Erfassung der Bar­ein­nahmen - 24. März 2016

Kassenwechsel

Viele der aktuell ver­wen­de­ten elek­tro­nischen Kas­sen müssen vor dem 1. Januar 2017 um­ge­rüstet oder aus­ge­tauscht werden. Ab dann ist es näm­lich zwin­gend not­wen­dig, den Daten­ex­port von Kas­sen­ein­zel­daten sicher­zu­stellen. Be­trof­fen davon sind vor allem Kassen in der Gastro­no­mie und in Bäckereien.

Die meisten der kleinen und mittleren Betriebe erfassen zurzeit ihre Bareinnahmen entweder mit sogenannten offenen Ladenkassen, elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen. Die Ent­schei­dung für den verwendeten Kassentyp erfolgt derzeit noch frei nach den Erfordernissen des Betriebs.

Offene Ladenkasse

Bei der offenen Ladenkasse handelt es sich um eine Schublade in der Ladentheke, eine Geld­kas­set­te oder Ähnliches. Das Merkmal dieses Kassentyps ist nicht die Form der Geld­auf­be­wah­rung, sondern die fehlenden Datenaufzeichnungen durch die Kasse selbst. Diese verfügt über keinerlei technische Ausstattung oder Unterstützung. Somit muss der Mandant seine Tages­ein­nah­men ermitteln, was durch einen sogenannten Kassenbericht zu erfolgen hat. Dabei wird vom Endbestand des Tages der Anfangsbestand gekürzt, weiterhin werden die Entnahmen (und ähnliche Vorgänge wie Geldtransit) addiert sowie die Einlagen (und so weiter) subtrahiert, was im Ergebnis die Tageseinnahmen ergibt. Der Kassenbericht ist je Öffnungstag anzufertigen. Empfehlenswert ist es, neben der Erstellung des Kassenberichts ein sogenanntes Zählprotokoll anzufertigen. In diesem werden die einzelnen Münzenarten und Scheine mit der jeweiligen Anzahl angegeben, was einen guten Nachweis für den Kassenbestand darstellt. Das Zählprotokoll ist ebenfalls je Öffnungstag anzufertigen und sinnvollerweise von der zählenden Person zu unterschreiben. Eine automatisierte Berechnung des Bestands mithilfe einer Ta­bel­len­kal­ku­la­tions­datei (Excel, Calc, Numbers) ist fehlervermeidend und sollte deshalb möglichst vorgenommen werden. Zwingend vorgeschrieben ist aber weder die Ta­bel­len­kal­ku­lation noch das Zähl­pro­to­koll. Steuerlich ist darauf zu achten, dass bei dem Einsatz einer offenen Ladenkasse – im Fall unter­schied­licher Um­satz­steuer­sätze (null Prozent, sieben Prozent und 19 Prozent) – die Trennung der Entgelte erfolgen muss. Die Umsatzsteuer-Durch­füh­rungs­ver­ord­nung (UStDV) gibt das Verfahren hierfür vor (§ 63 Abs. 4 UStDV).

Elektronische Registrierkassen

Unter dem Begriff der Registrierkasse werden Systeme (Kassen, Waagen mit Regis­trier­kas­sen­funk­tion, Taxameter usw.) verstanden, die fest programmiert sind. Die Ge­schäfts­vor­fälle werden dabei auf einem batteriegepufferten EPROM, SRAM oder Flash-Speicher erfasst. In der Regel gilt, je älter das System ist, desto geringer ist die Speicherkapazität. Folgende Systeme werden dabei unter­schie­den (nach Teutemacher, Checkliste für eine ordnungsgemäße Kassenführung, BBK-Sonder­ausgabe):

  • Registrierkasse mit zwei Drucklaufwerken
    Ein Ausdruck erfolgt bei diesem Typ als Kassenbeleg für den Kunden (Kassenbon), der andere Ausdruck ist das Papierjournal, welches beim Betrieb verbleibt. Der Umfang des Papierjournals ist abhängig von der Programmierung. Eine digitale Einzelaufzeichnung findet nicht statt. Somit ist es auch nicht verwunderlich, dass diese Systeme keinen Datenexport ermöglichen
  • Registrierkasse mit einem Drucklaufwerk
    Das Journal wird bei diesen Kassen elektronisch erstellt, ansonsten unterscheiden sie sich nicht von den Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken. Aufgrund der häufig geringen Speicher­ka­pa­zi­tä­ten ist eine Datenspeicherung über einen längeren Zeitraum nicht möglich. Eine Exportschnittstelle ist ebenfalls nicht vorhanden. Die Daten werden bauartbedingt nach dem Abruf des Tagesendsummenbons gelöscht. Der Bon wird Z-Bon genannt. Das Z steht als Abkürzung für to zero, das heißt nullstellen, was den Vorgang der Datenlöschung (nach dem Ausdruck des Bons) begrifflich deutlich anzeigt
  • Registrierkasse mit Druck- und Schnittstellenfunktion
    Insbesondere bei modernen elektronischen Registrierkassen wird ein elektronisches Journal geführt, das durch eine Schnittstelle auf einen externen Datenträger übertragen oder mittels Software auf einem Computer gespeichert werden kann. Im Journal werden nicht nur Summenwerte, sondern Einzelpositionen erfasst
  • PC-Kassen

Dieser Kassentyp basiert auf den üblichen PC-Betriebssystemen wie Windows, Linux oder Mac OS X. Die Journaldaten werden auf einem verbauten Speichermedium (beispielsweise Harddisk oder Flash-Speicher) geschrieben. Auf dem PC ist Kassensoftware installiert, die häufig mit anderen Systemen zusammenarbeitet, beispielsweise mit Warenwirtschaftssystemen und Scannern

Gesetzliche Vorgabe

Die Daten sind jederzeit verfügbar und können unverzüglich lesbar gemacht werden.

Nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO) können die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ord­nungs­mäßi­ger Buchführung entsprechen. Bei der Füh­rung der Bücher und der sonst er­for­der­lichen Auf­zeich­nun­gen auf Da­ten­trä­gern muss ins­be­son­dere sicher­ge­stellt sein, dass wäh­rend der Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist die Daten jeder­zeit ver­füg­bar sind und un­ver­züg­lich les­bar ge­macht werden können (§ 146 Abs. 5 Satz 2 AO). Alleine diese Vorgaben des Satzes 2 sollten beim Einsatz von exotischen Billiglösungen kritisch in die Überlegungen einbezogen werden. Wurde vom Mandanten ein Daten­ver­ar­bei­tungs­system eingesetzt, hat die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Da­ten­ver­ar­bei­tungs­system zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (Z1-Zugriff). Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (Z2-Zugriff) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Z3-Zugriff) zur Verfügung gestellt werden.

Übergangsregelung bis 31. Dezember 2016

Die Finanzverwaltung hat für die oben geschilderte und immerhin schon seit dem 1. Januar 2002 geltende gesetzliche Regelung im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07) eine meines Erachtens großzügige Übergangsregelung geschaffen: Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wurde und wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Daraus erklärt sich die Behauptung, dass ab dem 1. Januar 2017 neue Vorgaben für elektronische Registrierkassen zu beachten sind. Das gilt insbesondere für die älteren Kassensysteme, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können. Deren Einsatz ist ab dem genannten Datum nicht mehr zulässig. Werden diese dennoch weiter verwendet, stellt das einen Verstoß gegen die formellen Vorschriften zur Kassenführung dar. Damit wäre die Buchführung nicht mehr ord­nungs­gemäß. Genau genommen waren die Steuerpflichtigen aber auch schon seit dem oben genannten BMF-Schreiben verpflichtet, technisch mögliche Softwareanpassungen und Speicher­er­wei­te­run­gen mit dem Ziel durchzuführen, die erläuterten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Soweit das ersichtlich ist, hat die Finanzverwaltung diese Vorgabe aber nicht kleinlich überprüft und verfolgt.

Änderung ab 1. Januar 2017

Aus der gesetzlichen Regelung und der erläuterten Übergangsregelung der Finanzverwaltung ergibt sich die wesentliche Änderung, spätestens ab dem 1. Januar 2017 eine maschinelle Auswertbarkeit der vom Kassensystem erfassten Einzeldaten sicherzustellen. Ob eine eingesetzte Registrierkasse mit Druck- und Schnittstellenfunktion oder eine PC-Kasse diese Möglichkeit bietet, sollte deshalb unverzüglich mit dem Kassenaufsteller geklärt werden. Der Einsatz der anderen elektronischen Kassentypen Registrierkasse mit zwei Drucklaufwerken und Registrierkasse mit einem Drucklaufwerk (ohne Schnittstellenfunktion) ist mangels Datenexport, also der fehlenden maschinellen Auswertbarkeit, nicht mehr erlaubt. Unverändert eingesetzt werden dürfen offene Ladenkassen (zuletzt BMF, Schreiben vom 19. Dezember 2014, IV A 4 – S 0316/13/10005 :003). Eine Rückkehr zu diesem System wird sich aber alleine deshalb verbieten, weil eine Kontrolle der eingesetzten Mitarbeiter nur völlig unzureichend möglich ist. Die Kosten der Umstellung oder gar der Neuanschaffung eines Kassensystems haben die Mandanten zu tragen. Das gilt auch für die Kosten im Zusammenhang einer steuerlichen Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO). Eine seriöse Angabe ist hierzu in pauschaler Form nicht möglich.

Klärungsbedarf

Zunächst ist zu klären, ob das eingesetzte Kassensystem eine Anpassung überhaupt zulässt. Nach einer Angabe der Vectron Systems AG (Hersteller von Registrierkassen insbesondere für Gastro­no­mie und Bäckereien) soll das Verhältnis bei etwa 70 Prozent Software Update (also Anpassung) und 30 Prozent Neukauf liegen. Ob diese Zahlen allgemeingültig sind, lässt sich nicht abschätzen, ist für den einzelnen Mandanten aber auch nicht von Bedeutung. Für diesen ist es entscheidend, welches Kassensystem er bisher im Unternehmen eingesetzt hat, denn nur bei einem mit Schnittstellenfunktion kann die Anpassung technisch überhaupt möglich sein. Neben der Frage, ob das konkrete Kassensystem vom Hersteller auf Dauer unterstützt wird, ist die Höhe der Kosten zudem von der Anzahl der eingesetzten Geräte abhängig. Auch hier ist eine all­ge­mein­gül­tige Aussage nicht möglich. Dass die Vectron Systems von einem zusätzlichen Um­stel­lungs­umsatz alleine in ihrem Unternehmen zwischen 100 und 150 Millionen Euro ausgeht, zeigt aber die Größenordnung auf. Auch PC-Kassen werden nicht mehr in allen Fällen anzupassen sein, obwohl es sich hierbei nur um eine Software handelt, die eine Änderung benötigt. Der Autor hat in den letzten Wochen selbst von einem Mandanten erfahren, dessen PC-Kasse noch mit einem Pentium-Prozessor (Produktion von 1993 bis 1999) ausgestattet ist. In diesem Man­dan­ten­betrieb wird un­zwei­fel­haft die Neuanschaffung einer Kasse die ökonomisch sinnvolle Variante darstellen.

Ausblick auf 2019

Das BMF hat im März 2016 einen Gesetzes – sowie einen Verordnungsentwurf bekannt gemacht, der – sollte eine Verabschiedung erfolgen – nicht weniger als die Einführung von mani­pu­la­tions­freien Kassensystemen in Deutsch­land regelt. Unter dem etwas sperrigen Titel „Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen“ wird zu­nächst eine ge­setz­lich nor­mierte Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht im Fall der Ver­wen­dung elek­tro­nischer Kas­sen­systeme ge­regelt.
Das in einem nach dem 31.12.2018 be­gin­ne­nden Wirt­schafts­jahr ein­ge­setzte Kas­sen­system muss zwin­gend vom Bundes­amt für Sicher­heit in der In­for­ma­tions­tech­nik zer­ti­fi­ziert worden sein und über ein Si­che­rungs­modul, ein Speicher­me­dium und eine di­gi­tale Schnitt­stelle ver­fügen. Andere elek­tro­nische Sys­teme dürfen nicht mehr be­worben und in den Ver­kehr gebracht werden. Offene Laden­kassen bleiben aber un­ver­ändert zu­lässig. Flankiert werden die An­for­de­run­gen durch die Ein­füh­rung einer Kas­sen­nach­schau.
Der Mandant, der eine neue Kasse anschafft, sollte sich deshalb vom Her­stel­ler die Nach­rüst­bar­keit hin­sicht­lich der künf­ti­gen An­for­de­run­gen un­be­dingt zu­sichern lassen.

Fazit

Der Datenexport von Kasseneinzeldaten ist ab dem 1. Januar 2017 zwingend sicherzustellen. Dieser wird nach Auffassung des Autors eine völlig neue Qualität in die steuerliche Außenprüfung von Bargeldbetrieben bringen. Das gilt insbesondere dann, falls auch noch das INSIKA-Projekt zeitnah umgesetzt wird.

Aktualisiert am 21.03.2016

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Zum Autor

WE
Wolfgang Eggert

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in der Schorr Eggert Kasanmascheff Steuerberatungsgesellschaft mbH, Forchheim. Der Autor ist neben der Beratung von Mandanten vorwiegend im Bereich der Schulung von Kollegen und Mitarbeitern tätig (insbesondere www.teletax.de).

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