Gemeinsam mit dem Mandanten - 26. Juni 2014

Zusammen entlasten

In der Abrechnungsphase ist das Arbeitspensum im Lohn besonders hoch. Verbesserte Abläufe entlasten die Kanzleimitarbeiter und tragen zur Wirtschaftlichkeit des Mandats bei.

Zeit ist knapp während der Abrechnungsphase. Lohnsachbearbeiter sind dann für jede Entlastung dankbar, denn sie erbringen in dieser Zeit Höchstleistungen bei einer Fülle vielschichtiger Themen. Sie müssen beispielsweise Bewegungsdaten erfassen, Abrechnungen erstellen und dann die entsprechenden Lohnauswertungen den Mandanten und deren Arbeitnehmern bereitstellen. Zudem gibt es regelmäßig neue gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen, die umgesetzt und angewendet werden müssen.

Schnell und einfach angepasst

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Um die Wirtschaftlichkeit der Mandate zu erhöhen und zeitgleich die individuellen Bedürfnisse der Mandanten in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei zu berück­sich­tigen sowie die Mit­ar­beiter zu ent­lasten, sollten die Prozesse vor und nach der Lohn­ab­rech­nung opti­miert werden. Schnell und einfach ange­passt sind die nach­ge­la­ger­ten Prozesse im Lohn. In den meisten Kanzleien be­stehen die Prozess­schritte nach der Lohn­ab­rech­nung aus dem Drucken und Ab­legen der Aus­wer­tungen in der Kanzlei sowie dem Ver­senden an die Man­danten und deren Arbeitnehmer.

Das kostet wertvolle Zeit, die sinnvoller für die Recherche von gesetzlichen Vorgaben oder Beratung genutzt werden könnte. Durch eine Optimierung der nachgelagerten Lohnprozesse sollte im Idealfall dafür Sorge getragen werden, dass für diese Routineaufgaben keine Prozessarbeitszeit in der Kanzlei anfällt. Die Steuerberater Martin Schmid aus Metzingen und Kai-Uwe Göbel aus Bochum stellen ihren Mandanten die Lohnauswertungen auf unterschiedliche Weise bereit. Das hat auch Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Hier erzählen beide, welchen Weg sie für ihre Kanzleien gefunden haben.

Steuerberater Kai-Uwe Göbel
Sozietät Dr. Adamsen ­Wirtschaftsprüfer/Steuerberater aus Bochum

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Wir haben uns in der Kanzlei bewusst für zwei Wege der Zu­stel­lung ent­schieden. Dabei unter­scheiden wir zwischen der Zu­stel­lung der Lohn­aus­wer­tungen an den Man­dan­ten und an dessen Arbeit­nehmer. Den DATEV Auf­trags­ver­sand nutzen wir, um bei­spiels­weise die Brutto/Netto-Ab­rech­nungen an die Arbeit­nehmer des Man­danten per Post zu senden. Die Mandanten selbst erhalten die Lohn­aus­wer­tungen über DATEV Unter­nehmen online digital, sofern Sie diese haben wollen. Diese Kom­bi­na­tion nutzen wir bei all unseren Man­danten. Der Grund dafür ist denkbar einfach: Der Man­dant möchte seine Aus­wer­tungen am PC ansehen, wäh­rend Arbeit­nehmer die Lohn­ab­rech­nung monat­lich in ge­druckter Form in den Händen halten wollen. Das Drucken, Sor­tieren und Ver­senden der Lohn­zettel in der Kanzlei ist um­ständ­lich und kostet den Lohn­sach­be­ar­beiter wert­volle Zeit. Da das DATEV-Rechenzentrum diese Aufgaben für uns übernimmt, entfällt dieser Prozessschritt für unsere Lohnsachbearbeiter. Dieses Vorgehen bedeutet für uns weniger Aufwand in der Kanzlei und die Lohnakten sind auch dünner geworden, da wir nicht mehr alles auf Papier drucken.

Steuerberater Martin Schmid
aus Metzingen

schmidt

Die Zukunft bedeutet für mich und die Kanzlei, unter anderem digital mit unseren Man­danten zu­sam­men­zu­ar­beiten. Deshalb er­halten etwa 80 Prozent meiner Man­danten ihre Lohn­aus­wer­tungen auch online. Zum einen wollen meine Man­danten die digi­tale Be­reit­stel­lung, nachdem wir sie auf den Geschmack gebracht haben. Zum anderen bedeutet es auch eine er­heb­liche Ar­beits­er­leich­terung für meine Mit­ar­beiter. Wenn ich einen Man­danten von der digi­talen Zu­sam­men­ar­beit über­zeugen will, spreche ich ihn per­sön­lich an. Neben der schnellen Ver­füg­bar­keit der Lohn­aus­wer­tungen und dem redu­zierten Papier­auf­kommen ist die Nutzung des Zah­lungs­ver­kehrs in DATEV Unter­nehmen online ein gutes Argument. Ich ver­ein­bare mit dem Man­danten eine Test­phase, in der er sich die digi­tale Zu­sam­men­ar­beit mit Unter­nehmen online an­sehen kann. Ich habe es noch nie er­lebt, dass ein Mandant nach dieser Test­phase nicht mit uns digi­tal zu­sam­men­ar­beiten wollte. Auch meine Mit­ar­beiter sind von dieser Art der Zu­sam­men­ar­beit be­geis­tert, da die Zus­tel­lung der Aus­wer­tungen nach dem Abrechnen der Löhne auto­ma­tisch erfolgt. Der Umgang mit dem neuen Werk­zeug muss den Mandanten erklärt werden. Das übernehmen meine Mitarbeiter gern, da es für sie eine spannende Aufgabe ist, sich mit neuen Themen und Medien zu beschäftigen. Ich erziele mit den Maßnahmen eindeutig wesentlich höhere Deckungsbeiträge in der Lohnabrechnung.

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Infor­ma­tionen zu vor- und nach­ge­la­ger­ten Pro­zes­sen rund um die Lohn­ab­rech­nung unter www.datev.de/ zusammenarbeit-lohn

Mit dem Auftrags­ver­sand an Ar­beit­nehmer werden die Brutto/Netto-Ab­rech­nungen ku­ver­tiert und per Post direkt vom DATEV-Rechen­zen­trum an die Privat­ad­resse der Mit­ar­beiter des Man­danten versendet.

In drei Schritten kann der Auf­trags­ver­sand an Ar­beit­nehmer für LODAS sowie Lohn und Gehalt ein­ge­richtet werden.

Ausführ­liche In­for­ma­tionen zum Auf­trags­ver­sand finden Sie in der Info-Daten­bank für DATEV Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1070496) und für DATEV LODAS (Dok.-Nr. 1034417).

Zum Autor

Philipp Hasch

Mitarbeiter DATEV eG Marktbearbeitung Personalwirtschaft

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