Gut beraten mit allen Daten

Neben der externen Rechnungslegung dient die elektronische Buchführung auch der inner­be­trieb­lichen Unter­nehmens­über­wachung und -steuerung. Sie ist zu einer zentralen Daten­sammlung betrieb­licher Sach­ver­halte aus unter­schied­lichen Systemen geworden. Länger­fristig verwert­bare betrieb­liche Infor­ma­tionen werden sowohl zur Struktur­erkennung als auch zur Trendbildung verwendet.

Vorgelagerte Systeme

Soweit Daten in Vorsystemen erfasst werden (beispielsweise in Regis­trierkassen), sollten auch diese mit den erforderlichen Informationen in die Buchführung übernommen werden, zumal die Finanz­ver­waltung ent­sprechende Infor­ma­tionen vermehrt anfordert. Im Kern wird dies in der ansonsten wider­sprüch­lichen Finanz­gerichts­recht­sprechung zur Heraus­gabe von Daten aus Waren­wirt­schafts­systemen deutlich. Während das Finanz­gericht Sachsen-Anhalt (23.05.2013, 1 K 396/12; LEXinform 5015299/Az. beim BFH X R 29/13) die Herausgabe befürwortete, vertraten sowohl das Finanzgericht Hessen (24.04.2013, 4 K 422/12; LEXinform 0439651/Az. beim BFH X B 80/13) als auch das Finanz­gericht Münster (10.10.2013, 2 K 4112/12 E; LEXinform 5015827/Az. beim BFH X R 47/13) eine gegenteilige Meinung. Trotz unterschiedlicher Sachverhalte liegen den Urteilen Gemeinsamkeiten zugrunde. Einig sind sich die Urteile bei den Merkmalen, die eine Buchführung aufweisen muss, damit sie als ordnungsgemäß gelten kann, und beim Umgang mit einer mängelbehafteten Buchführung. Wesentlich in diesem Zusammenhang ist bei der Datenübernahme der Nachweis, dass organi­sa­torisch die wichtigen und gesetz­lich vorge­schriebenen Informationen und Werte übernommen worden sind.

Vollständigkeit

Die Vollständigkeit ist ein häufig geforderter Aspekt der Ordnungsmäßigkeit. Hinter diesem Begriff verbergen sich die tech­nische und die sachliche Voll­ständig­keit. Im Zusammen­hang mit der technischen Voll­stän­dig­keit wird vielfach eine fortlaufende Nummerierung gefordert und die Doku­men­ta­tion der Änderungen beziehungsweise das Festschreiben der Original­daten­sätze. Bei der sachlichen Voll­ständig­keit geht es dagegen um die Frage, was erfasst werden soll. Das lässt sich an einem einfachen Beispiel verdeutlichen. Eine Rechnung oder ein Kassenbon ist bereits eine Zusammenfassung von Ereignissen. Was ist vom sachlichen Umfang in der Buchführung vorzuhalten und gegebenenfalls fortlaufend zu nummerieren, die Rechnung oder die Einzel­be­we­gungen beispielsweise des Warenbestandes? Reicht die Erfassung von Tages­ein­nahmen aus? Es wird keine generelle Antwort geben. Um Entwicklungen und Korrelationen aussagekräftig abzubilden, sollten die Einnahmen und Ausgaben sinnvoll strukturiert werden, beispielsweise nach vergleichbaren Produk­tions­prozessen, Ver­triebs­strukturen und Wert­haltig­keiten.

Auswertungsmethoden

Während die fortlaufende Nummerierung von Tages­einnahmen (maximal 366) noch auf einem Konto nachvollziehbar ist, wird eine Verprobung von differenziert auf unterschiedlichen Konten erfassten Einzel­be­we­gungen schwierig. Selbst die in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro möglichen Exportmöglichkeiten nach Microsoft Excel und die dortige Verprobung sind wesentlich mühseliger als ein Prüfschrittaufruf (gegebenenfalls über Nacht als zeitgesteuerte Prüfung) in DATEV ACL^TM comfort. Neben einfachen Prüfungsschritten zur Qualitätssicherung der Datenerfassung bietet die Software über Kanzlei-Rechnungswesen pro hinausgehende, systemübergreifende Plausi­bi­li­täts­kontrollen an. So werden beispielsweise Wert­ver­teilungen und Wert­ver­hältnisse, aber auch der Abgleich mit Wetter- und anderen Fremddaten übersichtlich dargestellt. Auch weitere Aspekte wie die Isolierung nach Wochentagen, erfasste Zeiten, definierbare Merkmale aus dem Buchungstext können aufgegriffen werden. Entscheidend ist, dass Prüfungsaspekte losgelöst vom in der Finanz­buch­haltung hinterlegten Funktionsplan durchgeführt werden können und sich Ergebnisse aus einer steuerlichen Außenprüfung nachvollziehen lassen. Die vorgenannte Rechtsprechung zur Daten­heraus­gabe aus Waren­wirt­schafts­systemen wird erklärbar, wenn die Daten angefordert wurden, weil beispielsweise die Buchführung selbst strukturell auffällige Auswertungen lieferte oder gar widersprüchliche Inhalte wiedergegeben hat. Geklärt und dokumentiert können diese bereit­ge­halten werden, um im Fall einer steuer­lichen Außen­prüfung längere Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Auswertungen

Zeitnah ergeben sich in Kanzlei-Rechnungs­wesen pro vielfältige Aus­wer­tungs­möglich­keiten. Dabei gewinnen die gra­fischen Ver­an­schau­lichungs­elemente (bei­spiels­weise Spark­lines und Grafiken) neben den tradi­tio­nellen Wert­zusammen­fassungen an Bedeutung. Weitere anschau­liche Über­sichten bietet der Controlling­report BWA. Im Hinblick auf die Ent­wick­lungen der Prüfungs­vor­gehens­weisen der Finanz­ver­waltung kann so vor­be­reitend auf etwaige Prüfungen das wirt­schaft­liche Verhalten doku­men­tiert werden. Sinkt beispielsweise die zur Verfügung stehende Liquidität, kann weder zukunftssichernd investiert noch können Waren bezahlt werden. Werden weniger Waren angeboten, können die Kunden ausbleiben. Wird der Umsatzrückgang zu spät erkannt, ist dies Fakt. Bereits dieses Beispiel zeigt, dass es zu unter­schied­lichen Zeit­punkten Beratungs­bedarf gibt. Je eher die Beratung erfolgt, desto größer ist der Handlungsspielraum für den Mandanten. Zeitgerechte Beratung bedeutet hier im Regelfall Beratung in unmittelbarer zeitlicher Nähe zur Datenerfassung. So kann der Unternehmer unmittelbar auf wirtschaftliche Einflussgrößen reagieren.

Fazit

Letztendlich wird deutlich, dass der Prüfungsumfang und die Prüfungsintensität die Wahl der Instrumente bestimmen. Diese wiederum beeinflussen den Umfang der zu erfassenden Infor­ma­tionen. Soweit sie in der Finanz­buch­haltung vor­ge­lagerten Systemen zur Verfügung stehen, müssen sie kon­trol­liert importiert werden, um den aktuell veränderten Aufzeichnungs­pflichten nachzukommen.

Zum Autor

Olaf Graf

ist seit 2004 Gesellschafter-Geschäftsführer der BOKS Gesellschaft für Datenorganisation mbH.
Die Tätigkeitsschwerpunkte ergeben sich aus der engen Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern: Systemanalysen, Begleitung von Datenumsetzungen bei Mandanten, Prüfung von GDPdU-Daten zur Prüfungsvorbereitung und -begleitung.

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