Die unterschätzte Dokumentation

Als Verrechnungspreise werden die Preise bezeichnet, die konzernangehörige oder anderweitig verbundene Unternehmen untereinander für erbrachte Lieferungen und Leistungen vereinbaren und in Rechnung stellen. Sie werden also nicht durch den Markt bestimmt, sondern intern durch das Unternehmen selbst festgelegt. Weil die Unternehmen so einen aktiven Einfluss auf die Preisgestaltung nehmen können, können grenzüberschreitende Konzerne Gewinne in Länder mit niedriger Steuerbelastung verlagern. Dies kann zum Beispiel bei inländischer Mutter und ausländischer Tochter durch zu niedrige Verrechnungspreise beziehungsweise bei ausländischer Mutter und inländischer Tochter durch zu hohe Verrechnungspreise erfolgen.

Fremdvergleichsgrundsatz

Um die Annahme einer Gewinnverlagerung zu widerlegen, ist zur Sicherstellung eines marktüblichen Preises der sogenannte Fremdvergleichsgrundsatz zu beachten. Dieser Grundsatz ist der gemeinsame Nenner zwischen den Staaten, um die Angemessenheit von Verrechnungspreisen zwischen verbundenen Unternehmen im steuerlichen Sinne zu überprüfen beziehungsweise zu bestimmen. Halten die Verrechnungspreise einem Fremdvergleich nicht stand und kommt es dadurch zu einer Verkürzung des deutschen Steuersubstrats, kommt es zu einer Nachversteuerung des unangemessenen Teils. Die gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation soll hierbei der Finanzverwaltung die Überprüfung der Einhaltung des Fremdvergleichsgrundsatzes ermöglichen.

Betroffene Unternehmen

Alle Unternehmen, die grenzüberschreitende Geschäftsverbindungen mit nahestehenden Personen (beispielsweise ausländische Mutter-, Tochter-, Schwestergesellschaft oder Betriebsstätten) durchführen, sind bereits seit dem Jahr 2003 verpflichtet, nach Aufforderung der Finanzverwaltung innerhalb von 60 Tagen eine geeignete Verrechnungspreisdokumentation vorzulegen, welche die Basis ihrer Geschäftsbeziehungen darstellt. Schon lange betrifft das Problem der Verrechnungspreise nicht mehr allein die Großkonzerne. Vielmehr konzentrieren sich Betriebsprüfer heute auf mittelständische Unternehmen mit ausländischen Tochtergesellschaften. In der Vergangenheit hatte die Betriebsprüfung den Bereich der Verrechnungspreise zumeist nur bei großen Konzernen auf der Prüfliste. Von einer Überprüfung der Verrechnungspreise bei kleinen und mittleren Unternehmen wurde zumeist abgesehen. Zunehmend ist aber jetzt der Trend erkennbar, dass die Betriebsprüfer nun auch regelmäßig bei kleinen und mittleren Unternehmen im Bereich der Verrechnungspreise Prüfungsschwerpunkte setzen und zielgerichtet nach Verrechnungspreisdokumentationen fragen.

Geltungsbereich

Die Dokumentationspflichten gelten allerdings nur, wenn die Summe der Entgelte aus der Lieferung von Gütern und Waren fünf Millionen Euro übersteigt oder bei anderen Geschäftsbeziehungen die gezahlten Entgelte 500.0000 Euro übersteigen. Beispiel: Die ausländische Muttergesellschaft gewährt der inländischen Tochtergesellschaft ein Darlehen von mehr als 500.000 Euro. Bei Unterschreiten der vorgenannten Größenmerkmale werden die Aufzeichnungspflichten insofern gemildert, als dass diese Unternehmen keine gesonderte Verrechnungspreisdokumentation erstellen, sondern ihren Mitwirkungspflichten durch die Erteilung von Auskünften und die Vorlage von Unterlagen nachkommen müssen. Auf dieser Basis wird geprüft, ob die Verrechnungspreise marktüblich sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so kommt es auch hier zu einer Nachversteuerung des unangemessenen Teils.

Wesentliche Bestandteile

Die Inhalte der Verrechnungspreisdokumentation bestimmen sich nach der Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung (GAufzV vom 13.11.2003, BGBl 2003 I, S. 2296). Diese konkretisiert die Dokumentationsvorschriften hinsichtlich Art, Inhalt und Umfang. Die formellen Anforderungen sind kleinteilig und komplex. Zunächst fordert die GAufzV eine Sachverhalts- und eine Angemessenheitsdokumentation. Es muss dokumentiert sein, welche Sachverhalte tatsächlich realisiert wurden (Sachverhaltsdokumentation) und dass dabei der Fremdvergleichsgrundsatz beachtet wurde (Angemessenheitsdokumentation). Die Sachverhaltsdokumentation dient in erster Linie dazu, dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfung einen Überblick über die Unternehmensgruppe zu verschaffen und ihm die Möglichkeit zu geben, frühzeitig Prüfungsschwerpunkte zu setzen. In der Sachverhaltsdokumentation sind neben allgemeinen Informationen zum Unternehmen Angaben zur Industrie, zur Beteiligungsstruktur, den Tätigkeiten, zu Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen und zu immateriellen Wirtschaftsgütern zu machen. Dies beinhaltet Angaben zu Art, Umfang und der vertraglichen Basis. Die nachfolgende Funktions- und Risikoanalyse beinhaltet Informationen über Vertragsbedingungen, die gewählte Geschäftsstrategie, die wesentlichen eingesetzten Wirtschaftsgüter sowie über Markt- und Wettbewerbsverhältnisse, die für die Preisvereinbarung bedeutsam sind. Diese sind darzulegen und zu erläutern. Zuletzt muss der Steuerpflichtige seine Wertschöpfungskette, also den gesamten Leistungserstellungsprozess, beginnend mit Forschung und Entwicklung und abschließend mit der Übergabe der Leistung an den Kunden darstellen. Der Funktions- und Risikoanalyse kommt innerhalb der Sachverhaltsdokumentation die größte Bedeutung zu, weil sie die Grundlage der sich anschließenden Angemessenheitsanalyse ist. Die Angemessenheitsdokumentation soll zeigen, ob und inwieweit die gewählten Verrechnungspreise fremdvergleichskonform sind. Der Steuerpflichtige muss dabei sein ernsthaftes Bemühen, fremdvergleichskonforme Verrechnungspreise zu wählen, beweisen. Insoweit muss der Steuerpflichtige dokumentieren, welche Verrechnungspreismethode er angewandt hat, weshalb gerade diese Methode die am besten geeignete ist und wie die fremdvergleichskonformen Verrechnungspreise konkret berechnet wurden. Die Wahl der Verrechnungspreismethode ist dabei der zentrale Aspekt der Angemessenheitsdokumentation, da sie im Wesentlichen darüber entscheidet, ob die Dokumentation den gesetzlichen Vorschriften genügt.

Dokumente

Der Verrechnungspreisdokumentation sind ferner die zugrunde liegenden Dokumente beizufügen, die das Vorgetragene stützen und das Gesamtbild der Vergütung zwischen den Gesellschaften untermauern. Das sind in der Regel Verträge, Preislisten, Berechnungen, Korrespondenzschreiben und der einschlägige Rechnungsverkehr, gegebenenfalls auch Buchungsunterlagen.

Sanktionen

Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung kann richtig teuer werden. Der Gesetzgeber hat umfangreiche Sanktionen für den Fall vorgesehen, dass die Dokumentationspflichten nicht erfüllt werden. Im Falle einer schlecht vorbereiteten Verrechnungspreisdokumentation darf der Betriebsprüfer die Dokumentation als unverwertbar verwerfen und den fremdüblichen Verrechnungspreis schätzen. Hierbei wird von Gesetzes wegen vermutet, dass die im Inland steuerpflichtigen Einkünfte der deutschen Gesellschaft höher sind als die erklärten. Bei der Schätzung des fremdüblichen Preises ist der Betriebsprüfer ermächtigt, die fremdübliche Preisspanne zulasten der steuerpflichtigen Gesellschaft auszuschöpfen und einen Zuschlag von bis zu zehn Prozent des Mehrbetrags der Einkünfte festzusetzen (mindestens 5.000 Euro). Kann die Frist zur Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation nicht eingehalten werden und erfolgt eine verspätete Vorlage der Aufzeichnungen, führt dies zu einem Strafzuschlag von mindestens 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung, jedoch maximal eine Million Euro.

Gegenberichtigung

Zusätzlich besteht dann noch das Problem der Gegenberichtigung im Ausland. Wenn der ausländische Fiskus die in Deutschland neu festgesetzten Verrechnungspreise für unangemessen hält, wird das Ausland einer korrespondierenden Änderung der Bemessungsgrundlage nicht zustimmen. Es droht dann eine Doppelbesteuerung. Einziger Ausweg zur Vermeidung der Doppelbesteuerung ist dann oft nur noch ein Verständigungsverfahren zwischen beiden Staaten, was aber sehr langwierig und kostenintensiv ist. Die Erfahrung zeigt, dass die gesetzlich gegebene Frist von in der Regel 60 Tagen für die Erstellung einer Dokumentation in den meisten Fällen nur unter erschwerten Bedingungen eingehalten werden kann. Die kurzfristige Erstellung ist dann sehr zeit- und kostenintensiv und in der Regel ohne externe Unterstützung gar nicht mehr möglich. Dies liegt daran, dass die formellen Anforderungen an eine Verrechnungspreisdokumentation sehr komplex sind, ein hoher Detaillierungsgrad gefordert ist und kurzfristig auf Mitarbeiter in den verschiedensten Unternehmensbereichen zurückgegriffen werden muss, um betriebsinterne Auswertungen und notwendige Informationen zu erhalten. Oft ist auch der ausländische Gesellschafter einzubinden, da auch dessen Mitwirkungspflichten gefragt sind (beispielsweise Vorlage der Geschäftsberichte der ausländischen Konzernspitze). Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass das notwendige Know-how über die Geschäftsvorfälle in der Zwischenzeit bereits verloren gegangen ist, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben.

Verkürzte Frist

Für außergewöhnliche Geschäftsvorfälle greift sogar eine verkürzte Frist von 30 Tagen. Ein außergewöhnlicher Geschäftsvorfall liegt vor, wenn er nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb des Steuerpflichtigen gehört und einen beträchtlichen Einfluss auf dessen Einkünfte hat (zum Beispiel die Übertragung und Überlassung wesentlicher Wirtschaftsgüter im Rahmen von Funktionsverlagerungen). Aufzeichnungen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle sind zeitnah, das heißt in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall, zu erstellen. Diese Voraussetzung gilt als erfüllt, wenn die Aufzeichnungen sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahrs, in dem sich der Geschäftsvorfall ereignet hat, erstellt werden. Insoweit ist dann die fristgerechte Vorlage einer Dokumentation kaum mehr machbar. Erfahrungsgemäß wird das Thema Verrechnungspreise gerade von kleinen und mittelständischen Gruppengesellschaften unterschätzt. Viele Unternehmen sind sich entweder nicht bewusst, dass sie eine Verrechnungspreisdokumentation erstellen müssen, oder sie vernachlässigen das Thema, weil sie sich der Konsequenzen einer nicht vorhandenen oder einer unzureichenden Verrechnungspreisdokumentation nicht bewusst sind. Insoweit ist es kaum verwunderlich, dass mittlerweile Anpassungen nicht angemessener Verrechnungspreise mit zu den höchsten Mehrbelastungen in Betriebsprüfungen führen. Folglich ist die Festlegung angemessener Verrechnungspreise und deren zeitgerechte Dokumentation daher immer die bessere und vor allen Dingen auch kostenschonendere Alternative.

Handlungsempfehlungen

Sollte die von Ihnen beratene Gesellschaft die vorgenannten Größenmerkmale überschreiten, ist dringend zu empfehlen, eine ordnungsgemäße Verrechnungspreisdokumentation möglichst zeitnah zu erstellen. Sind Sie sich nicht sicher, ob die Größenmerkmale überschritten werden, sollten bestehende Liefer- und Leistungsbeziehungen von Experten auf diesem Gebiet überprüft und gegebenenfalls in konkrete Handlungsempfehlungen umgesetzt werden. Um die Dokumentationsanforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist die Schaffung einer gewissen Wachsamkeit für verrechnungspreisrelevante Themen innerhalb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung. Hierfür empfehlen wir in jedem Fall die Einholung des Rats durch ausgewiesene Spezialisten, die Sie bei der Planung und Implementierung neuer mittelstandsorientierter Verrechnungspreissysteme unterstützen.