Qualitätssicherung - 28. Mai 2014

Immer besser werden

An die Leistungen einer Steuer­beratungs­kanzlei werden gestei­gerte Anfor­de­rungen gestellt. Für die Leistungs­erstel­lungs­prozesse Buch­füh­rung und Jahres­ab­schluss ist die digitale Daten­ana­lyse das ge­eig­nete Instru­ment zu deren Qualitätssicherung.

Die von der Bundessteuerberaterkammer am 27. März 2012 beschlossene Verlautbarung zur Qualitätssicherung in der Steuerberatungskanzlei definiert Qualitätssicherung als ein Bündel von Maßnahmen, um die geforderte beziehungsweise angestrebte Qualität der erbrachten Leistungen zu erhalten und zu verbessern. Der Berufsstand wird aufgefordert, seine beruflichen Tätigkeiten hinsichtlich Kanzleizielsetzung, Dienstleistungs-, Mandats- und Honorarpolitik so zu gestalten, dass dadurch der Nutzen für den Mandanten und die Produktivität der Kanzlei gesteigert werden. Im Rahmen der Qualitätssicherung sollen die Arbeitsabläufe nachvollziehbar dokumentiert und optimiert und dadurch Fehler bei der Leistungserstellung vermieden werden. Durch Kontrolle und Nachschau der Leistungserstellungsprozesse soll ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in der Kanzlei angestoßen werden.

Finanzverwaltung

Doch auch die Finanzverwaltung stellt die Steuer­be­ratungs­kanzlei vor immer neue He­raus­for­de­rungen, die Erwar­tungs­haltung des Mandanten zu erfüllen. Im Rahmen des bundes­ein­heit­lichen Ver­waltungs­abkommens KONSENS (Koordinierte neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung) wurde die Entwicklung von elektronischen Bausteinen auf allen Ebenen des Steuerrechts (E-Steuererklärung, E-Bilanz, E-EÜR, E-Lohnsteuerkarte etc.) auf den Weg gebracht. Höhere Anforderungen an die Qualität der Buchführung und der Jahresabschlüsse beziehungsweise Einnahmen­über­schuss­rechnungen ergeben sich auch aus der Anwendung von Prüf-Software (WIN IDEATM) durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen. Dabei werden unter anderem statistisch-mathematische Verfahren eingesetzt, um die Daten der Buchführung des Steuerpflichtigen auf Plausibilität zu prüfen. Werden Auffälligkeiten festgestellt, kommt es nicht selten zur Zuschätzung von Gewinnen oder schlimmstenfalls zur Verwerfung der Buchführung.

Digitale Datenanalyse

Um die Buchhaltung des Steuerpflichtigen zu prüfen, setzt die Finanzverwaltung statistisch-mathematische Verfahren ein.

Die Bundessteuerberaterkammer fordert, dass zumindest nach der Auftragsbearbeitung eine Kontrolle der Arbeitsergebnisse durchzuführen ist (vgl. Abschnitt 5.2.1 Kontrolle der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer vom 27.03.2012), zumindest in Stichproben. Aufgrund der stetig steigenden Zahl betrieblicher Transaktionen erhöht sich die Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle, beispielsweise bei Umsatzsteuersachverhalten mit Auslandsbezug. Die stichprobenartig und manuell durchgeführte Kontrolle ist vor dem Hintergrund der steigenden Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle weder wirtschaftlich noch effizient. Fehler können in der Gesamtheit aller Geschäftsvorfälle nicht ausgeschlossen werden. Es erscheint vielmehr sinnvoll, die Grundgesamtheit aller Geschäftsvorfälle einer Kontrolle zu unterziehen.

Da die Buchführung und der Jahresabschluss heute fast ausschließlich über EDV erstellt werden, liegen die Buchungsdaten in digitaler Form vor. Es liegt nahe, die digital verfügbaren Daten vollständig digital auszuwerten und zu analysieren. DATEV stellt dafür die Prüf-Software von ACLTM (Audit Command Language) zur Verfügung. Da der Einsatz von ACL auf Skripten basiert, die vom Anwender je nach Anwendungsfall individuell geschrieben werden müssen, ist die Anwendung der Software mit hohem Einarbeitungsaufwand verbunden. Zur einfacheren Handhabung des Programms stellt DATEV mit DATEV ACL comfort eine Lösung zur Verfügung, die auch komplexere Analysen mit wenigen Grundkenntnissen ermöglicht. Der Import der Daten erfolgt unkompliziert aus Kanzlei-Rechnungswesen pro in DATEV ACL comfort.

Beispiele

Das Potenzial und das Anwendungsspektrum digitaler Datenanalyse sollen anhand der folgenden Beispiele aus DATEV ACL comfort aufgezeigt werden. Mithilfe der Software können Konten, die bebucht, aber nicht beschriftet wurden, herausgefiltert werden. Wurden Konten bebucht, die nicht beschriftet sind, kann es sich um Fehlbuchungen aufgrund von Zahlendrehern oder zu vielen Stellen in der Kontonummer handeln. Wurde zum Beispiel statt des Kontos 6300 das Konto 63000 bebucht, sind Aufwendungen nicht erfasst worden und Vorsteuer wurde nicht geltend gemacht. Werden systematisch Konten nicht beschriftet, kann die Buchführung insgesamt in Zweifel gezogen werden. Buchungen ohne Buchungstext können aufgelistet werden. Bei fehlenden Buchungstexten besteht die Gefahr, dass die Buchführung innerhalb angemessener Zeit nicht mehr nachvollzogen werden kann oder dass die Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen nicht mehr nachprüfbar sind. Buchungen ohne Buchungsbeleg stellen einen wesentlichen Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung dar, da grundsätzlich keine Buchung ohne Beleg erfolgen sollte. Bei massiven Verstößen könnte die Buchführung verworfen werden. Liegt das Buchungsdatum in einem späteren Kalendermonat als das Belegdatum, weist dies darauf hin, dass Geschäftsvorfälle verspätet gebucht wurden. Sind Erlöskonten betroffen, wurde eventuell die Umsatzsteuer zu spät abgeführt. Sind Aufwandskonten betroffen, sind dem Steuerpflichtigen Liquiditätsnachteile entstanden, da Vorsteuer zu spät geltend gemacht wurde. Auch Vorläufe und Festschreibedaten werden analysiert.

Bei diesem Prüfungsschritt erfolgt eine Anzeige der Vorlaufnummern der Bewegungsdaten mit dem Vorlaufdatum (gebucht bis) und dem Datum der Festschreibung. Dadurch kann zum einen aufgezeigt werden, ob die Buchungen zeitnah erfolgt sind, und zum anderen, ob die geforderte Un­ver­änder­barkeit der Buchungen durch die Fest­schrei­bung der Daten sicher­ge­stellt wurde. Erfolgt keine zeit­nahe Fest­schreibung, ist die Ver­änder­barkeit der Daten noch möglich und die Ord­nungs­mäßig­keit der Buch­führung könnte an­ge­zweifelt werden. Weiterhin besteht das Risiko, dass nach­träg­lich Buchungen in Monaten erfolgen,­ für die die Um­satz­steuer­vor­an­meldung bereits an die Finanz­ver­waltung über­mittelt wurde. Erfolgen in diesen Monaten noch Buchungen, ohne dass eine korri­gierte Vor­an­meldung erstellt wird, kann dies zu Problemen mit der Finanz­ver­waltung führen. Bei der Gegen­konten­analyse werden dem ge­wünschten Konto die dazu­ge­buchten Gegen­konten gegen­über­ge­stellt. Dadurch können auf einen Blick die wichtigsten Konten­kombi­na­tionen im Zusam­men­hang mit dem aus­ge­wählten Konto identi­fi­ziert werden. Unge­wöhn­liche Gegen­konten werden so trans­parent. Mit der ein­ge­bauten Drill-down-Funktion können un­ge­wöhnliche Gegen­konten Buchung für Buchung einer tieferen Betrachtung unterzogen werden.

Prüfschritte zur Qualitätssicherung

In DATEV ACL comfort sind mehrere Hundert Prüfungsschritte hinterlegt. Dazu einige Beispiele: Bei der Kassen­minus­prüfung wird der Kassenbestand auf negative Bestände untersucht. Die Debitoren werden nach überfälligen Forderungen durchsucht und klassi­fi­ziert. Die Klassi­fi­zierung kann frei gewählt werden (z. B. 0 bis 30 Tage; 31 bis 60 Tage … überfällig). Mittels Analyse der Umsatzerlöse im Soll und des Wareneinsatzes im Haben werden unerwartete Bewegungen auf den Umsatz- beziehungs­weise Waren­ein­satz­konten aufgelistet und können so einer weiteren Analyse unterzogen werden. Mit dem Prüfungsschritt Sonderabschreibungen kann festgestellt werden, ob im handels­rechtlichen Jahresabschluss nur steuerlich zulässige Sonderabschreibungen auf die Wirtschaftsgüter des Anlage­vermögens angewendet wurden. Über alle durchgeführten Qualitäts­sicherungs­maß­nahmen wird vom Programm ein Protokoll erstellt, aus dem sich das Prüfungs­ziel, das Prüfungs­ergebnis, die auffälligen Sachverhalte, die einbezogenen Konten der Buchführung, betragsmäßige Einschränkungen (beispielsweise Auffälligkeiten ab 1.000 Euro) ergeben. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Anmerkungen vorzunehmen. Die Forderung der Bundes­steuer­berater­kammer, dass alle Qualitäts­siche­rungs­maßnahmen auch dokumentiert werden müssen, wird damit erfüllt.

Video

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Mit DATEV ACL comfort haben Prüfer die Möglichkeit, Massendaten zu sichten. Sehen Sie mehr dazu im Video.

MEHR DAZU

Weitere Informationen zu DATEV ACL comfort finden Sie unter www.datev.de/acl-comfort

Workshops

„Einstieg in die Analyse von Bar- bzw. Registrierkassendaten mit DATEV ACL comfort“ (Art.-Nr. 70866): Hier erhalten Sie den ersten Einblick in die digitale Datenanalyse. Anhand von GDPdU-Daten aus dem Rechnungswesen und Tageseinnahmen einer Registrierkasse werden die einzelnen Phasen der Datenanalyse besprochen. An einem Schulungsrechner analysieren Sie einen Datenbestand mit vorgefertigten Prüfungsschritten des Programms DATEV ACL comfort.

www.datev.de/einstieg-kassendatenanalyse

„Digitale Datenanalyse – Fach- und Praxiswissen kompakt“ (Art.-Nr. 73059): Im dreitägigen Workshop lernen Sie in praktischen Übungen und Theorieeinheiten, die unter anderem Praxisfälle in DATEV ACL comfort sowie Informationen über die Anforderungen der Betriebsprüfung beinhalten. Neben Tipps und Tricks zum praktischen Einsatz der Software erfahren Sie, wie DATEV Sie bei der Einführung in der Kanzlei und bei Ihren Mandanten unterstützt.

www.datev.de/seminar-datenanalyse

„Analyse von Bar- bzw. Registrierkassendaten“ (Art.-Nr. 70808): Im Aufbau-Workshop werden anhand von Kassendaten einzelne Phasen der Datenanalyse detailliert durchlaufen. Hier importieren Sie selbstständig Registrierkassendaten und erlernen den Abgleich von Datenbeständen (Finanzbuchhaltung versus Registrierkassen). Sie untersuchen den Datenbestand nach Auffälligkeiten (Kassenminusprüfung, Chi-Quadrat-Anpassungstest, Benford-Analyse) und erarbeiten Lösungen für verschiedene Praxisfälle.

www.datev.de/aufbau-kassendatenanalyse

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Telefon +49 911 319-6144

Telefax +49 911 319-7374

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Zum Autor

Karsten Schmidt

Karsten Schmidt, Wirt­schafts­prüfer, Partner der SGK Steuer­be­ra­tungs­ge­sell­schaft in Heide­nau, be­schäf­tigt sich mit der Prüfung von Jahres­ab­schlüssen öffent­licher und privater Unter­nehmen sowie der Er­stellung betriebs­wirt­schaft­licher Gut­achten für Unter­nehmen und Ge­richte. Darüber hinaus gehört er dem Vor­stand der INAA Group an.

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