Steuererklärungen einfach freizeichnen zu lassen ist schon mal grundsätzlich eine feine Sache für Steuerberater. Wer sich dann auch noch digital und sicher entlasten lässt, befindet sich auf dem Königsweg, den DATEV mit der Online-Anwendung FZO (Freizeichnung online) für Sie angelegt hat.
Kommunizieren Sie nicht nur mit dem Finanzamt elektronisch, sondern auch mit Ihren Mandanten. Um ihre Steuererklärung freizuzeichnen, müssen Mandanten nicht erst einen Termin vereinbaren. Mit Freizeichnung online können sie bequem von zu Hause aus die in der jeweiligen Steuererklärung gemachten Daten und Berechnungen nachvollziehen und kontrollieren. Wenn für den Mandanten alles in Ordnung ist, senden Sie die Steuererklärung zum vereinbarten Termin elektronisch an das Finanzamt und alles ist gut.
In der Kanzlei Bergbauer aus Cham arbeiten 44 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die circa 600 Mandanten betreuen. Bis zu 10 Prozent der Mandanten setzen FZO ein. Grundsätzlich ist die Kanzlei breit aufgestellt! Internationales Steuerrecht, Vereinssteuerrecht und Stiftungen sind ihre Spezialgebiete. Die Kanzlei betreut bundesweit Mandanten sowie Kanada-Auswanderer. Wir haben Tobias Bergbauer zu seinen Erfahrungen mit FZO interviewt.
Sie nutzen Freizeichnung online für Ihre Mandanten. Was war der Auslöser?
Die Digitalisierung schreitet voran. Mit oder ohne uns. Da gehen wir lieber mit, statt abgehängt zu werden. Und gerade meine bundesweiten und internationalen Mandanten wünschen eine komfortable, einfache und ortsunabhängige – kurzum digitale Zusammenarbeit. Da ist FZO eine super Sache.
Wie haben Sie FZO in der Kanzlei eingeführt?
Unsere Kanzlei hat 4 Teams mit jeweils 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Pro Team haben wir 2 Mitarbeiter eng in den Veränderungsprozess „Einführung von FZO“ eingebunden. Diese Mitarbeiter tauschen regelmäßig ihre Erfahrungen aus, um den Prozess optimal voranzutreiben. Sie haben auch die Aufgabe ihre Teamkollegen auf den Weg in die Zukunft mitzunehmen.
DATEV bietet verschiedene Authentifizierungsmedien (DATEV SmartCard ,DATEV mIDentity oder DATEV SmartLogin) zur Freizeichnung an. Bieten Sie alle Möglichkeiten an?
SmartLogin ist hier das Authentifizierungsmedium der Wahl. Es ist am einfachsten und komfortabel. Insbesondere die wachsende Anzahl von Mandanten, die ihr Smartphone nicht mehr aus der Hand legen, will es unkompliziert.
Welche entscheidenden Vorteile sehen Sie für Ihre Mandanten?
Spontan fällt mir ein: schneller, unkompliziert, Sparen von Wegezeiten, ortsunabhängig. Aber bei aller Euphorie stellt sich schon die Frage: Hat der Mandant auch wirklich alles gelesen? Zeichnet er einfach frei, so wie man auch einfach die AGBs bei Online-Bestellungen bestätigt? Oder hat er diese jeweils gründlich durchgelesen?
Wie ist die Akzeptanz von FZO bei Ihren Mandanten?
Wenn wir Freizeichnung online in der Kanzlei live zeigen oder erklären, kommt als Reaktion „Cool“ oder „Wow, dass könnt ihr?“. Das beeindruckt schon. Ich bin sicher, dass die Anzahl der Online-Freizeichner stetig zunehmen wird. Aber flächendeckend? Das wird schwierig. Manche mögen halt doch lieber Papier.
Mit Freizeichnung online kommunizieren Sie mit Ihren Mandanten nun per E-Mail. Wie schaffen Sie den Spagat, den persönlichen Kontakt zu Ihren Mandanten zu erhalten?
Da sprechen Sie einen entscheidenden Punkt an. Die persönliche Kommunikation ist und bleibt wichtig. Deshalb stellen wir in der Kanzlei unseren Prozess um. Statt eines Abschlussgesprächs anhand einer fertigen Steuererklärung zu führen, sprechen wir mit unseren Online-Freizeichnern persönlich, bevor wir die Steuererklärung erstellen. Ja, das ist eine ziemliche Umstellung. Für uns und unsere Mandanten.
Was empfehlen Sie Ihren Berufskollegen?
Um Ängste und Vorbehalte abzubauen – und die gibt es – empfehle ich, die erste Online-Freizeichnung mit dem Mandanten gemeinsam in der Kanzlei durchzuführen. Er erlebt dann, wie einfach es geht. Im nächsten Jahr macht es dann der Mandant selbst. Von wo auch immer.
Die Vorzüge von FZO finden Sie auch in diesem Video, das Sie über DATEV E-Content auf Ihrer Homepage einbinden können. Informationen gibt es unter www.datev.de/fzo. Und übrigens können Sie auch die E-Bilanz über das Portal freizeichnen lassen.
