Kassensicherungsverordnung: Das müssen IT-Reseller 2020 beachten!

Schon seit der 2018 eingetretenen Kassennachschau, bei der unangekündigte Betriebsprüfungen stattfinden können, stehen Händler mehr in der Pflicht, ihre Geschäftsvorgänge korrekt zu dokumentieren. Bei elektronischen Registrierkassen tritt nun die verpflichtende Belegausgabe in Kraft. Das bedeutet, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall per elektronischem Bon oder Papierbeleg festgehalten und dem Kunden ausgehändigt werden muss. Laut der Abgabenordnung (AO) können hier bei Missachtung Strafzahlung in Höhe von 2.500 bis 250.000 Euro anfallen. Gleichzeitig sind nun alle Registrierkassensysteme beim Finanzamt anzumelden. Davon betroffen sind alle POS und damit auch Zweit- oder Dritt-Kassen.

Was muss das Kassensystem besitzen?

Gänzlich neu ist die Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Stand jetzt benötigt es eine Hardware- oder Cloud-Lösung, die mit dem Kassensystem verbunden werden kann und dafür sorgt, dass alle Geschäftsvorfälle signiert, codiert und somit nachprüfbar sind.

Eine Software-basierte Cloudlösung wäre in diesem Fall jedoch für Händler die deutlich angenehmere Alternative und hält Kosten sowie Umrüstungsmaßnahmen gering. Allerdings sind die entscheidenden Gremien noch nicht zu einem finalen Ergebnis gekommen. Das Zertifizierungsverfahren dieser TSE läuft noch durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Anforderungen stehen aber bereits fest:

• Die Archivierungsfunktion – also das Archivieren aller Geschäftsvorgänge inklusive aller Transaktionen und Stornierungen
• Die Art der Datenspeicherung – im Rahmen eines Code-Systems werden alle Belege markiert und eindeutige Reihenfolgen erzeugt – somit fallen bei unterbrochenen Reihenfolgen Manipulationen direkt auf.
• Die einheitliche Schnittstelle – um es der Prüfung durch das Finanzamt zu vereinfachen, wird ab 2020 ein einheitliches Dateiformat verwendet, so ist der Zugriff auf die Finanzinformationen einfacher und schneller.

Mit dieser Maßnahmen sollen Umsatzmanipulationen vorgebeugt werden, später werden Prüfer lediglich in die jeweiligen Geschäfte gehen und die Bons – wie bereits in Österreich schon möglich – per App prüfen.

Neues Kassensystem oder doch aufrüsten?

Bei der Frage, das alte Kassensystem aufzurüsten oder ein neues zu beschaffen, gibt es unterschiedliche Richtlinien. Fest steht, die Kasse muss aufrüstbar sein und eine Schnittstelle für eine zertifizierte TSE bieten. Entspricht das Kassensystem nicht den Anforderungen des Finanzamtes von 2010, muss mit Beginn des kommenden Jahres eine neue Kasse angeschafft und in Betrieb genommen werden. Sollten diese Anforderungen jedoch zutreffen, gibt es für Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 angeschafft worden sind, noch eine verlängerte Frist bis 2023. Alle anderen Systeme müssen bis Januar umgerüstet werden.

Es gibt noch viele Diskussionen und Unklarheiten um die neue Gesetzesregelung. Unter anderem wegen hoher Hardware- und Umrüstungskosten für Händler, steht vor allem die cloudbasierte Umsetzung und Anbindung der TSE im Vordergrund. Zwar wird die KassenSichV dazu beitragen, Umsatzsteuerbetrug zu minimieren, jedoch müssen vor allem stationäre Händler große bürokratische und organisatorische Herausforderungen überwinden. Für IT-Reseller bedeutet das, sich bereits jetzt auf die neue Rechtsprechung einzustellen und sich auf die Neuerungen im Zahlungsverkehr 2020 vorzubereiten.

Autor: Tim Seithe

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