Sie haben die Wahl

Je nach Situation bieten sich verschiedene Nachfolgeszenarien an. Aber nicht alle sind für jeden gleich gut geeignet. Darum gilt es, genau zu prüfen, welches das beste ist – sowohl für den Nach­folgesuchenden als auch für den Nachfolger.

Die geeignete Kanzlei

Damit man als Übergeber einen hohen Erlös erzielt und als Nachfolger eine zukunftsfähige Kanzlei übernehmen kann, ist es entscheidend, dass das Durchschnittsalter der Mandanten nicht zu hoch ist. Auch gut qualifizierte Mitarbeiter sowie eine moderne EDV steigern den Erlös des Kanzleiverkäufers und vereinfachen den Start des angehenden Kanzleiinhabers nach der Übernahme. Denn er muss nicht erst in die Weiterbildung der Mitarbeiter und in neue EDV investieren. Bei der Bewertung der Kanzlei ist Neutralität besonders wichtig, denn der mögliche Nachfolger hat natürlich einen anderen, nicht so emotionalen Blickwinkel wie der Kanzleiinhaber. Dabei kann die Sicht eines Dritten (zum Beispiel einer Unternehmensberatung) wertvolle Unterstützung leisten.

Der geeignete Kandidat

Einen Nachfolger zu finden, der zur eigenen Kanzlei passt, unabhängig von der Form der Kanzleinachfolge, ist zweifelsohne eine Herausforderung. Wichtig ist, dass Nachfolger und Übergeber eine ähnliche Berufsqualifikation haben. Auch sollten Stil und Umgangsformen ähnlich sein. Außerdem sollte der Nachfolger bereits über Führungserfahrung verfügen und dessen Lebenspartner mit der neuen Aufgabe einverstanden sein, damit es nicht zu Konflikten im privaten Umfeld führt.

Frühzeitig planen und regeln

Auch wenn es für viele nicht angenehm ist, sich mit der Kanz­lei­nach­folge zu be­schäf­ti­gen, ist es den­noch es­sen­ziell, damit früh­zei­tig an­zu­fan­gen. Zwei bis drei Jahre reichen nicht, um die pas­sende Form der Nach­folge zu wählen, diese zu planen und zu regeln. Nur wer früh­zei­tig an­fängt, kann seine Kanzlei mit gutem Ge­wis­sen in andere Hände über­geben. Vor allem eine struk­tu­rier­te Vor­be­rei­tung ist not­wen­dig. Dazu ge­hören neben der Erstellung eines Nachfolgekonzepts die Kanzleibewertung und ein durchgeplanter Kanzleiübergabeprozess. Zudem muss die Belegschaft rechtzeitig informiert werden, damit der Übergang vom alten zum neuen Kanzleiinhaber so reibungslos wie möglich erfolgt. In Deutschland sind vier Nachfolgeformen häufig.

Verkauf an externen Kollegen

Die Kanzlei an einen externen Kollegen zu verkaufen, ist die am häufigsten gewählte Form der Kanzleiübergabe. Ein klar formulierter Übertragungsvertrag und ein damit verbundenes fixes Enddatum machen eine Planung für die Zeit danach leicht. Durch den erzielten Kaufpreis ist es gegebenenfalls möglich, die Altersvorsorge aufzustocken. Allerdings muss sich der Übergeber bei dieser Form bewusst sein, dass danach für ihn keine Einflussnahme mehr besteht. Bei Rück­rech­nungs­klauseln sollte achtgegeben werden, weil diese bei Mandatsverlusten des Nachfolgers zu einer nachträglichen Kaufpreisminderung führen kann.

Nachfolge innerhalb der Familie

Für viele ist es wohl die Idealvorstellung, das, was man sich über Jahrzehnte hinweg aufgebaut hat, an jemanden in der Familie weitergeben zu können. Eine langfristige Planung ist dabei leicht möglich, da der Nachfolger meist schon längere Zeit in der Kanzlei mitarbeitet. So wird auch das Risiko von Mandatsverlusten minimiert, da der Nachfolger bereits bekannt ist. Für den Übergeber besteht so zudem die Möglichkeit, weiterhin Einfluss auf das Kanzleigeschehen zu nehmen. Dies birgt aber natürlich auch Risiken, denn der Nachfolger wird es eventuell schwerer haben, seinen eigenen Stil zu entwickeln. Um den Familienfrieden nicht zu gefährden, ist es meist schwieriger, Konflikte innerhalb der Familie offen anzusprechen und zu lösen. Und vor allem muss der Nachwuchs auch bereit sein, die Kanzlei zu übernehmen, und darf nicht in diese Rolle gedrängt werden. Nur so kann die Übergabe erfolgreich sein.

Übergabe an Mitarbeiter

Ähnlich wie bei der Übergabe der Kanzlei innerhalb der Familie ist bei einer Übergabe an einen Mitarbeiter das Risiko von Mandatsverlusten gering, da der Nachfolger bereits bei den Man­dan­ten bekannt ist. Vorteil ist, dass auch hier der Übergang langfristig erfolgen kann und der Übergeber den Nachfolger und seine Fähigkeiten wegen der jahrelangen Zusammenarbeit sehr gut kennt. Bei dieser Form der Übergabe ist darauf zu achten, den Nachfolger frühzeitig bei Gesprächen mit wichtigen Mandanten mitzunehmen. Dies vereinfacht den Übergabeprozess. Dennoch gilt – wie bei der Nachfolge innerhalb der Familie –, dass die Möglichkeit bestehen muss, seinen eigenen Stil zu entwickeln. Auch sollte der Nachfolger auf seine neuen Aufgaben und seine neue Rolle als Chef gut vorbereitet werden.

Fusion beziehungsweise Aufnahme eines Partners

Eine weitere Form der Kanzleinachfolge ist die Fusion mit einer anderen Kanzlei beziehungsweise die Aufnahme eines Partners. Dies ist ein häufiges Nachfolgeszenario bei größeren Kanzleien. Durch eine finanzielle Einlage wird die gesamte finanzielle Situation der Kanzlei verbessert. Auch kann der bisherige Inhaber die Verantwortung, die er bislang alleine hatte, teilen und wird somit entlastet. Falls der Partner – oder bei einer Fusion die andere Kanzlei – sich spezialisiert hat, können gegebenenfalls dadurch das Dienstleistungsangebot erweitert und so neue Mandanten gewonnen werden. Die Integration eines Partners oder einer anderen Kanzlei in die bisherigen Prozessabläufe kann sich schwierig gestalten, wenn unterschiedliche Kulturen aufeinandertreffen. Auch der alleinige Entscheider entfällt bei dieser Form der Kanzleiübergabe, was eine Ent­schei­dungs­fin­dung erschweren könnte. Des Weiteren ist es entscheidend, dass vor einer Part­ner­auf­nahme oder einer Fusion klar über die zukünftige strategische Ausrichtung gesprochen wird, damit es nachher nicht zu Konflikten kommt.

Für den Notfall

Stellen Sie für den Fall der Fälle eine Notfallmappe mit einem Notfallplan bereit. Geben Sie die Mappe jemandem, dem Sie vertrauen, und informieren Sie Ihre Angehörigen und Mitarbeiter darüber.

In dieser sollte unter anderem festgehalten werden:

1. Vertretungsplan
2. Liste mit erteilten Vollmachten
3. Übersicht über Versicherungen
4. Bankverbindungen
5. Verträge
6. Passwörter/Nummernkombination des Safes
7. Testament und Hinterlegungsschein
8. Patientenverfügung et cetera