Arbeiten gehen, wenn andere frei haben. Ist das auch in den Betrieben Ihrer Mandanten der Fall, können Sie sie bei diesem komplexen Thema unterstützen. Lesen Sie, wie Sie die gesetzlichen Regelungen zur Steuer- und Beitragsfreiheit richtig anwenden.
Mehr als 3,7 Millionen Deutsche gehen arbeiten, wenn andere frei haben. Alltag ist das beispielsweise in der Gastronomie, Hotellerie, Pflege – und natürlich auch in der Industrie.
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, kurz SFN-Zuschläge, sind daher ein wichtiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland. Für Lohnsachbearbeiter und -bearbeiterinnen ist es also entscheidend, die Regeln und Vorschriften für diese Zuschläge zu verstehen und korrekt anwenden zu können.
Arten von SFN-Zuschlägen
Der Zuschlag für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit ist bis zu gewissen Höchstgrenzen steuer- und sozialabgabenfrei. Im Folgende sind die verschiedenen Arten von SFN-Zuschlägen inklusive ihres Zeitrahmens, Höchstgrenzen und Kombinationsmöglichkeiten gelistet:
Sonn- und Feiertagsarbeit:
- Zeitrahmen: Sonntagsarbeit umfasst den gesamten Sonntag, von 0:00 bis 24:00 Uhr, einschließlich der Zeit bis 4:00 Uhr am darauffolgenden Montag, wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt.
- Höchstsatz: Der maximale steuerfreie Zuschlagsatz für Sonntagsarbeit beträgt 50%. Dieser Satz erhöht sich jedoch, wenn der Sonntag auf einen gesetzlichen Feiertag fällt.
Feiertagsarbeit:
- Feiertage: Die steuerfreien Zuschläge gelten an gesetzlichen Feiertagen und in bestimmten Sonderfällen, wie am 31. Dezember ab 14:00 Uhr. Für den 24. Dezember, 25. und 26. Dezember sowie den 1. Mai gelten spezielle Regelungen mit höheren Zuschlagssätzen.
- Kombination mit Nachtarbeit: Ähnlich wie bei Sonntagsarbeit gelten für die Zeit bis 4:00 Uhr am darauffolgenden Tag auch die Feiertagszuschläge, wenn die Arbeit vor Mitternacht begonnen hat.
Nachtarbeit:
- Zeitrahmen: Nachtarbeit bezieht sich auf die Zeit von 20:00 bis 6:00 Uhr. Wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt, erhöht sich der steuerfreie Zuschlagssatz auf 40% für die Zeit von 0:00 bis 4:00 Uhr.
- Kombination mit Sonn- oder Feiertagsarbeit: Wenn Nachtarbeit mit Sonn- oder Feiertagsarbeit kombiniert wird, können die Zuschlagssätze addiert werden, selbst wenn nur ein Zuschlag gezahlt wird.
Auf einen Blick: SFN-Zuschläge
| Art der Arbeit | Zeitraum | Steuerfreier Zuschlagsatz |
| Sonntagsarbeit | 0:00 bis 24:00 Uhr am Sonntag | 50 % |
| 0:00 bis 4:00 Uhr (wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt) | 50 % | |
| Feiertagsarbeit | Am 31. Dezember ab 14:00 Uhr. Ansonsten ganztags an gesetzlichen Feiertagen. | 125 % |
| Am 24. Dezember ab 14 Uhr und ganztags am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai. | 150 % | |
| Nachtarbeit | 20:00 bis 6:00 Uhr | 25 % |
| 0:00 bis 4:00 Uhr (wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt) | 40 % |
Damit Sie die Zuschlagsarten korrekt identifizieren und anwenden, müssen Sie die Arbeitszeiten und Verträge genau überprüfen.
Steuerliche Aspekte der SFN-Zuschläge
Die steuerlichen Auswirkungen der SFN-Zuschläge sind komplex und hängen stark vom Grundstundenlohn der Arbeitnehmer ab. Die zentralen steuerlichen Aspekte sind wie folgt:
- Grundstundenlohn bis 25,00 Euro: SFN-Zuschläge sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei.
- Grundstundenlohn von 25,01 bis 50,00 Euro: SFN-Zuschläge sind steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.
- Grundstundenlohn ab 50,01 Euro: SFN-Zuschläge sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Achten Sie darauf, den Grundlohn und die Zuschläge genau zu berechnen, damit die richtigen steuerlichen Beträge ermittelt werden.
Komplexe Berechnungen und Prüfungen
Auch die Berechnung der SFN-Zuschläge erfordert einer sorgfältigen Überprüfung und Dokumentation. Hier sind einige Schlüsselüberlegungen, die Sie dabei beachten sollten:
- Berechnung der Zuschläge: Stellen Sie sicher, dass die Berechnung der Zuschläge korrekt und gemäß den gesetzlichen Vorschriften erfolgt. Dies erfordert die Berücksichtigung des Grundlohns, der Arbeitszeit und der geltenden Zuschlagssätze.
- Dokumentation: Behalten Sie den Überblick über die berechneten Zuschläge, um mögliche Prüfungen durch die Finanzbehörden zu erleichtern. Achten Sie auf eine sorgfältige Dokumentation.
- Sozialversicherungspflicht: Achten Sie darauf, dass die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen bei der Berechnung und Meldung der SFN-Zuschläge eingehalten werden. Ein Fehler in diesem Bereich kann zu zusätzlichen Kosten führen.
- Zusammengesetzte Zuschläge: Wenn ein Arbeitnehmer an Sonntagen oder Feiertagen bis 4:00 Uhr morgens arbeitet, können die Zuschlagsätze für Nachtarbeit zusätzlich zu den Sonntags- oder Feiertagszuschlägen steuerfrei gezahlt werden. Prüfen Sie diese Kombinationen genau.
Besondere Feiertage und Ausnahmen
Beachten Sie, dass die Regelungen für gesetzliche Feiertage je nach Bundesland variieren. Durch die Sonn- und Feiertagsgesetze der Länder sind jedoch neun Feiertage bundeseinheitlich gesetzlich geschützt:
• Neujahr
• Karfreitag
• Ostermontag
• Christi Himmelfahrt
• Pfingstmontag
• Mai
• Tag der Deutschen Einheit
• erster Weihnachtsfeiertag
Darüber hinaus gelten der Ostersonntag und der Pfingstsonntag steuerlich als gesetzliche Feiertage, unabhängig von ihrer behördlichen Einstufung.
Wichtig: Der Ort der Arbeitsstätte bestimmt, ob ein bestimmter Tag als gesetzlicher Feiertag gilt, unabhängig vom Sitz des Arbeitgebers.
SFN-Zuschläge mit Software ermitteln
Automatisierte Grundlohnermittlung
In der Praxis verwenden viele Unternehmen Softwarelösungen, um die Berechnung der SFN-Zuschläge zu automatisieren. Dabei sind folgende Angaben erforderlich:
- Stundenlohn des Arbeitnehmers
- Wöchentliche Arbeitszeit
- Einstellungen zur Bildung des Basislohns
Fehlende Einstellungen zur Bildung des Basislohns können dazu führen, dass die verwendeten Lohnarten für SFN-Zuschläge voll steuer- und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden.
Übergreifende Einstellungen und Standard-Lohnarten
Wer mit einer DATEV Payroll-Software arbeitet, kann von den DATEV-Standardlohnarten für SFN-Zuschläge profitieren. Diese sind in Deutschland weit verbreitet und bieten eine gute Grundlage für die Lohnabrechnung. Diese Standard-Lohnarten sind voreingestellt und können je nach Bedarf angepasst werden. Einige der gängigen Standard-Lohnarten für SFN-Zuschläge umfassen:
- Nachtzuschlag, 25% frei
- Nachtzuschlag, 40% frei
- Sonntagszuschlag, 50% frei
- Feiertagszuschlag, 125% frei
Mehr dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center in den Dokumenten:
Fazit
Die Abrechnung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen erfordert ein tiefes Verständnis der komplexen gesetzlichen Bestimmungen und steuerlichen Regelungen. Lohnsachbearbeiter und -bearbeiterinnen sollten genau prüfen, welcher Zuschlag für welchen Arbeitnehmer anfällt und wie er berechnet wird. Automatisierte Abrechnungssysteme können wertvolle Unterstützung bieten, dürfen jedoch nicht auf Kosten der Prüfung und Überwachung der Berechnungen gehen.
Die genaue Einhaltung der Vorschriften ist von großer Bedeutung, um mögliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Sie sollten auch stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Bestimmungen bleiben, da sich diese von Jahr zu Jahr ändern können. Die rechtzeitige Schulung und Weiterbildung ist daher unerlässlich, um die Qualität der Lohnabrechnung sicherzustellen und mögliche Fehler zu vermeiden.
Ihre Mandanten stehen vor sehr komplexen Aufgaben, wenn in deren Betrieb auch an Sonn-, Feiertagen und in der Nacht gearbeitet wird! Unterstützen Sie aktiv bei der Stundenlohnabwicklung. Sie haben DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt im Einsatz? Neben den Hilfe-Dokumenten können Sie sich mit Lernvideos und Fachliteratur ins Thema einarbeiten:
Lernvideos zu Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in den DATEV-Lohnprogrammen
Kompaktwissen Lohn und Personal „Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, 2. Auflage“
