Den Gleichklang anstreben

Es gibt Compliance Officer, Compliance-Verantwortliche sowie Compliance-Projekte. Alles, was compliant ist, scheint irgendwie gut, richtig und angesagt zu sein. Daher gehen wir hier darauf ein, was Compliance mit Umsatzsteuer und Zoll zu tun hat, und warum nur beides zusammen funkti­oniert. Rechtskonforme Prozesse sind wichtig, weil sie eine gesetzliche Vorgabe sind, deren Erfüllung durch die jeweils zuständige Behörde kontrolliert wird. Im Zusammenhang mit Umsatzsteuer und Zoll bedeutet das also die Einhaltung der einschlägigen Gesetze sowie ihrer flankierenden Richtlinien und Verordnungen. Darüber hinaus hat Compliance aber noch eine weitere Bedeutung für die Unternehmen.

Risikominimierung

Aus Sicht der Firmen ist erfahrungsgemäß das Vermeiden beziehungsweise Minimieren von Risiken für das Unterneh­men und dessen Organe, die durch Nichteinhaltung von Zoll- und Umsatzsteuervorschriften entstehen, besonders wichtig. Hier sind finanzielle Risiken resultierend aus Nachzahlungen sowie den damit regelmäßig einhergehenden Zinsen sowie Säumnis- und Verspätungszuschlägen zu nennen und beim Zoll Lieferverzögerungen sowie eine damit einhergehende Unzufriedenheit von Geschäftspartnern oder ein Reputati­onsschaden.

Haftung vermeiden

Es ist zu beobachten, dass die Zoll- beziehungsweise Steuer­verwaltung im Falle von Verfehlungen jeglicher Art, insbeson­dere bei Unrichtigkeiten, die im Rahmen von Prüfungen fest­gestellt werden, zunehmend straf- oder bußgeldrechtliche Sanktionen für das Unternehmen und dessen Organe vorsieht. Immer wieder ist das sogenannte Organisationsverschulden ein Thema, was bedeutet, dass die Geschäftsleitung nicht die richtigen Strukturen geschaffen hat, um rechtskonforme Ab­läufe zu ermöglichen und abzusichern. Und in zunehmend mehr Fällen werden auch nur bei kleineren Versäumnissen in­zwischen Ermittlungen wegen einer leichtfertigen Steuerver­kürzung oder gar Steuerhinterziehung eingeleitet.

Prozessoptimierung

Compliance nur als Abwehrmaßnahme zu betrachten, geht je­doch nicht weit genug. Der Mehrwert von Compliance besteht zunächst in der mit der Implementierung einhergehenden Struktur und Optimierung von Prozessen und Daten. Direkte Folge dieser Maßnahmen ist eine Effizienzsteigerung durch Arbeitserleichterungen für die mit Compliance-relevanten Tä­tigkeiten befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ein wei­teres Ziel von Compliance ist es, Prozesse – oft auch durch die Standardisierung und Automatisierung einzelner Prozess­schritte – zu optimieren, um das Risiko von Fehlern durch Re­duktion manueller Prozesse und Vermeidung von Systembrü­chen abzumildern.

Fehlendes Monitoring

In vielen Unternehmen ist nicht bekannt, wie viele Zölle und sonstige Einfuhrabgaben überhaupt gezahlt werden. Die Rechnungen der Dienstleister werden geprüft und bezahlt, ein Monitoring darüber, was an Zöllen, Einfuhrumsatzsteuer und gegebenenfalls Verbrauchsteuern im Einzelnen anfällt, gibt es jedoch nur selten. Um festzustellen, ob man zu viel oder vermeidbare Einfuhrabgaben zahlt, ist daher ein klarer Blick auf die aktuelle Situation geboten. Nachdem wir uns mit dem Begriff und dem Sinn von Compliance befasst ha­ben, gehen wir nun auf Umsatzsteuer und Zoll ein, die ver­meintlich so weit voneinander entfernt sind.

Überschneidung bei Umsatzsteuer und Zoll

Oft noch unbekannt, aber dennoch eng, ist die Verzahnung zwischen dem Umsatzsteuer- und Zollrecht. Zugegeben, der Europäische Gerichtshof (EuGH) ist gerade dabei, den bisher angenommenen Gleichklang aufzubrechen. Gleichwohl ist es aber so, dass der Belegnachweis, um eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung zu dokumentieren, im Normalfall der Aus­gangsvermerk des Zolls ist und der Umsatzsteuersatz von ei­ner zolltariflichen Einreihung der jeweiligen Ware abhängt. Darüber hinaus ist der Zollwert, der bei der Einfuhr einer Ware ermittelt wird, die Grundlage für die Berechnung des Einfuhrumsatzsteuerwerts. Weiter ist der Einfuhrabgabenbe­scheid der Zollbehörde das Dokument, das neben anderen zwingend erforderlich ist, um die Vorsteuerabzugsberechti­gung für die Einfuhrumsatzsteuer nachzuweisen. Schließlich werden bei einer Zollprüfung auch Sachverhalte aufgenom­men, die umsatzsteuerlich relevant sind, sowie auch umge­kehrt bei Umsatzsteuersonder- oder Betriebsprüfungen zoll­relevante Informationen berücksichtigt. All das zeigt deut­lich, wie eng beide Themen miteinander verknüpft sind. Wenn man über Prozesse nachdenkt, die eine rechtskonfor­me Abwicklung, sowohl im Zoll- als auch im Umsatzsteuer­bereich, sicherstellen, erschließt sich ganz offensichtlich, dass ein korrekter Umsatzsteuerprozess zwingend zusam­menhängt mit einem ebenso fehlerfreien Zollprozess und manchmal auch umgekehrt. Was sind also die täglichen und sehr praktischen Herausforderungen einer funktionierenden Zoll- sowie Umsatzsteuer-Compliance im Unternehmen?

Organisatorische Situation vieler Unternehmen

Wenn man sich in einem Unternehmen auf die Suche nach einem Spezialisten für die Umsatzsteuer begibt, wird man meist in der Buchhaltung oder der Steuerabteilung fündig. Nur bei den sehr großen Unternehmen sind Kollegen zu 100 Prozent für die Umsatzsteuer zuständig. Im großen Feld des Mittelstands jedoch wird die Umsatzsteuer häufig mal so mit­gemacht, die zuständigen Personen haben also darüber hin­aus noch andere Aufgaben zu erledigen. Demgegenüber gibt es wenige Themengebiete, die in einem Unternehmen orga­nisatorisch an so unterschiedlichen Stellen aufgehängt sind wie der Zoll. Die Betriebe, die sich bewusst sind, Zollthemen zu haben, wählen unterschiedlichste Orga­nisationsstrukturen. Zollverantwortung und -wissen findet sich in der Steuerabtei­lung, der Logistik, dem Rechtsbereich, dem Supply Chain Management, der Buchhaltung, dem Versand, dem Einkauf, dem Verkauf, der Konstruktion oder an an­deren Orten. In manchen Unternehmen sind die Abteilungen nach Produktgrup­pen organisiert. Dort kann es Zollprozesse für Produkt A und parallel Zollprozesse für Produkt B geben, die nicht zwingend mit­einander abgestimmt sind. Daher wird auch das Zollthema häufig nur mitgemacht von Mitarbeitern, die oft eher zufällig und ohne Vorbildung in diesen Bereich hineinrutschen. Überdies gibt es noch Unternehmen, in denen die Verant­wortlichen denken, keine originären Zollverpflichtungen zu haben, weil alle Tätigkeiten an (Paket-)Dienstleister oder Spediteure abgegeben wurden. Vielen meiner Kollegen mag es schon so ergangen sein; man hält einen Vortrag über Zoll und Umsatzsteuer – es sind glücklicherweise beide Vertreter der jeweiligen Zunft eines Unternehmens anwesend – und die betreffenden Mitarbeiter haben sich tatsächlich nie zuvor miteinander über diese Überschneidungen unterhalten.

Was ist zu tun?

Die Praxis zeigt, dass es zwingende Voraussetzungen gibt, damit die Organisation hinsichtlich der Umsatzsteuer- und Zollprozesse zu rechtskonformen Ergebnissen – also zu Com­pliance – führt. Beispiele sind eine abteilungsübergreifende Kommunikation und Abstimmung der Schnittstellenprozesse mit den Umsatzsteuer-, Stammdaten- sowie IT-Verantwortli­chen, die Berücksichtigung von Umsatzsteuer und Zoll in den IT-Projekten sowie die Einbeziehung von Umsatzsteuer und Zoll in die Überlegungen von Steuerstrukturierungen so­wie das Monitoring von Zollabgaben und Einfuhrumsatzsteu­er beziehungsweise Management von Dienstleistern zwecks Erfüllens der relevanten Tätigkeiten.

Zölle und Steuern

Noch ein Wort zu den Zöllen. Wie hängen diese mit den Steu­ern zusammen? In der Praxis ist die Verbindung von Zoll und Steuern in den Unternehmen häufig immer noch nicht be­kannt oder sie wird schlicht nicht berücksichtigt. Selbstver­ständlich gibt es viele Unternehmen mit einer Steuerabtei­lung und manchmal auch einer – in dieser integrierten – gut organisierten, fachlich und personell vorbildlich ausgestatte­ten Zollabteilung. Aber es gibt eben auch die anderen Kons­tellationen, und zwar nicht nur bei kleinen, sondern auch bei mittelständischen und teilweise sogar großen Unternehmen, wo es keine eigene Steuerabteilung gibt und schon gar keine, die sich vollumfänglich und ausschließlich mit Zollthemen beschäftigt. Gerade für diese Unternehmen und deren Entschei­der ist es wichtig, die Bedeutung des Zolls in der Tax Compliance zu kennen. § 3 der Abgabenordnung (AO) beschäftigt sich mit der Begriffsbestimmung von Steuern und steuerlichen Nebenleistungen. Abs. 3 die­ser Norm legt dabei fest, dass Einfuhr- und Ausfuhrabgaben nach Art. 5 Nr. 20 und 21 des Zollkodex der Union (UZK) Steuern im Sinne der AO sind. Wenn also, wie derzeit in vielen Unternehmen der Fall, mit dem Ziel ei­ner Tax Compliance Prozesse implementiert und dokumen­tiert werden, ist die Umsatzsteuer häufig enthalten, vielleicht weil sie eine Steuer ist. Das System wäre jedoch nicht voll­ständig, ließe man die Zölle außen vor.

Zusammenfassung

Woher kommt also die herzliche Abneigung des Umsatzsteu­errechtlers gegenüber dem Zollrecht und die des Zöllners gegenüber dem Umsatzsteuerrecht? Vermutlich ist es schlicht die fehlende Kenntnis über das jeweils andere Ge­biet. Leider geht auch die Verwaltung nicht mit gutem Bei­spiel voran, denn dort ist eine Behörde für den Zoll (Bundes­finanzverwaltung) und eine andere für die Umsatzsteuer (Landesfinanzverwaltung) zuständig. Die Kommunikation ist, sanft ausgedrückt, ausbaufähig. Daher sind die Unterneh­men gut beraten, die Verantwortlichen für Umsatzsteuer und Zoll näher zusammenzubringen und die Themen gemeinsam anzugehen, mit dem Ziel, rechtskonforme und sichere Pro­zesse zu implementieren. Der Aufwand lohnt sich am Ende in vielerlei Hinsicht, denn wie las ich in der Signatur des Com­pliance Officers eines Unternehmens: „Wenn Du denkst, Compliance sei teuer, versuch’s mal ohne.“