Die Kanzlei von Meinhard Otto versucht immer frühzeitig, gesetzliche Vorgaben oder technische Neuerungen umzusetzen. Und hat damit stets positive Erfahrungen gemacht. Auch im Fall der
DATEV magazin: Um die benötigten Daten für die Datenübermittlung bereitzustellen, steht in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro der E-Bilanz-Assistent zur Verfügung. Wie ist Ihre Erfahrung mit dem Handling des E-Bilanz-Assistenten? Haben Ihnen hierbei die Erfahrungen im Umgang mit dem EHUG-Offenlegungsassistenten geholfen?
Meinhard Otto: Hinter dem E-Bilanz-Assistenten verbirgt sich eine ähnliche Logik wie beim EHUG-Assistenten, weshalb es nicht schwerfiel, sich in das Handling einzuarbeiten. Insgesamt sind die einzelnen Schritte im E-Bilanz-Assistenten verständlich aufgebaut. Sollten Fehler vorkommen, werden diese als Hinweis im unteren Bereich angezeigt, um eine Fehlerbereinigung schnell durchführen zu können. Schon bei der EHUG-Offenlegung kam für uns eine toolbasierte Internetlösung mit manueller Eingabe nicht in Frage, da wir alle Mandantendaten bereits in Kanzlei-Rechnungswesen pro vorliegen hatten. Daher haben wir uns auf die DATEV verlassen, die bisher immer passende Lösungen gefunden hatte. Im E-Bilanz-Assistenten werden automatisch alle Mandantendaten übernommen, was den Aufwand für die Erstellung minimiert.
DATEV magazin: Wer war der Antreiber bei der Einarbeitung in das Thema der E-Bilanz und wie sind Sie konkret vorgegangen?
Meinhard Otto: Ich war der festen Überzeugung, dass wir aufgrund der Gesetzesänderung aktiv werden müssen, um späteren Problemen vorzubeugen. Daher besuchten mein Kollege Herr Schnelloh und ich im Sommer 2012 ein halbtägiges Seminar der DATEV. Darin wurde uns frühzeitig die technische Umsetzung vermittelt sowie eventuell auftretende Problemfelder und deren Lösung aufgezeigt.
DATEV magazin: Sie haben bereits Anfang 2013 einige E-Bilanz-Übermittlungen erfolgreich vollzogen. Was war Ihr Motiv, dies relativ früh anzugehen?
Meinhard Otto: Bisher haben wir mit einer frühzeitigen Umsetzung von gesetzlichen Auflagen oder technischen Neuerungen immer nur positive Erfahrungen gemacht. Hierdurch lernen wir die Schwierigkeiten kennen und können Lösungen in Ruhe erarbeiten.
DATEV magazin: Mussten Sie zur E-Bilanz-Implementierung bei den Mandanten Überzeugungsarbeit leisten?
Meinhard Otto: Keineswegs, die Mandanten wollen in erster Linie keine Probleme mit den Finanzbehörden, weshalb sie unserer Kanzlei vertrauen und sich deshalb an unsere Vorgehensweise halten.
Die primäre Voraussetzung ist, die Mitarbeiter und Mandanten einzubeziehen.
DATEV magazin: Welche Voraussetzungen müssen Ihrer Meinung nach erfüllt sein, damit die E-Bilanz in einer Kanzlei erfolgreich implementiert ist?
Meinhard Otto: Die primäre Voraussetzung ist, die Mitarbeiter und Mandanten einzubeziehen. Ferner muss jede Buchführung einmalig überprüft und auf das neue Buchungsverhalten umgestellt werden. Dies ist auch eine gute Gelegenheit die Stammdaten, Kontenbeschriftungen und andere Funktionen zu prüfen, zu löschen oder zu ändern. Auch sind die Buchungen aus den anderen Programmen wie Lohn, ANLAG oder Kassen- und Bankbuch anzupassen. Das gilt auch für selbstbuchende Mandanten und Fremdbuchhaltungssysteme, die in unserem Haus mit DATEV verarbeitet werden.
DATEV magazin: Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter eingebunden?
Meinhard Otto: Als Vorbereitung auf eine Inhouse-Schulung durch DATEV im Herbst 2012 haben wir unsere Mitarbeiter über die E-Bilanz informiert und ihnen den neuen SKR inklusive der neuen
E-Bilanz-Positionen vorgestellt. Mithilfe dieses Kontenrahmens wurden bei allen Mandanten die Buchungen überprüft und etwaige Probleme notiert. In der darauf folgenden DATEV-Schulung wurden Lösungen für die von uns festgestellten Schwierigkeiten präsentiert, weshalb diese Veranstaltung einen hohen Mehrwert erzielte. Im Anschluss haben wir die Buchführung aller bilanzierenden Mandanten auf die E-Bilanz hin nochmals geprüft. Dies war mithilfe des Programmpunkts „Buchführung abstimmen“ in Kanzlei-Rechnungswesen pro möglich. Für jeden Mandanten haben wir schriftlich die Maßnahmen für die richtige Umsetzung festgehalten.
DATEV magazin: Welche Strategie in Bezug auf die Nutzung von Auffangpositionen haben Sie?
Meinhard Otto: Unsere Strategie ist es, nach Möglichkeit alle Auffangpositionen aufzulösen. Ziel ist es, keine Auffangposten zu haben, da diese mit Sicherheit in der Zukunft zu Rückfragen seitens der Finanzverwaltung führt.
DATEV magazin: Demnach haben Sie Ihr Buchungsverhalten angepasst?
Meinhard Otto: Ja, bereits für die Jahresabschlüsse 2012 haben wir das Buchungsverhalten an die E-Bilanzposten angepasst und diese mit dem E-Bilanz-Assistenten erstellt und übermittelt.
DATEV magazin: Was würden Sie Ihren Kollegen empfehlen?
Meinhard Otto: Wenn Aufgabenstellungen frühzeitig umgesetzt werden können, sollte man dies tun. Neben der E-Bilanz sind wir so mit ELSTAM bei all unseren Lohnmandanten verfahren. Derzeit sind wir dabei die Einführung von SEPA umzusetzen, was uns genug Zeit kosten wird. Auch hier helfen die Assistenten genauso wie bei der E-Bilanz. Haben Sie keine Angst, einfach loszulegen. Viel Erfolg!
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finden Sie unter www.datev.de/e-bilanz
Info-Datenbank:
Gesamtdokument mit vielen Links zu Dokumenten mit E-Bilanz-Bezug, z. B. Informationen über den aktuellen Stand der Branchenlösungen oder Auswirkungen auf das Anlagevermögen bei Umbuchungen zur E-Bilanz: Elektronische Übermittlung der Abschlussdaten an die Finanzverwaltung (Dok.-Nr. 1021839).
