Der Beitrag beschreibt die Auswirkungen der neuen Regelungen auf eine kleinere, mittelständisch geprägte Wirtschaftsprüfungspraxis.
Am 17. Juni 2016 ist das Abschlussprüferaufsichtsreformgesetz (APAReG) in Kraft getreten. Durch das APAReG wurden auch die Vorschriften zur Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) wesentlich geändert; konkretisiert werden diese in der Berufssatzung Wirtschaftsprüfer/ vereidigte Buchprüfer (BS WP/vBP) sowie in der Satzung für Qualitätskontrolle (SfQK). Für diesen Beitrag wird eine kleinere, mittelständisch geprägte WP-Praxis unterstellt, die bislang noch keine gesetzlichen Abschlussprüfungen durchgeführt hat, dies aber nach dem 17. Juni 2016 beabsichtigt. Zu deren zukünftigen Mandanten sollen keine Unternehmen von öffentlichem Interesse im Sinne von § 319a Abs. 1 HGB gehören. Welche Auswirkungen ergeben sich durch die neuen Vorschriften im Hinblick auf durchzuführende Qualitätskontrollen (QK) sowie durch die Anforderungen an das Qualitätssicherungssystem (QSS) einer mittelständisch geprägten WP-Praxis?
Anzeige der Tätigkeit
Nach § 57a Abs. 1 Satz 2 WPO ist diese Absicht spätestens zwei Wochen nach Annahme eines Prüfungsauftrags der Wirtschaftsprüferkammer (WPK) anzuzeigen; dabei sind Art und Umfang der Tätigkeit mitzuteilen, zum Beispiel über die vermutliche Anzahl der Abschlussprüfungsaufträge, die Größenklasse der Prüfungsmandanten nach § 267 HGB, die zu prüfenden Geschäftsjahre und – soweit abschätzbar – auch das geplante Stundenvolumen der jährlichen Prüfungen, die Anzahl der prüfenden Berufsträger und der sonstigen im Prüfungsbereich tätigen Mitarbeiter, Anzahl der Niederlassungen und Mitgliedschaft in einem Netzwerk (§ 7 Abs. 2 SfQK). Rechtsfolge dieser Anzeige ist, dass diese in das Berufsregister der WPK eingetragen wird (§ 38 Nr. 1 Buchst. h), Nr. 2 Buchst. f) WPO) und diese hierüber einen entsprechenden Auszug aus dem Berufsregister (§ 40 Abs. 3 WPO) erhält. Dieser Auszug ist Voraussetzung für eine wirksame Bestellung als gesetzlicher Abschlussprüfer (§ 319 Abs. 1 Satz 3 HGB); hiernach müssen Abschlussprüfer, die erstmalig eine gesetzliche Abschlussprüfung nach § 316 HGB durchführen, spätestens sechs Wochen nach Annahme eines Prüfungsauftrags über den Auszug aus dem Berufsregister verfügen. Anzuraten ist, diese Anzeige schon vor Annahme konkreter gesetzlicher Abschlussprüfungsaufträge zu tätigen, da potenzielle Mandanten vermutlich auf einen Registereintrag schon vor Erteilung des Prüfungsauftrags Wert legen.
Qualitätskontrolle
WP-Praxen sind nach § 57a Abs. 1 Satz 1 WPO verpflichtet, sich einer QK zu unterziehen, wenn sie gesetzliche Abschlussprüfungen nach § 316 HGB durchführen. Grundsätzlich findet die QK auf Basis einer Risikoanalyse alle sechs Jahre statt. Falls – wie in unserem Beispielsfall – erstmals angezeigt wird, gesetzlich vorgeschriebene Abschlussprüfungen durchzuführen, muss die QK spätestens drei Jahre nach Beginn der Abschlussprüfungen stattfinden (§ 57a Abs. 2 Sätze 4, 5 WPO, § 12 Abs. 3 SfQK). Die Entscheidung über den Zeitpunkt der QK, die gegenüber der zu prüfenden Praxis angeordnet wird, trifft die Kommission für Qualitätskontrolle (KfQK) bei der WPK; Basis der Risikoanalyse sind die Angaben der Praxis, die in Verbindung mit der Anzeige gemacht werden (§§ 12, 13 SfQK). Die Angaben sollten deshalb vollständig und zutreffend sein;
wesentliche Änderungen nach erstmaliger Anzeige sind mitzuteilen (§ 7 Abs. 3 SfQK). Durchgeführt wird die QK wie bislang durch bei der WPK registrierte unabhängige Prüfer für QK (PfQK), die die Anforderungen von § 57a Abs. 3, 4 WPO in Verbindung mit §§ 1, 2 SfQK erfüllen. Die zu prüfende Praxis hat ein Vorschlagsrecht und kann der KfQK bis zu drei Vorschläge für PfQK einreichen (§ 57a Abs. 4 WPO in Verbindung mit § 8 SfQK); sofern die Vorschläge anerkannt werden, beauftragt die zu prüfende Praxis den PfQK eigenverantwortlich. Gegenstand der QK ist das QSS in Bezug auf Abschlussprüfungen nach § 316 HGB und betriebswirtschaftliche Prüfungen, die von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BAFin) beauftragt werden (§ 57a Abs. 2 Satz 2 WPO in Verbindung mit § 16 Abs. 2, 3 SfQK). Ziel ist es, zu überwachen, ob im Hinblick auf die genannten Aufträge „die Regelungen zur Qualitätssicherung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften und der Berufssatzung insgesamt und bei der Durchführung einzelner Aufträge eingehalten werden“ (§ 57a Abs. 2 Satz 1 WPO). Der PfQK soll „auf der Grundlage einer angemessenen Überprüfung ausgewählter Prüfungsunterlagen eine Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems nach § 55b, insbesondere bezogen auf die Einhaltung der einschlägigen Berufsausübungsregelungen, die Unabhängigkeitsanforderungen, die Quantität und Qualität der eingesetzten Mittel und des Personals sowie die berechnete Vergütung“ (§ 57a Abs. 2 Satz 3 WPO in Verbindung mit § 16 SfQK) vornehmen.
Qualitätskontrollbericht
Das Ergebnis der QK wird im Qualitätskontrollbericht zusammengefasst. Das Prüfungsurteil kann uneingeschränkt, eingeschränkt oder – im Falle wesentlicher Mängel des QSS gemäß § 22 Abs. 3 SfQK mit konkreter Gefahr für eine mangelhafte Auftragsdurchführung – versagt werden; über Prüfungshemmnisse nach § 22 Abs. 4 SfQK ist zu berichten (vgl. § 23 SfQK mit Formulierungsbeispielen in der Anlage). Der Qualitätskontrollbericht wird der KfQK übermittelt, die nach dessen Auswertung gegebenenfalls über Maßnahmen (Auflagen, Sonderprüfung, Löschung der Eintragung als gesetzlicher Abschlussprüfer) entscheidet (§§ 22–28 SfQK).
Besonders zu beachten ist, dass nunmehr die KfQK auf Grundlage ihrer Auswertungstätigkeit den Vorstand der WPK unterrichten muss, falls in der QK erhebliche Berufsrechtsverstöße festgestellt wurden, sodass neben den Maßnahmen der KfQK zusätzliche berufsaufsichtliche Sanktionen im Sinne von § 68 Abs. 1 Satz 2 WPO (zum Beispiel Rügen, Geldbußen bis zu 500.000 Euro, befristete Tätigkeits- oder Berufsverbote, Berufsausschluss) geboten sind (Wegfall der sogenannten Firewall). Damit steigt das Risiko für Abschlussprüfer, bei beruflichem Fehlverhalten zur Verantwortung gezogen zu werden, deutlich an; dieses Risiko ist durch ein gutes QSS und dessen strikter Einhaltung bei der Durchführung von Prüfungsaufträgen nach § 316 HGB zu begrenzen.
Internes Qualitätssicherungssystem
§ 55b Abs. 1 WPO enthält die allgemeine Verpflichtung für die Berufsangehörigen zur Einrichtung, Überwachung und Durchsetzung eines internen QSS, welches im angemessenen Verhältnis zum Umfang und zur Komplexität der beruflichen Tätigkeit steht. Das QSS ist zu dokumentieren und den Mitarbeitern zur Kenntnis zu geben. § 55 Abs. 2 WPO formuliert in neun Ziffern Mindestanforderungen für Berufsangehörige, die gesetzliche Abschlussprüfungen durchführen, an ein System zur Sicherung der Qualität der Abschlussprüfungen nach § 316 HGB. Die dort genannten Mindestanforderungen werden in Abschnitt 2 von Teil 4 der BS „Berufspflichten zur Schaffung von Regelungen für ein QSS nach § 55b Abs. 2 WPO“ konkretisiert. Auch hier gilt der Grundsatz der Skalierbarkeit, das heißt, das QSS ist von Art, Umfang und Komplexität der durchzuführenden Abschlussprüfungen abhängig (§ 50 Abs. 1 Satz 2 BS). § 51 Abs. 1 BS zählt enumerativ Bereiche auf, für die das QSS angemessene Regelungen bereitstellen muss. Neben der Nennung der einschlägigen Rechtsvorschriften werden nachfolgend für jeden Bereich Beispiele für QSS-Elemente genannt.
Berufspflichten
Einhaltung der Berufspflichten, insbesondere betreffend Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit, Eigenverantwortlichkeit (§ 51 Abs. 1 Nr. 1 BS in Verbindung mit § 52 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 WPO).
Beispiele: Verwendung eines Merkblatts zur Unterrichtung über die Berufsgrundsätze mit Übergabe der BS und einer Mandantenliste; dies ist schriftlich vom Mitarbeiter zu bestätigen; Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit.
Auftrag
Auftragsannahme und -fortführung, vorzeitige Beendigung von Aufträgen (§ 51 Abs. 1 Nr. 2, 3 BS in Verbindung mit § 53 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 WPO).
Beispiele: Verwendung standardisierter Fragebögen zur Auftragsannahme und -fortführung sowie Muster für Auftragsbestätigungsschreiben.
Personal
Einstellung von Mitarbeitern inklusive Einholung von Erklärungen und deren Dokumentation, Aus- und Fortbildung sowie Beurteilung von fachlichen Mitarbeitern (§ 51 Abs. 1 Nr. 4 bis 6 BS in Verbindung mit § 6 Abs. 1, 3 BS, § 7 Abs. 1, 3 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 WPO).
Beispiele: Verwendung strukturierter Personalakten mit Formblättern zur Bewerber- und Mitarbeiterbeurteilung; Einsatz einer Checkliste zur Befragung der betroffenen Personen zu finanziellen, persönlichen oder kapitalmäßigen Bindungen in Bezug auf Mandanten; Wahrnehmung und Dokumentation interner und externer Fortbildungsangebote, um die Fortbildungsverpflichtung von 40 Stunden jährlich zu erfüllen (Fortbildungsstatistik).
Planung und Fachinformation
Gesamtplanung aller Aufträge, Prüfungsplanung, Organisation der Fachinformation (§ 51 Abs. 1 Nr. 7 bis 9 BS in Verbindung mit §§ 55, 56 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2 WPO).
Beispiele: Zusammenfassung der Einzelpläne pro Auftrag zu einem Gesamtplan inklusive monatlicher Mitarbeitereinsatzplanung; Zugriff auf Datenbanken mit Fachinformationen zu Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung.
Auftragsdurchführung
Prüfungshandlungen und Berichterstattung einschließlich Anleitung, Überwachung des Prüfungsteams sowie Beurteilung der Arbeitsergebnisse (auch in Bezug auf EDV-Kontrollen), Einholung von fachlichem Rat, Führung der Prüfungsakte (§ 51 Abs. 1 Nr. 10 in Verbindung mit § 57 BS; § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2, 5 WPO).
Beispiele: Verwendung eines standardisierten und individualisierbaren Handbuchs oder Programms zur Prüfungsdurchführung mit weitgehend elektronischer Führung der Prüfungsakte, zum Beispiel IDW Praxishandbuch zur Qualitätssicherung, DATEV Abschlussprüfung comfort, Audit Solutions von Audicon oder vergleichbare Produkte anderer Anbieter.
Vorfälle und Fehlermanagement
Vorfälle, die die ordnungsmäßige Durchführung beeinträchtigen können einschließlich Beschwerden und Vorwürfe und deren Dokumentation (§ 51 Abs. 1 Nr. 11 in Verbindung mit § 59 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 6, 7 WPO).
Beispiele: Einrichtung eines Hinweisgebersystems (Whistleblowing) innerhalb (anonymisierter Briefkasten) oder außerhalb (zum Beispiel durch Beauftragung eines Rechtsanwalts) der Praxis unter Wahrung der Vertraulichkeit der Hinweisgeber.
Qualitätssicherung
Vom Risiko des Prüfungsmandats (Art, Branche, Komplexität) abhängige Maßnahmen zur auftragsbezogenen Qualitätssicherung, zum Beispiel Konsultation, Berichtskritik, auftragsbegleitende Qualitätssicherung (§ 51 Abs. 1 Nr. 12 in Verbindung mit §§ 48, 60 BS). Bei geringem Risiko kann hierauf auch verzichtet werden.
Beispiele: Aufbau einer Kooperation mit anderen WP-Praxen, die zu Konsultationszwecken genutzt wird; Regelungen zur Bestimmung eines erfahrenen Wirtschaftsprüfers oder Mitarbeiters, der nicht wesentlich an der Prüfungsdurchführung beteiligt war, als Berichtskritiker.
Prüfungshonorar
Keine ergebnisabhängige oder von weiteren Bedingungen abhängige Vergütung, keine Abhängigkeit der Vergütung von der Erbringung zusätzlicher Leistungen für das geprüfte Unternehmen, angemessenes und leistungsgerechtes Prüfungshonorar (§ 51 Abs. 1 Nr. 13 in Verbindung mit §§ 55, 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 WPO).
Beispiele: Verwendung interner Richtlinien mit differenzierten Stundensätzen zur Kalkulation von Abschlussprüfungsaufträgen; Begründungspflicht bei Abweichungen von der Richtlinie.
Auslagerung
Auslagerung wichtiger Prüfungstätigkeiten: Regeln, die auch für diesen Fall die Prüfungsqualität sicherstellen (§ 51 Abs. 1 Nr. 14 in Verbindung mit § 62 BS, § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 9 WPO).
Beispiel: Dokumentierte Beurteilung der Bedeutung, Art, Zeit und des Umfangs ausgelagerter Prüfungstätigkeiten unter Berücksichtigung der Kompetenzen und Objektivität des Anbieters; schriftliche Vereinbarung zu Umfang und Inhalt der Auslagerung und zu Grundsätzen der Qualitätssicherung.
Jährliche Nachschau
Überwachung und Dokumentation der Wirksamkeit des QSS im Hinblick auf die Durchführung von Abschlussprüfungen (§ 51 Abs. 1 Nr. 15 in Verbindung mit §§ 49, 63 BS, § 55b Abs. 3 WPO); die Nachschau der Abwicklung einzelner Prüfungsaufträge muss in einem angemessenen Umfang, das heißt nicht zwingend jährlich, erfolgen.
Beispiel: Ernennung eines Nachschaubeauftragten durch die Praxisleitung; sofern keine fachlich und persönlich geeigneten Mitarbeiter zur Verfügung stehen, kann die Nachschau durch Selbstvergewisserung erfolgen; Auftragslisten und Planung zur Nachschau der allgemeinen Praxisorganisation sowie zur Auswahl einzelner Prüfungsaufträge (Nachschau der Auftragsabwicklung). Von großer praktischer Bedeutung für kleinere Praxen mit geringer Aufgabendelegation und einfachen organisatorischen Strukturen dürfte sein, dass nach § 51 Abs. 2 Satz 1 BS die „Dokumentation des QSS auch durch den Nachweis der Einhaltung der Berufspflichten bei der Organisation der WP/vBP-Praxis und im Rahmen der Auftragsabwicklung“ erfolgen kann, das heißt, die Einhaltung der Berufspflichten wird bei der QK über die tatsächliche Auftragsabwicklung und die Praxisorganisation überprüft.
Elektronisches Qualitätssicherungshandbuch
Gerade für kleinere WP-Praxen dürfte die eigenständige Entwicklung eines QSS beziehungsweise QS-Handbuchs aus Zeit- und Kostengründen nicht infrage kommen. Die Verwendung eines elektronischen QS-Handbuchs oder -Programms von etablierten Anbietern ist zu empfehlen, zum Beispiel das IDW Praxishandbuch zur Qualitätssicherung, das elektronische Pro-Check-Modul sowie Abschlussprüfung comfort für Wirtschaftsprüfer der DATEV, Audit Solutions von Audicon oder weiterer Anbieter. Die jeweiligen Lösungen sind dabei an die individuellen Gegebenheiten der Praxis anzupassen; es muss erkennbar sein, welche Regelungen im Einzelnen angewendet werden (§ 51 Abs. 2 Satz 3 BS). Die Anbieter sind aufgefordert, ihre Produkte umgehend an die novellierten Vorschriften der WPO und BS anzupassen und benutzerfreundliche, skalierbare Angebote auch für kleinere Praxen zu machen.
Foto: ChakisAtelier / Getty Images
MEHR DAZU
Farr, M.: APAReG: Neuerungen bei der externen Qualitätskontrolle, in: WPg 4/2016, S. 188–194.
Farr, M.: APAReG: Neuerung bei der internen Qualitätssicherung von WP-Praxen, in: WPg 5/2016, S. 251–256.
Kelm, D./Schneiß, U./Schmitz-Herkendell, A.: Abschlussprüferaufsichtsreformgesetz, in: WPg 2/2016, S. 60–67.
Veidt; R.J./Geithner, N.: Das Abschlussprüferaufsichtsreformgesetz (APAReG), in: WP Praxis 9/2016, S. 217–221.
Produkte zum Thema
Das DATEV ProCheck Prozessmodell für Wirtschaftsprüfer (Art.-Nr. 96324) enthält alle notwendigen Regelungen zur Praxisorganisation, Auftragsabwicklung (Organisation und Durchführung) und Nachschau und ist den Handlungsabläufen in den DATEV-Lösungen zur Abschlussprüfung angepasst. Darüber hinaus sind praxisbezogene Arbeitshilfen in Form von Mustern, etwa zur Unabhängigkeit und zur Mitarbeiterbeurteilung, integriert. Alle Formulierungen und Arbeitshilfen berücksichtigen die neuen Anforderungen nach WPO und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf das Prozessmodell an die Struktur und Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen.
Die DATEV-Arbeitspapiere in DATEV Abschlussprüfung comfort (Art.-Nr. 40696) unterstützen Sie mit einem skalierbaren und einem integrierten, kompakten Ansatz. So erhalten Sie eine zielgerichtete Dokumentation für jede Auftragsgröße, -komplexität und Risiko – von Anfang bis zum Ende der Prüfung.
Kontakt:
Gerne beraten wir Sie persönlich. Rufen Sie uns an unter Tel. 0800 1001119 oder schreiben Sie eine E-Mail an: ap-backoffice@service.datev.de
Fragen zum Programm beantwortet der Programmservice Abschlussprüfung:
Telefon: +49 911 319-37891
E-Mail: abschlusspruefung@service.datev.de