Von der Frühjahrsrunde 2018 bis zur Frühjahrsrunde 2019 – Ein Jahr vergangen, drei Runden IT-Club mitgemacht, extrem viel Input für die Kanzleientwicklung mitgenommen. Ein Rückblick eines Kanzlei-Inhabers.
Die Frühjahrsrunde 2018 unter dem Motto „Ab jetzt digital“ war wie auf mich zugeschnitten. Es fühlte sich an wie Fahrradfahren lernen. Bei der Veranstaltung ging es darum, umzulernen, auszuprobieren, zu scheitern, neu zu denken und zu gewinnen. Die Themen „Der Weg zur digitalen Beraterkanzlei“, das Netzwerk der Kanzleiorganisationsbeauftragten aber auch schon ein Ausblick aufs Digitalisierungscockpit und individuelle Maßnahmenpläne für die Kanzlei, basierend auf den daraus gewonnenen Erkenntnissen, standen auf der Agenda.
Die Referenten hatten den neuen Marktplatz vorgestellt, das damals noch unter dem Arbeitstitel „Anbahnungsportal“ firmierende SmartExperts-Portal präsentiert und auch die Frage nach dem Verbleib von digitalem Nachlass beantwortet. Sehr spannend war damals auch die Diskussion über Instrumente zur Mitarbeitergewinnung und -bindung in Form von Gehaltsextras und deren Umsetzung in der EDV. Schlussendlich wurde das Zielbild der DATEV-Lösung für den eCommerce gezeichnet und es gab bereits einen Ausblick auf die neue PayPal-Lösung in Kanzlei-Rechnungswesen. Insgesamt also eine spannende Runde, die leider von der Diskussion über die Performance und Probleme bei Unternehmen Online überlagert wurde, wodurch einige der spannenden Themen in den Hintergrund gerieten.
Einfach machen im Herbst
Ein paar Monate später: Die Herbstrunde 2018 startete unter dem Titel „Einfach mal machen“, wieder etwas für mich. Im Fokus standen die Plattformökonomie, das Cloud-Sourcing, die digitale Telefonie, aber auch die Cloudbox und – vor allem für uns wichtig – die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten in der Personalwirtschaft. Auch die Verfahrensdokumentation hat ihren Raum eingenommen, wobei das „Einfach mal machen“ an dieser Stelle in der Kanzlei nicht ganz so gut umzusetzen war.
Mich jedoch hat in der Herbstrunde am meisten das Thema Social Media beeindruckt. Einen Facebook-Account hatte ich mir im Vorfeld aus purer Neugierde bereits angelegt. Nach dem IT-Club-Termin im Herbst 2018 hatte ich mich jedoch direkt mit zwei jungen Mitarbeitern getreu dem Motto „Einfach mal machen“ zusammengesetzt und einen Instagram-Account eingerichtet, den wir von nun an regelmäßig mit den Mitarbeitern bestückten und versuchten, diesen zumindest wöchentlich „zu befeuern“.
Social Media: Eine neue Welt
Die Beschäftigung mit dem Thema Social Media hat mir ganz neue Kanäle der Wissensaneignung eröffnet. Auf dem DATEV-Barcamp 2018 reifte die Idee, unseren Auftritt zu professionalisieren. Ein Prozess, in dem wir uns derzeit befinden: Der Praktikant, der damals im Herbst mit mir den Instagram-Account aufgesetzt und mir erste Schritte beim Posten beigebracht hat, ist mittlerweile als Schüler bei uns angestellt und unterstützt uns wöchentlich als sogenannter IT-Scout bei der Suche, Aufarbeitung und Evaluierung von IT für uns, aber auch für unsere Mandanten. Gleichzeitig haben wir zusammen mit einem Kooperationspartner eine erfahrene Kraft eingestellt, die in Kürze unseren Social-Media-Auftritt professionell verwalten und bestücken wird. Die Wahrnehmung der Kanzlei über die Social-Media-Kanäle ist nicht nur aufgrund der Zahlen, die beobachtet werden können, sondern auch aufgrund des Feedbacks bei diversen Veranstaltungen und Foren um ein Vielfaches gestiegen.
Das, was im Herbst 2018 als „Einfach mal machen“ gestartet war, hat sich somit zu einem Marketing-Baustein der Kanzlei entwickelt, der ausgebaut wird und im Zusammenhang mit der Strategie einer digitalen Beraterkanzlei für deutlich mehr Wahrnehmung beim Zielpublikum sorgt.
Kollaborationen und Schnittstellen
Den Reigen der vergangenen drei IT-Clubs schloss nunmehr die Frühjahrsrunde 2019 Mitte März. Hier ging es primär um Kollaboration und Schnittstellen. Der Club stand unter dem Motto „Verbinden beider Welten“. Dabei kam nicht nur der bereits auf der Cebit 2016 entdeckte Gedanke der Kollaboration mit anderen Software-Häusern, in diesem Falle mit LexOffice, zur Sprache, sondern und vor allem auch der Datenaustausch über Schnittstellen im Rechnungswesen. Der mittlerweile ebenfalls in Kooperation mit einem weiteren Unternehmer beschäftigte IT-Spezialist freut sich über neuen Input und neue Hinweise aus der Schnittstellenentwicklung. Das Developer-Portal haben wir bereits genutzt und eine eigene Datenbank für Schnittstellen im Unternehmen geschaffen. Diese Datenbank trägt in Zusammenhang mit der Arbeit unseres IT-Scouts dazu bei, dass wir Mandanten zielgerichtet entweder mit vorhandener Software an unsere Lösungen anflanschen oder Mandanten, die auf der Suche nach neuen digitalen Prozessen sind, mit Hinweisen und Empfehlungen für auf dem Markt vorhandene Software versorgen können.
Das nicht nur in den sozialen Medien, sondern auch auf unserer Webseite und sicherlich durch starke Präsenz im regionalen Unternehmermarkt gestärkte Interesse an unserer Kanzlei zeigt sich deutlich im Wachstum an Mandanten und Mitarbeitern, welche Spaß an den sich ergebenden Möglichkeiten und den sich wandelnden beruflichen Chancen im Berufsstand zeigen. Ich habe 2009 eine sehr traditionelle Kanzlei übernommen. Die Kanzlei hatte damals nur einen Versender von E-Mails, und Schnittstellen waren lediglich dadurch bekannt, dass ein zu scharfes Messer auf dem Schneidebrett lag. Damals waren fünf Mitarbeiter in der Kanzlei beschäftigt.
Heute haben wir ein Team von fast 25 Mitarbeitern, die – unter anderem auch an einem neuen Standort – Mandanten auf die digitale Welt vorbereiten, neue Mandate nur noch im Rahmen digitaler Zusammenarbeit übernehmen und eine Kanzlei, die auch nachgefragt wird, wenn es um das Coachen von Berufskollegen bei der Bewältigung der Herausforderung der digitalen Transformation für deren Kanzlei geht. Die Transformation dieser Kanzlei hat somit stattgefunden, ist jedoch noch lange nicht abgeschlossen und wäre sicherlich nicht in diesem Ausmaß und dieser Geschwindigkeit ohne die Inspiration und die Innovationskraft auch des IT-Clubs möglich gewesen.
Vielen Dank für diesen Input an dieser Stelle, den ich mit meinen Tätigkeiten als Entwicklungspartner oder auch im Rahmen des Projektes „Expedition in die Zukunft“ gern zurückgebe. Und wenn Sie auch mal meine positiven Erfahrungen teilen wollen, dann melden Sie sich doch einfach an.
Über den Autor:
Martin Grau ist Partner der megra Steuerberatung | Wirtschaftsprüfung in Troidsdorf. Als Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer kann er auf seine internationale Erfahrung durch langjährige Tätigkeit bei einer big four Kanzlei zurückgreifen und zählt sich und seine Kanzlei zu den digitalen Vorreitern im Berufsstand.
