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Rechnungsdaten aus Auftragswesen online

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Wer auch bei der Rechnungserstellung online mit Mandanten zusammenarbeitet, kann jederzeit auf dessen bereitgestellte Daten zugreifen und die Buchführung aktueller anfertigen. Für welche Mandate sich diese Arbeitsform eignet und wie lange die Einrichtung dauert, berichtet Steuerberater Nihat Kanat.

DATEV magazin: Wie wirkt sich in Ihrer Kanzlei die Online-Zusammenarbeit aus?

Nihat Kanat: Wir können die Rechnungsdaten direkt in die Buchführung übernehmen und müssen sie nicht mehr manuell verbuchen. Das spart gerade bei einem relativ hohen Ausgangsrechnungsvolumen Zeit – bei uns ist das etwa eine Stunde monatlich. Der Mandant muss seine Ausgangsbelege nicht mehr scannen, da er sie ja online erfasst. Ein großer Vorteil ist auch die Archivierung der Belege im DATEV-Rechenzentrum. Der Mandant findet dort jederzeit seine Belege und wir haben ebenfalls sofort Zugriff. Unsere Buchführung wird damit aktueller.

DATEV magazin: Für welche Mandate eignet sich die Anwendung?

Nihat Kanat: In meinen Augen besonders für Mandate aus der Dienstleistungsbranche oder Freiberufler, beispielsweise aus dem Pflegedienst oder Beratungsunternehmen. Diese Unternehmer empfinden es als großen Vorteil, dass die Anwendung webbasiert ist. So können sie Angebote und Rechnungen auch unterwegs erstellen. Wir nutzen für alle Mandanten DATEV Unternehmen online. Als Zusatzmodul ist Auftragswesen online da eine gute Ergänzung. Wir empfehlen es auch für Existenzgründer. Unternehmen, die bereits ein Rechnungsprogramm einsetzen, sind meist nur schwer zu einem Wechsel zu bewegen, außer sie sind sehr unzufrieden. Für alle, die bisher Rechnungen z. B. mit Excel schreiben, ist Auftragswesen online allerdings die weitaus bessere und einfachere Alternative. Da zu DATEV Auftragswesen online keine Warenwirtschaft gehört und sie auch nur schwer anzubinden ist, empfiehlt es sich nicht für Mandanten, die eine Warenwirtschaft benötigen.

DATEV magazin: Wie gehen Sie bei der Einführung vor?

Nihat Kanat: Wir richten Auftragswesen online einmalig zusammen mit dem Mandanten ein und erläutern die Anwendung. Bei Belegvorlagen gibt es häufiger Erklärungsbedarf, das sollte man besser gemeinsam einrichten. Ein gemeinsamer Termin ist ausreichend, die Anwendung ist ja einfach zu handhaben.

Die Anwendung

Mit DATEV Auftragswesen online können Unternehmer alle Verkaufsbelege ortsunabhängig online erstellen: Angebote, Rechnung, Lieferschein und Zahlungserinnerungen.

Durchgängiger Arbeitsprozess
Alle Belege lassen sich in die nächste Bearbeitungsstufe überführen: Damit wird zum Beispiel ein Angebot direkt zur Rechnung, ohne dass alle gleichbleibenden Daten wie Adresse oder Artikel erneut erfasst werden müssen.
Auftragswesen online ist ein Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online. Die Funktionen sind aufeinander abgestimmt. So können die Geschäftsbücher, das Kassenbuch und Zahlungsverkehr online genutzt werden.

Schnelle Übernahme in die Buchführung
In Auftragswesen online können die FIBU-Konten bei den Rechnungspositionen hinterlegt werden. Mittels Bereitstellung der Rechnungsdaten über das Rechenzentrum können sie direkt in die Buchführung übernommen werden. Die Kanzlei muss also kaum manuell erfassen, der Mandant muss Ausgangsrechnungen nicht einscannen.

Sicheres Archiv
Die Belege sind sicher im DATEV Rechenzentrum gespeichert und sowohl für Kanzlei als auch für den Mandanten jederzeit im Zugriff.

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