Lohn- und Gehalts­do­ku­mente - 29. September 2016

Fit für den digitalen Wandel

Kanzleien sollten in die digitale Zu­sam­men­arbeit mit der Be­reit­stellung der Lohn- und Ge­halts­do­ku­mente ein­stei­gen. Dadurch ge­winnen die Mit­ar­bei­ter Zeit und profi­tie­ren be­son­ders die Mandanten.

Auf der Suche nach einem neuen Notebook werden Sie im Internet fündig. Doch statt das gewünschte Modell in den Warenkorb zu legen und die Bestellung abzuschicken, rufen Sie die Bestellhotline an. Was sich umständlich anhört, ist in vielen Steuerkanzleien oft noch  Realität. Vor allem wenn es um den Austausch von Lohndaten und -dokumenten geht. Digital arbeiten bedeutet allzu häufig noch, dass der Mandant die für die Lohnabrechnung relevanten Daten erfasst und per E-Mail oder Fax an die Kanzlei sendet. Diese druckt die Dokumente aus und übernimmt die Daten manuell in das Programm für die Lohnabrechnung. Damit verschenken Sie und Ihre Mitarbeiter viel Potenzial, denn gerade von durchgängigen digitalen Prozessen können Sie und insbesondere auch Ihre Mandanten gewinnbringend profitieren.
„Meine Mandanten wollen das nicht.“ Ein vielfach vorgebrachtes Argument. Doch: Ihre Mandanten arbeiten oft schon digital. Nicht nur, dass in vielen Unternehmen bereits auf digitale Prozesse gesetzt wird, es lässt sich auch ein Trend zur Auslagerung von Dienstleistungen bei Unternehmen erkennen. Das betrifft insbesondere Verwaltungsaufgaben, die der Mandant nicht mehr übernehmen will oder kann, wie unter anderem Personalbeschaffung, -analyse und Controlling (vgl. IBM Institute for Business Value Global Study, 2014). Haben Sie diese Entwicklung im Blick, können Sie Ihr Leistungsportfolio ausbauen und den Bedarfen Ihrer Mandanten gerecht werden.

Automatismen erleichtern das Lohnleben

Steigen Sie in die digitale Zusammenarbeit mit der digitalen Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente ein. Über die Plattform DATEV Unternehmen online können Sie die Lohndokumente wie die Personalkostenübersicht oder das Lohnjournal Ihren Mandanten nach der Abrechnung direkt bereitstellen. Lohnunterlagen wie Arbeitsverträge können die Mandanten einscannen und über die digitale Personalakte in DATEV Unternehmen online an die Kanzlei übertragen. Versehen mit Schlagworten und zentral abgelegt stehen die Lohnunterlagen jederzeit allen Beteiligten in der DATEV-Cloud zur Verfügung. Dabei werden höchste Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllt. Arbeiten Ihre Mandanten bereits mit der Plattform im Bereich der Finanzbuchführung, kennen diese den Prozessablauf bereits. Erhalten Sie die für die Lohnabrechnung notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten zudem direkt online, müssen Ihre Lohnsachbearbeiter die Daten nicht mehr ausdrucken und erneut manuell erfassen.
Und nutzen Sie für Mandanten, deren Arbeitnehmer monatlich gleichbleibende Gehälter erhalten, in LODAS die automatische Abrechnung, wird die Lohnabrechnung monatlich sogar automatisch ohne weitere Bearbeitung durchgeführt.
Den Mitarbeitern Ihrer Mandanten können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls digital und direkt über das Portal DATEV Arbeitnehmer online zustellen. So führen Sie die monatliche Lohnabrechnung durch und sparen sich die Zeit, die Dokumente per E-Mail oder Post an den Mandanten und deren Arbeitnehmer zu senden. Darüber hinaus müssen Sie sich keine Gedanken um die Sicherheit der Daten machen, denn das DATEV-Rechenzentrum im Hintergrund übernimmt dies für Sie.

Die Vorteile liegen auf der Hand

Ihre Mitarbeiter haben durch die digitale Zusammenarbeit mehr Zeit, um Beratungsbedarfe beim Mandanten zu erkennen oder sich in komplexe Fälle einzuarbeiten. Ihren Mandanten können Sie sich als moderne Kanzlei präsentieren, die Ihr Leistungsangebot ausbauen will und die für die Zukunft gut gerüstet ist.
Arbeiten Sie mit Ihren Mandanten in den verschiedensten Arbeitsbereichen durchgängig digital zusammen, können Sie über die Übernahme weiterer Leistungen nachdenken. Über DATEV Unternehmen online können Sie beispielsweise Kernprozesse wie den digitalen Austausch von Rechnungsbelegen oder die elektronische Abwicklung von Zahlungen anbieten. Zukünftig kann es sogar so weit gehen, dass Sie sich als Personalbüro Ihrer Mandanten etablieren. Denn nur, wenn Sie mit Ihren Mandanten digital zusammenarbeiten, können Sie auch zukünftig Leistungen übernehmen, die über die Lohn- und Gehaltsabrechnung hinausgehen.

Das richtige Fundament schaffen

Das richtige Fundament schaffen

Die digitale Zusammenarbeit bedeutet für alle Beteiligten eine Umstellung der bisher bekannten Arbeitsweise. Aber am Thema Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei. Aktuelle und zukünftige Entwicklungen wie die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bauen darauf auf. Stellen Sie deshalb bereits heute die Weichen.

1. Legen Sie die Strategie fest

Machen Sie Ihren Mandanten deutlich, welchen Weg Sie zukünftig gehen wollen, und zeigen Sie ihnen die Möglichkeiten auf. Das bedeutet, dass Sie die Leistungen, die Sie bereits heute für Ihre Mandanten übernehmen, digitalisieren und automatisieren sollten und somit die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit schaffen.

2. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Bevor Sie mit Ihren Mandanten das Gespräch suchen, machen Sie Ihre Mitarbeiter fit. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter dabei und mit der Arbeitsweise vertraut sind, ziehen Sie daraus den bestmöglichen Erfolg für Kanzlei und Mandant.

3. Testen Sie die Produkte selbst

Nutzen Sie für die Bereitstellung der Lohnabrechnungen Ihrer Kanzleimitarbeiter den digitalen Weg über Arbeitnehmer online und lassen Sie Ihre Kanzlei kostenlos für Unternehmen online freischalten. Sie können somit alle Funktionen vor dem Live-Betrieb mit den Mandanten selbst testen, wertvolle Erfahrungen sammeln und Fragen Ihrer Mandanten kompetent beantworten.

Fotos: Bernd Thissen / dpa, Corky Mller / EyeEm / Getty Images

Zur Autorin

SS
Sandra Schrammel

Mitarbeiterin DATEV eG Marktbearbeitung Personalwirtschaft

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