Ralf Baur, Inhaber der Steuerkanzlei Baur aus Erolzheim in Baden-Württemberg, spricht im Interview über die Vorteile der Verfahrensdokumentation und sieht sie als Möglichkeit, Prozesse bei den Mandanten zu analysieren und zu verstehen.
DATEV magazin: Herr Baur, auf Ihrer Homepage werben Sie damit, dass die Buchführung der Zukunft digital und just in time ist. Was heißt das konkret und welche Rolle spielt dabei die Verfahrensdokumentation, zumal das Bundesfinanzministerium mit der Einführung der GoBD eine Verfahrensdokumentation für alle Prozesse in den Unternehmen, aber auch in den freiberuflichen Praxen und Büros fordert.
RALF BAUR: Wir befassen uns seit etwa zehn Jahren mit der Thematik der digitalen Buchführung. Derzeit stellen wir fest, dass das Bewusstsein der Unternehmer mehr und mehr in Richtung digitaler Prozesse geht. In der Zusammenarbeit mit dem Mandanten gilt es, die optimalen Wege des Daten- und Belegtransfers zu finden. Zum einen geht es hierbei um die Kosten bei der Erstellung der Finanzbuchführung und zum anderen um die kurzfristige Bereitstellung von betriebswirtschaftlichen Informationen. Die Verfahrensdokumentation stellt dabei das Kontrollwerkzeug für den Digitalisierungsprozess dar und hilft, eine GoBD-konforme Finanzbuchführung zu erstellen.
Wie erstellen Sie die Verfahrensdokumentation?
Wir tun das von Beginn an mit dem Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation in DATEV Bilanzbericht comfort. Es gewährleistet eine zentrale Erfassung von Daten in den sogenannten globalen Variablen, die übergreifend in allen Druckauswertungen Berücksichtigung finden. Wie im Bilanzbericht zur Jahresabschlusserstellung kann im Folgejahr eine Jahresübernahme durchgeführt werden und jederzeit eine Folgeversion der ursprünglichen Dokumentation erstellt werden.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Verfahrensdokumentation sowohl für Ihre Kanzlei als auch für die Unternehmen?
Mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation beim Mandanten bietet sich für uns die Möglichkeit, die organisatorischen Abläufe im Unternehmen näher kennenzulernen. Durch die Analyse dieser Prozesse zusammen mit den Verantwortlichen im Unternehmen ergeben sich oftmals verbesserte Abläufe und Strukturen. Dies hilft dem Unternehmen, Arbeitsprozesse kompakter zu gestalten, und gibt uns die Möglichkeit, auf die Belegbereitstellung Einfluss zu nehmen. Hierbei ist uns die zeitnahe und möglichst vollständige Belegbereitstellung wichtig.
Wie haben die Unternehmen auf das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation (VD) reagiert?
Sehr unterschiedlich. Unternehmen mit bereits vorhandenen digitalen Strukturen nutzen die VD zum ersetzenden Scannen, um vom Papierarchiv auf das digitale Archiv in DATEV Unternehmen online umzusteigen. Das Erfordernis der VD war bei diesen Unternehmen kein Hindernis, sondern die notwendige Absicherung gegenüber den rechtlichen Vorgaben. Unternehmen mit herkömmlicher Papierablage hingegen sind nur schwer von der Notwendigkeit der VD zu überzeugen. Hier bedarf es vieler Gespräche, um ein Umdenken und die Einführung digitaler Prozesse anzustoßen. Wir Steuerberater sind dabei besonders gefordert, geht es doch insbesondere auch darum, Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung wegen formeller Mängel in der Buchführung zu vermeiden. Die VD kann dabei als Leitfaden und Werkzeug zur Herstellung einer GoBD-konformen Buchführung dienen.
RALF BAUR, Inhaber der Steuerkanzlei Baur, Erolzheim
MEHR DAZU
Das Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation, Art.-Nr. 40314, unterstützt Sie mit Vorlagen und Formulierungshilfen beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation. Die Unterlagen basieren auf den Muster-Verfahrensdokumentationen der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV). Die Inhalte wurden für DATEV-Programme angepasst, etwa für DATEV Unternehmen online.
Und in dem halbtägigen Präsenzseminar Verfahrensdokumentation mit DATEV Bilanzbericht, ersetzendes Scannen und Belegablage, Art.-Nr. 73895 erfahren Sie, wie Sie mit dem Zusatzmoduls schnell eine Verfahrensdokumentation erstellen.
Kompaktwissen für Berater: GoBD – Regelungen und Auswirkungen auf die Praxis, Art.-Nr. 31393
Lernvideo online: Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmen, Art.-Nr. 77984