Melde-, Bescheinigungs- und Antragsverfahren - 26. Juni 2014

Warten auf den Staat

Vieles kann in der Kanzlei selbst verbessert werden, vor allem die Prozesse vor und nach der Lohnabrechnung. Anderes muss der Gesetzgeber vorgeben und standardisieren. Derzeit unternimmt der Gesetzgeber viel – unter dem Oberbegriff E-Government.

Mit dem Projekt „Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung“ (OMS) untersucht die Bundesregierung unter Beteiligung von Praktikern aus Wirtschaft und Verwaltung, die täglich mit den Datenermittlungs-, Datenprüfungs- und Übertragungsverfahren befasst sind, ob die Meldewege der bestehenden Arbeitgebermeldeverfahren in der sozialen Sicherung verbessert werden können.

Meldeverfahren verbessern

Nach zwei Jahren intensiver Projektarbeit dokumentierte die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zum 31. Dezember 2013 die Ergebnisse in Form einer Machbarkeitsstudie. Geprüft wurden 30 Optimierungsvorschläge zur Verbesserung der Melde-, Bescheinigungs- und Antragsverfahren. Die Vorschläge dienen der qualitativen Verbesserung der Meldeverfahren, vor allem durch eine Anpassung der Kommunikationswege zwischen den Verfahrensbeteiligten und damit auch die Vermeidung von Medienbrüchen sowie durch technische Lösungen, um fehlerhafte Meldungen auszuschließen.

Gesetzliche Umsetzung

Derzeit prüft das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die gesetzliche Umsetzung der als machbar bewerteten Vorschläge. Hierzu zählen unter anderem die Einführung der Vorababfrage einer Versicherungsnummer, die Erweiterung der Datensätze um eine eindeutige Datensatz-ID, sodass eine Rückverfolgung jederzeit möglich ist, die ausschließlich elektronische Rückmeldung von inhaltlichen und technischen Fehlern in Meldungen durch die Sozialversicherungsträger sowie die Überführung weiterer Papierverfahren in elektronische Verfahren, wie beispielsweise die Anforderungen der „Gesonderten Meldung“ oder die Bescheinigungen im EEL-Verfahren. Außerdem plant die Rentenversicherung ein Verfahren, um Bescheinigungen elektronisch anzunehmen (RV-BEA). Um die Verfahren erfolgreich auszugestalten, ist es erforderlich, die Arbeitgeber zum regel­mäßigen Abruf der Daten von den Kommunikationsservern zu verpflichten.

Data Dictionary

Ein weiteres wichtiges Ergebnis des Projektes ist die Erfassung aller Daten der elektronischen Meldeverfahren in einem Datenlexikon – dem Data Dictionary. Im Projektjahr 2014 sollen mithilfe des Data Dictionary Basistypen für alle Datenfelder entwickelt werden, sodass künftig ver­fahrens­über­greifend die Be­zeich­nungen und Inhalte der Daten­felder in allen Daten­bau­steinen ein­heit­lich ver­wendet werden. Synergien ent­stehen darauf auf­bauend durch ein­heit­liche Prüf­regeln und Fehler­mel­dungen, die gemeinsam von allen Ver­fah­rens­be­tei­ligten genutzt werden. Das Bundes­minis­terium arbeitet außerdem mit der Arbeits­ge­mein­schaft für wirt­schaft­liche Verwaltung (AWV) zusammen. Diese war zum Beispiel bei der Optimierung von Bescheinigungen tätig.

Standardisierte Entgeltbescheinigung

Das Sozialleistungsrecht knüpft in vielfältiger Hinsicht Rechtsfolgen an den Einkommensbezug, wie zum Beispiel bei der Sozialhilfe oder beim Unterhaltsvorschuss. Arbeitgeber sind verpflichtet, den zuständigen Stellen entsprechende Auskünfte zum Verdienst ihrer Angestellten zu bescheinigen. Umfragen zufolge verlangt jeder zweite Arbeitnehmer einmal jährlich eine für einen solchen Zweck bestimmte Bescheinigung. Doch hier herrscht ein regelrechter Wildwuchs. Die Angaben werden in Form von sehr unterschiedlich ausfallenden Vordrucken erhoben. Eine aus Arbeitgebersicht pragmatische und verblüffend einfache Lösung für dieses Problem bietet sich mit der zum 1. Juli 2013 in Kraft getretenen Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Zum einen sollen Arbeitnehmer über die Zusammensetzung ihres Arbeitsentgelts, die Abzüge und den Zahlungsbetrag informiert werden. Zum anderen stellt man mit einer normierten Entgeltbescheinigung sicher, dass den Sozial­leis­tungs­trägern bundesweit ein­heit­liche Angaben zur Ver­fügung stehen, die auch zu Zwecken nach dem Sozial­ge­setz­buch verwendet werden.

Einheitliche Angaben zu aller Vorteil

Der Arbeitnehmer kann mit seinen Gehaltsbescheinigungen den Verdienst selbst nachweisen. Das ist eine Arbeitserleichterung für Arbeitgeber und Steuerberater. Die Behörde bekommt die benötigten Informationen und für den Steuerberater entfällt die Arbeit, verschiedene Bescheinigungen auf Anfrage der einzelnen Arbeitnehmer zu erstellen. Wie praxistauglich dieses Konzept ist, zeigt das Beispiel Elterngeld. Für die Berechnung ist die Verwendung der monatlichen Lohn- und Gehalts­be­schei­ni­gungen gesetzlich vorgeschrieben.

Fazit

Durch die Prozessoptimierungen können sich die Beteiligten einigen Arbeitsaufwand einsparen. Nicht nur Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger, sondern auch Steuerberatungskanzleien, die für die Lohnabrechnungen zuständig sind, können davon profitieren. Je mehr Abrechnungen im Monat anfallen, desto stärker wirken sich die Optimierungen auf die Arbeitszeit aus. Gesetzliche Änderungen ziehen also nicht immer Mehraufwand mit sich, sondern können die Arbeit in vielen Fällen auch erleichtern.

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Termine und Hintergründe finden Sie online unter
www.projekt-oms.de | Aktuelles

Zu den Autoren

SS
Susanne Stab

ist im Auftrag des Referats IV a 5 – Beitrags- und Melderecht in der Sozialversicherung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales tätig.

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Volker Will

Mitarbeiter in der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV)

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