Praxis - 16. Juli 2019

Haben Sie kurz Zeit?

Wesentlicher Bestandteil eines gelungenen Selbst­ma­na­ge­ments ist der Umgang mit der Zeit. Da diese sich schlecht vermehren lässt, sollte man sie möglichst effi­zient nutzen. Steuerberaterin Mechtild Michaela Maurer betreibt ein effi­zien­tes Zeitmanagement in ihrer Kanzlei. Im Interview gibt sie einen Einblick und gesteht, was sie gerne aufschiebt.

DATEV magazin: Leidet die steuerberatende Branche unter Zeitmangel?
MECHTILD M. MAURER: In gewissem Sinne, was nicht nur der Branche geschuldet ist. Wir haben zwar einen Rahmen, den uns das Gesetz in Form von Fristen vorgibt. Darüber hinaus gibt es Ab­spra­chen mit Mandanten, wann der Auftrag erledigt sein muss, zum Beispiel im Lohn. Der Um­fang der Aufgaben hat sich jedoch erhöht und die Vielfalt der Aufgaben ist gestiegen. Viele er­fül­len mehrere Aufgaben neben­ein­ander: Tagesgeschäft, Kundentermine, Fortbildung, Netzwerken.

Ging es früher gemächlicher zu?
Durch die heutzutage eingesetzte Technik beschleunigt sich der Durchlauf. Zu Beginn meiner be­ruf­li­chen Tätigkeit gab es bei meinem Arbeitgeber noch keinen PC und kein Fax. Auswertungen kamen per Post zurück in die Kanzlei. Später rief beim Eingang eines Faxes der Sender oft gleich an, ob das Fax schon da sei und man es gleich be­ar­beiten könne. Mit digitaler Technik nahm und nimmt das Tempo spürbar zu.

Ist das Kritik an der Digitalisierung?
Eher am daraus resultierenden Verhalten. Denn oft setzen wir die frei werdende Zeit ein, um noch mehr zu erledigen. Das Ergebnis ist das ständige Gefühl, den Aufgaben nicht gerecht zu werden oder nicht fleißig genug zu sein. Es braucht daher ein gutes Zeitmanagement; das schließt ein, dass etwas auch mal auf später verschoben wer­den darf.

Wie gestalten Sie Ihr persönliches Selbst- und Zeitmanagement?
Die Herausforderung besteht darin, fachliche Arbeit und unternehmerische Or­ga­ni­sation im Gleich­ge­wicht zu halten. Dazu muss ich alle meine Aufgaben kennen und einen Überblick be­hal­ten. Neben einer klaren Aufgabenverteilung plane ich täglich meine verfügbare Zeit. Mein we­sent­liches Instrument ist mein Kalender in Outlook. Alle meine Termine bilde ich dort ab: be­ruf­liche, private, Präsenztermine, Te­le­fon­ter­mine, Mandantengespräche oder Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­che. Nur so kann ich ein Gespür entwickeln, wann die Aufgaben für einen Tag oder eine Woche zu viel werden.

Outlook ist das Stichwort – welche Werkzeuge und Tools nutzen Sie in Ihrer Kanzlei?
Einen gemeinsamen digitalen Kalender und einen Wandkalender, den Arbeitsplatz in der DATEV Eigenorganisation, selbst definierte Listen und Übersichten, Pro­zess­be­schreibungen – alle diese Hilfsmittel unterstützen die Planung. Das pro­zess­orien­tierte Arbeiten mit DATEV ProCheck, DATEV Unternehmen online und DATEV DMS gibt uns Raum für Tätigkeiten, die weit über Er­fas­sungs­auf­gaben hinausgehen. Mir selbst ist eine begrenzte Zahl an Programmen wichtig, um wenige Kanäle überwachen zu müssen. So haben wir unsere Mandanten gebeten, nur Post und E-Mail als Info­ka­nal zu nutzen. Wir tragen keine Informationen über WhatsApp, SMS oder Ähnliches zu­sam­men. Durch all das kann ich mehr Berater sein, und meine Mitarbeiter können sich fachlich weiterbilden.

Ihr Management zwingt Sie also, auch mal Nein zu sagen?
Ja, auch wenn es schwerfällt. Warum können wir so schlecht Nein sagen? Weil wir unser Wohl­be­fin­den aus der Wertschätzung ableiten, die wir erfahren. Wenn wir es allen recht machen, werden wir, so hoffen wir, stärker geschätzt. Dass wir am Ende niemandem genügen und Kritik ernten, verletzt uns – wir haben es doch gut gemeint. Nur ist gut gemeint eben nicht gut gemacht. Ein überlegtes und begründetes Nein hilft allen Beteiligten. Auch Mandate abzulehnen, die nicht zu unserer Strategie passen, ist für alle ein Gewinn – selbst für den Mandanten.

Apropos – wie beraten Sie Ihre Mandanten hinsichtlich Zeitmanagement?
Wir beraten dann, wenn der Termindruck bei uns zu landen droht. Nach meiner Beo­bach­tung haben Zeitdruck und fehlende Termintreue ihren Grund auch in einer feh­len­den Transparenz. Gerade in Betrieben mit bis zu 20 Mitarbeitern und ent­spre­chen­den Führungsstrukturen ist Zeit­mana­ge­ment wichtig. Liefert der Mandant re­gel­mä­ßig zu spät, kann ein Grund sein, dass er die Vorarbeit nicht schätzt und sie schiebt. In die­sem Fall analysieren wir, wie wir ihn unterstützen können, zum Beispiel mit vor­ge­fer­tig­ten Excel-Tabellen oder Checklisten. Wenn der Mandant selbst auf In­for­ma­tio­nen warten muss, um sie weiterzugeben, untersuchen wir, ob wir die Termine oder Ab­rech­nungsdaten verlegen können. Ein dritter Grund kann eine fehlende Pro­zess­or­ga­ni­sa­tion beim Mandanten sein. Hier bieten wir Hilfe in der Analyse und im Definieren von Maß­nah­men.

Und wenn es nicht um den eigenen Termindruck geht?

Mitarbeiter ­brauchen einen ­Puffer, um ­spontan ­Arbeiten über­nehmen zu können.

Dann sind wir Dienstleister und stehen un­seren Man­dan­ten in deren zeit­kri­ti­schen Situationen zur Seite. Erfahrungsgemäß sind Anfragen am Wo­chen­an­fang zahlreich. Ich halte den Mon­tag­mor­gen überwiegend von Terminen frei. Gerne brüten Mandanten übers Wo­chen­en­de über einer Aufgabe und melden sich dann gleich montags. Meist reicht ein Te­le­fo­nat, um die Aufgabe einzuordnen und not­wen­dige Maßnahmen anzustoßen. Der Mandant ist beruhigt, weil die Angelegenheit geklärt ist und in angemessener Zeit weiter daran gearbeitet wird. So kann ich das nächste Zeitfenster planen und ihm anbieten.

Nicht alles lässt sich planen – wie gehen Sie in der Kanzlei mit dem Faktor X um?
Unvorhergesehenes und Unterbrechungen sind in unserem Beruf die Regel. Ich halte auch hier im Kalender Puffer frei, die ich oder meine Sekretärin nutzen, um un­ge­plan­te Aufgaben im Ansatz zu bearbeiten. Ein Beispiel: Damit meine Mitarbeiter nicht mit jeder Frage einzeln und spontan zu mir kommen, vereinbaren wir interne Termine genauso ernsthaft wie Termine mit Mandanten. Sie wer­den genutzt, um im Vier-Au­gen-Prinzip Aufträge zu besprechen oder um die Vorgehensweise bei Rechts­be­hel­fen, bei Fragen der Verwaltung oder der Mandanten gemeinsam fest­zu­legen.

Wie unterstützen Sie Ihre eigenen Mitarbeiter?
Indem ich sie nicht vollständig verplane. Sie brauchen wie ich einen Puffer, um spon­tan Arbeiten übernehmen zu ­können. Ich bereite mit ihnen deren große Ab­wesen­hei­ten akribisch vor. Auch Besprechungen mit dem Mitarbeiter vor ­Beginn einer neuen Aufgabe oder der Übernahme eines neuen Mandats machen die Arbeit übersichtlicher und damit angenehmer. Diese Zeit ist gut in­ves­tiert. Im laufenden Prozess stehe ich meinem Team planbar und zuverlässig zur Verfügung. Ich sorge dafür, dass das Mehr an Zeit nicht durch noch mehr Arbeit gefressen wird, sondern bei­trägt zum internen Austausch und zur Entwicklung der Kanzlei.

Hand aufs Herz: Was schieben Sie selbst gerne vor sich her?
Komplizierte Fragen, wofür ich Ruhe brauche und die mir nicht so leicht von der Hand gehen, bleiben auch bei mir mal liegen. Das Studium von umfangreicher Fachliteratur, um bei Ge­stal­tungen sicher zu sein, lege ich auf die Abendstunden oder aufs Wo­chen­ende. Selbst wenn ich sie tagsüber einplane, reicht selten die Zeit. Bei termin- und frist­ge­bun­denen Aufgaben gebe ich die Verantwortung an die Mitarbeiter. Die erinnern mich dann schon daran.

MECHTHILD MICHAELA MAURER

Steuerberaterin und Alleininhaberin in der Kanzlei Mechtild Michaela Maurer,
neun Mitarbeiter

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Carsten Fleckenstein

Redaktion DATEV magazin

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