Die jüngste Studie des IT-Management-Spezialisten Ivanti zur IT-Organisation weist nach, dass die Harmonisierung von Arbeitsabläufen verschiedener Teams innerhalb einer gemeinsamen IT-Organisation Unternehmen nach wie vor erhebliche Schwierigkeiten bereitet.
Die Ergebnisse der Ivanti-Studie weisen vor allem auf Schwächen in der Verwaltung von IT-Ressourcen hin. Das heißt: Informationen über genutzte Assets liegen nicht oder in ungeeigneter Form vor. Das aber hat Auswirkungen auf die Effizienz der IT-Abteilung als Ganzes.
Trotzdem erfasst und verfolgt beispielsweise fast die Hälfte der befragten IT-Experten , 43 Prozent, IT-Bestände immer noch per Tabellenkalkulation. Mindestens ebenso kritisch ist laut Studienmacher, dass 56 Prozent von ihnen Assets nicht über deren gesamte Lebensdauer hinweg verwalten. Eine solche Arbeitsweise erhöht die Gefahr, dass eigentlich überflüssige IT-Produkte zu spät entfernt werden, ein Sicherheitsrisiko darstellen und unnötige Kosten verursachen.
Darüber hinaus existieren laut Umfrage, an der mehr als 1.600 IT-Experten weltweit teilgenommen haben, Mängel vor allem in der Abstimmung zwischen Arbeitsprozessen im IT-Service- und IT-Asset-Management (ITSM, ITAM). Im Umkehrschluss sei eine intensiverer Abstimmung zwischen Prozessen im ITSM- und ITAM nötig, um die Schlagkraft der IT-Abteilung zu erhöhen und für eine umfassende Absicherung der IT-Landschaft zu sorgen.
Die Studie beleuchtet vor allem den Zeiteinsatz, der für die Verwaltung von IT-Bestand und -Anlagen aufgewendet wird: Fast ein Viertel der Befragten gibt an, dass sie für diese Tätigkeit „Stunden“ pro Woche benötigen. Nur 17 Prozent von ihnen sparen sich den Aufwand – schlicht, weil sie auf automatisierte Prozesse bauen.
Ein weiterer zeitintensiver Prozess stellt der Umgang mit Assets dar, die bereits außerhalb der Garantiezeit liegen oder herstellerseitig nicht mehr unterstützt werden. Mit Blick auf die hohe Zahl an IT-Mitarbeitern, die ihre Bestände noch über Excel & Co. verwalten, überrascht es nicht, dass 28 Prozent aller Befragten für den Service dieser IT-Produkte ebenfalls „Stunden“ pro Woche benötigen. Gerade Software Assets, deren Support abgelaufen ist, werfen dabei immer wieder auch Sicherheitsfragen auf.
Do-it-Yourself statt Experteneinsatz
Mindestens ebenso problematisch gestaltet sich die Arbeit mit Produkten, die sogar noch innerhalb der Garantiezeit liegen. Denn diese sollten eigentlich durch den Hersteller und seine Servicepartner gewartet werden. Dennoch gibt die Hälfte aller Befragten an, „manchmal“ selbst Hand an diese Geräte zu legen.
Ein Grund hierfür: Oft fehlt der IT-Organisation schlicht der Zugriff auf benötigte Informationen zu Kaufdaten, Verträgen und/oder Garantievereinbarungen. Auf die Frage, ob sie solche Daten in ihr IT-Asset-Management-Programm einbeziehen und überwachen, antworten 39 Prozent der Studienteilnehmer mit „Ja“, 42 Prozent mit „teilweise“ und immerhin 19 Prozent mit „Nein“.
Dies bedeutet, dass fast zwei Drittel aller der IT-Experten wichtige Informationen nicht in ihr Bestands-Management einbeziehen können. Fehlen diese Angaben, so lassen sich IT-Assets kaum von der Wiege bis zur Bahre effektiv und sicher verwalten.
Auf die Frage, welche Vorteile sich die Befragten von einer Verzahnung von ITSM- und ITAM-Prozessen erhoffen, wird genannt:
- bessere Sichtbarkeit ihres IT-Bestands: 63 Prozent
- steigende Produktivität des IT-Personals: 59 Prozent
- Optimierte Ausgabe: 54 Prozent
- verbesserte Leistungserbringung: 53 Prozent.
Autor: Ulrike Ostler
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