Vorteil in der heißen Phase

DATEV magazin: Was hat Ihr Interesse an diesem neuen Druck- und Bindeangebot der DATEV geweckt?

Udo Triesch: Durch das kontinuierliche Wachstum der MNT-Gruppe und den Ausbau der Standorte hat die Anzahl der Jahresabschluss-, Erstellungs- sowie Prüfungs­be­richte stark zugenommen, sodass das herkömmliche manuelle Binden der Berichte nicht mehr reibungslos funktionierte und eine Modernisierung des Bindeprozesses erfolgen musste. Mit der Umstellung auf Doku­men­ten­ma­nage­ment­systeme (DMS) und der fortschrei­tenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse ergab sich als Anforderungsprofil, dass auch das Binden der Berichte standardisiert und möglichst automatisiert in die Arbeitsprozesse integriert werden sollte. Darüber hinaus musste gewährleistet sein, dass auch unsere Corporate Identity im Layout der Berichte weiterhin umgesetzt werden konnte. Mit dem DATEV-Produkt Bindung im Kanzleidesign konnten wir unser Anforderungsprofil hinsichtlich Qualität, Layout und Integration in die Geschäftsprozesse sehr gut realisieren, sodass wir uns für das Outsourcing entschieden haben.

Welche Unterlagen lassen Sie mit Ihrer individuellen Bindemappe im Kanzleidesign bei DATEV drucken und binden?

Jochen Altbrod: Wir lassen derzeit nahezu alle Erstellungsberichte für Jahres­ab­schlüsse sowie aus dem Bereich Wirtschaftsprüfung nahezu alle Prüfungsberichte durch DATEV erstellen. Vereinzelt lassen wir auch andere Druckwerke wie Entwurfsfassungen oder Schulungsunterlagen fertigen.

Wie hat sich der Prozess des Druckens und Bindens von Unterlagen für Mandanten verändert, sowohl was die Organisation als auch die Zeit angeht?

Jochen Altbrod: Vor der Einführung von Bindung im Kanzleidesign wurde der Druck und die Bindung der Berichte in unserem Unternehmen in den einzelnen Nieder­las­sun­gen abgewickelt. Teilweise wurden die Berichte durch die Fachmitarbeiter, die Sekretariate oder durch eine separate Stelle zentral erstellt. Im Zuge der Einführung von Bindung im Kanzleidesign haben wir die Prozesse so umgestellt, dass die jeweiligen Sachbearbeiter nach Freigabe der Berichtsentwürfe durch die ver­ant­wort­lichen Berufsträger die Druckaufträge an DATEV versenden. Im Durchlauf der Berichte haben wir somit die Bearbeitungsstelle Sekretariat und damit auch eine Schnittstelle zwischen Sachbearbeitung und Sekretariat eingespart. Die Abstimmung, welcher Bericht beim Binden und Formatieren Vorrang hat, ist ebenfalls entfallen. Dies ist insbesondere in der heißen Phase in den Monaten März bis Juni, in der sehr viele Prüfungsberichte ausgeliefert werden, ein großer Vorteil für uns, da ein Engpass weggefallen ist. Wir schätzen die Zeitersparnis für Drucken und Binden bei uns im Hause auf etwa 30 Prozent.

Wie kamen Sie zu einer individuellen Bindemappe für Bindung im Kanzlei­design?

Udo Triesch: Wir hatten in der MNT-Gruppe schon immer Bindemappen, die auf unser Corporate Design abgestimmt waren. Für uns war es daher eine Grund­vo­raus­set­zung, dass wir diese Individuali­sierung unserer Berichte auch mit der Nutzung von Bindung im Kanzleidesign, weitestgehend beibehalten können.

Ihre Kanzlei wächst stark und qualifizierte neue Mitarbeiter sind derzeit schwer zu bekommen. Konnten Ihre Mitarbeiter durch die Nutzung von Bindung im Kanzleidesign von Routinetätigkeiten entlastet werden, um Freiraum für weiterberechenbare Dienstleistungen zu nutzen?

Udo Triesch: Über die gesamte MNT-Gruppe erreichen wir eine Entlastung der Mitarbeiter, insbesondere durch die oben beschriebene Optimierung der Prozesse und die Einsparung von Schnittstellen. Das weitaus größte Einsparungspotenzial liegt allerdings im Bereich der Sekretariate.

Rechnet sich Bindung im Kanzleidesign auch wirtschaftlich für Ihre Kanzlei?

Jochen Altbrod: Ja, denn bei unserer Größe verursachte die manuelle Herstellung der Berichte hohe Personalkosten, und die Alternative in Form von Anschaffung und Betrieb einer modernen Druckstraße rechnet sich für die Anzahl unserer Drucksachen noch nicht.

Wie zufrieden sind Sie mit Qualität, Service und Termintreue bei Bindung im Kanzleidesign?

Udo Triesch: Nachdem es in der Pilotphase und in der Zeit danach hauptsächlich durch ungenügende Verpackungen zu Beschädigungen kam, können wir heute von einer guten Qualität sowie einem von Anfang an sehr guten Service berichten. Nach unseren Erkenntnissen war die Termintreue durch das Rechenzentrum immer gegeben, es kommt allerdings immer wieder zu ärgerlichen Verspätungen durch die Paketzusteller.

Was sind für Sie zusammenfassend die wesentlichen Vorteile und was fehlt Ihnen noch?

Jochen Altbrod: Die wesentlichen Vorteile für die MNT-Gruppe ergeben sich dadurch, dass wir die Berichtsfertigung mit in den Erstellungsbericht integrieren konnten und dadurch Schnittstellen und Abstimmungsbedarf im Hause reduziert haben. Insbesondere in den Stoßzeiten arbeitet es sich entspannter, da auch eine große Anzahl von Berichten gleichzeig ohne zeitliche Störungen verarbeitet werden kann. Vor der Einführung von Bindung im Kanzleidesign wurden alle Berichte geöst. Diese Option vermissen wir bei dem Verfahren, denn die Haltbarkeit der geösten Variante halten wir für besser.