Ihre heutigen Aufgaben als Steuerberater gegenüber früheren?

ANDREAS MAUSSHAMMER: Betroffen ist vor allem der Buchhaltungsbereich. Es gibt ja eigentlich keinen klassischen Buchhalter mehr. Früher gab es Mitarbeiter, die vorkontiert haben, und reine Erfasser für die Buchhaltung. Das ist meines Erachtens überholt. Die Buchhaltung der Zukunft ist mehr eine Prozessberatung und eine Prozessoptimierung. Da ist es wichtig, sich die Schnittstellen anzuschauen: Wie bekomme ich die Daten vom Kassen- oder Fakturierungssystem in die Finanzbuchhaltung? Wie gehe ich Themen, wie etwa die künstliche Intelligenz, an? Es geht längst nicht mehr darum, eine Rechnung anzuschauen, zu buchen und dann einen Stempel daraufzusetzen.

Welche Risiken bringt die Digitalisierung für den Datenschutz mit sich?

FABIAN ALTRICHTER: Die Mitarbeiter können nur auf ihre persönlichen Daten zugreifen. Bei den Programmen, die wir einsetzen, gibt es spezielle Leitfäden der jeweiligen Systemanbieter. Wir übernehmen diese Leitfäden und integrieren sie. Unabhängig davon ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Herausforderung, der man sich stellen muss.

ANDREAS MAUSSHAMMER: Bei uns ergeben sich Verschwiegenheit und Sorgfaltspflichten ja schon aus der Berufsordnung. Da ist die DSGVO keine so große Hürde mehr, jedenfalls ab dem Zeitpunkt, an dem wir die Daten bekommen. Folglich hat es uns als Berater nicht so sehr getroffen wie befürchtet.

80-20 für digitales Marketing

Setzen Sie bei der Werbung auch komplett auf digitales Marketing?

FABIAN ALTRICHTER: Mittlerweile verwenden wir ungefähr 80 Prozent unseres Werbebudgets für digitale Maßnahmen, nur noch 20 Prozent für analoge Werbeaktionen oder Promotion-Einsätze. Wir arbeiten da mit einem Dienstleister zusammen, der unsere Social-Media-Kanäle, Google Advertising et cetera steuert beziehungsweise uns unterstützt.

Wie sieht Ihre Zukunftsplanung aus?

FABIAN ALTRICHTER: Unser Ziel ist es, zu expandieren und weitere Standorte zu erschließen. Das ist nicht ganz leicht, weil uns da vor allem die Immobiliensuche beschränkt. Wir suchen Objekte mit guter Verkehrsanbindung, einer sehr hohen Decke und einer guten Lage. Eine neue Halle sollte so mindestens 3.000 bis 10.000 Quadratmeter haben, um unsere Attraktionen und Ideen verwirklichen zu können. Darüber hinaus wollen wird den Standort Nürnberg weiter ausbauen. Sofern jemand eine solche Halle kennen sollte, wäre ich sehr erfreut, wenn er sich bei uns melden würde.

Inwieweit können Sie dabei unterstützen, Herr Maußhammer? ANDREAS MAUSSHAMMER: Wir beraten natürlich nicht dahingehend: „Machen Sie einen Hochseilgarten“ oder „Erhöhen Sie die Sprungfläche“, sondern es geht bei anstehenden Investitionen um die Steuer- und Liquiditätsplanung. Wie wird was finanziert, wie kann man was umsetzen? Und wie kann man die Zahlen präsentieren, damit man bei der Bank gut ankommt, wenn man für eine Erweiterung ein Darlehen benötigt? Da geht es dann mehr um betriebswirtschaftliche Beratung. Im Nachgang ist unsere Aufgabe, die Buchhaltung so mit aufzubereiten, um ablesen zu können, ob die Investition lohnenswert war.