Eine Studie im Auftrag von Sharp Electronics Europe wirft einen Blick in die Meetingräume deutscher Unternehmen – mit ernüchternder Bilanz: 16,5 Stunden pro Monat verbringt im Schnitt jeder Mitarbeiter in Meetings, die mehrheitlich als langweilig und ineffektiv empfunden werden.
Strategie-Meeting, Telefonkonferenz, Brainstorming – im Idealfall dienen Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, wie die Sharp-Studie zeigt.
Der Studie zufolge verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden: Acht von zehn Arbeitnehmern gaben an, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver seien. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führten (55 %) und überdies langweilig seien (54 %).
Kein Raum für Inspiration
Die Ergebnisse seien vor allem durch einen Mangel an Vielfalt und Flexibilität zu erklären: Über drei Viertel (77 %) der Arbeitnehmer gaben an, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ablaufen würden. Zudem stünden keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen (58 %). Weitere 48 Prozent der Befragten stören sich daran, dass die Besprechungen häufig zu steif und förmlich seien.
Hinzu komme die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 30 Prozent der Mitarbeiter müssten sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 %) nutze moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings seien fehlende Vorabinformationen (37 %) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 %).
„Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf“, so Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. „Das beginnt schon bei vermeintlich simplen Dingen, wie z. B. das rechtzeitige Bereitstellen einer Agenda für alle Teilnehmer, damit sie sich entsprechend vorbereiten können, und zieht sich bis hin zu passenden Räumlichkeiten, Technologien und Meetingkonzepten. Je nach Art der Besprechung können sich unterschiedliche Ansätze als zielführend erweisen, starre Muster hingegen sind kontraproduktiv.“
Ablenkung statt Interaktion
Da Meetings eher als notwendiges Übel denn als Bereicherung wahrgenommen würden, sei es kaum verwunderlich, dass viele Mitarbeiter sich während der Besprechungen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails, 14 Prozent aktualisieren ihre To-do-Listen. Vor allem die Millennials (Jahrgänge 1982 bis 1996) würden sich bei Langeweile mit Social Media ablenken (17 %) oder Nachrichten an Freunde und Angehörige schreiben (22 %).
Sharp bietet in einem kostenlosen Whitepaper zum Thema „Kostenfaktor: Langeweile in Meetings“ Tipps und Lösungsansätze für produktive Meetings.
Über die Studie
Die repräsentative Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in kleinen und mittleren Unternehmen (100 bis 499 Mitarbeiter) in Deutschland (1.001 Befragte), Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien sei von Censuswide im Auftrag von Sharp Electronics Europe durchgeführt worden (Befragungszeitraum: 02.07.2018 – 17.07.2018).
Autor: Bernhard Lück
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