Meist wird im Zusammenhang mit Digitalisierung von neuer Technik gesprochen und wie sie sich auf den Kanzleiinhaber und die Mandanten auswirkt. Weniger darüber, was das für die Mitarbeiter bedeutet: Wie fit ist Ihre Mannschaft für die Digitalisierung und damit für die zukünftige Arbeitswelt?
Den Reifegrad Ihrer Kanzlei können Sie mit Hilfe eines abgeleiteten Stufenmodells des MIT Center for Digital Business (siehe Infokasten unten) einordnen und erfahren, was Ihre Kanzleimitarbeiter je Stufe wissen und können sollten.
Stufe 1: digitaler Anfänger
Als digitaler Anfänger erprobt Ihre Kanzlei die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung. Anfallende Daten, insbesondere in den Prozessen zur Erbringung Ihrer Kernleistungen und für Ihre Kanzleiorganisation, werden erstmalig digital verarbeitet.
Beispiele sind:
- Sie erproben die Zusammenarbeit mit ausgewählten Pilotmandanten über digitale Kanäle, zum Beispiel den digitalen Belegtransfer
- Sie stellen intern sukzessive Papier- auf digitale Dokumente via Dokumentenmanagementsystem um
- Sie implementieren rechtliche Rahmenbedingungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit
- Für die Qualifizierung der Mitarbeiter werden (Online-)Seminare genutzt
Qualifizieren Sie am Anfang des Digitalisierungsprozesses einige Mitarbeiter zu Spezialisten in der digitalen Anwendung. Diese entwickeln Routine in allen digitalisierten Prozessen und im Umgang mit den entsprechenden Software-Anwendungen. Diese Mitarbeiter sollten sich speziell in den Kernprozessen der Kanzlei, Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuern Anwenderwissen aneignen. So gewinnen Mitarbeiter zunehmend Sicherheit in der Programmnutzung.
Auch in der internen Organisation lohnt es sich, frühzeitig Mitarbeiter in der Anwendung digitaler Programmlösungen zu qualifizieren und so die Kanzleiorganisation umzustellen. Wählen Sie Mitarbeiter aus, die ihr erworbenes Wissen weitergeben und als Experten für Fragen zur Verfügung stehen.
Stufe 2: digitaler Könner
Die Kanzlei professionalisiert als digitaler Könner die Digitalisierung in dieser Phase insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Es gilt, das erlangte Know-how für alle Mitarbeiter und Mandanten der Kanzlei nutzbar zu machen.
Alle Mitarbeiter werden soweit qualifiziert, dass sie über profundes Anwenderwissen in allen notwendigen Software-Programmen und Verfahrensweisen zur Verarbeitung beziehungsweise Herstellung digitaler Daten in den Kernprozessen verfügen. Zudem nutzen alle Mitarbeiter intern verfügbare Organisations-Tools, wie digitalisierte Ablagesysteme. Sie tragen aktiv zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei bei, indem sie zum Beispiel alle Auftragsdaten permanent digital hinterlegen.
Folgende Aufgaben in der Kanzlei sollte der Inhaber ständig professionell weiterentwickeln:
Aufgaben des Unternehmens- und Gestaltungsberaters
Hier sind aktive Generalisten gefragt, die einen guten Überblick über digitale Lösungen und Anwendungen haben. Sie nutzen ihr Wissen dazu, den Mandanten in der Steuerung des eigenen Unternehmens gezielt zu beraten. Hierzu werden die in der Kanzlei vorhandenen Kundeninformationen ausgewertet und der Gestaltungsberater spricht die jeweiligen Mandanten an. Gestaltungsberater verfügen außerdem über ein breites Wissen darüber, welche technischen Lösungen dem Mandanten Vorteile bringen. In der Praxis entstehen so für die Kanzlei passende Angebote für Ihre Mandanten.
Aufgaben des digitalen Integrators als Stabsfunktion
Mit zunehmender Digitalisierung werden auch die technischen Anforderungen steigen, zum Beispiel bei Hard- und Software. In der Tiefe wird dieses Spezialwissen meist von externen Partnern bereitgestellt. Vorteilhaft ist es aber, wenn mindestens ein Mitarbeiter in der Kanzlei soweit qualifiziert ist, dass er den Bedarf des Mandanten verstehen und Anforderungen an die Auswahl eines Drittanbieters stellen kann. Solide Kenntnisse über Digitalisierungen in kaufmännischen Prozessen und entsprechende Optimierungen sowie rechtliche Grundkenntnisse, wie über Vorschriften der GoBD und des Datenschutzes, sind hier notwendig. Denkbar ist zudem, dass ein solcher Mitarbeiter den Mandanten während Präsentationen oder Gesprächen mit IT-Anbietern begleitet und digitale Einführungsprozesse an der Schnittstelle Mandant-Kanzlei unterstützt. Auch innerhalb der Kanzlei kann ein solcher Mitarbeiter für alle technischen Anforderungen und Prozessgestaltungen zuständig sein.
Der Aufgaben des Datenanalysten
Diese Aufgabe wird dann zum Einsatz kommen, wenn die Kanzlei ihre Mandanten in der kaufmännischen Steuerung unterstützen will. Mitarbeiter, die diese Aufgabe wahrnehmen, sollten die Erarbeitung und Interpretation von Kennzahlensystemen beherrschen und auch technisch versiert bei der Datenauswertung vorgehen können. Intern kann der Datenanalyst die Kanzleileitung darin unterstützen, ihre eigene Kanzleisteuerung zu verbessern.
Alle übrigen Mitarbeiter, die an der Auftragsbearbeitung beteiligt sind, sollten ebenfalls in der Nutzung des Controlling-Systems geschult sein. Führungskräfte wie Mitarbeiter sollten lernen, sich mithilfe der gewonnenen Daten mit betriebswirtschaftlichen Fragen professionell auseinanderzusetzen.
Stufe 3: digitaler Meister
Kanzleien, die die dritte Stufe erreichen, investieren verstärkt in ihre Personalentwicklung, halten bei jedem Mitarbeiter stets ein sehr hohes Niveau an technischen, digitalen Fähigkeiten und Fertigkeiten im jeweiligen fachlichen Kontext. Zudem nutzen diese Kanzleien Tools, die dem gemeinsamen Wissensaufbau und -erhalt dienen – wie virtuelle Räume zur gemeinsamen Arbeit an Fällen und Dokumenten. Diese Kanzleien verfügen darüber hinaus über ein starkes Netzwerk, insbesondere auch zu Partnern, die Spezialkenntnisse rund um die Digitalisierung bieten.
Hinzu kommt, dass jeder Mitarbeiter in der Kanzlei immer alle für ihn relevanten Daten erhält und lernt, diese zu interpretieren und aktiv damit zu steuern. Dies ermöglicht ein professionelles Mitdenken und Handeln – sowohl im Sinne des Mandanten als auch im Sinne der eigenen Kanzlei. Die verfügbaren Kundendaten werden systematisch und in Echtzeit ausgewertet, und in Kooperation mit den Mandanten wird interaktiv und damit organisationsübergreifend kontinuierlich nach tragfähigen Lösungen für die Mandanten gesucht. Kanzleien, die in dieser Phase angekommen sind, verfügen in allen Bereichen über digitale Expertenfertigkeiten und ein Gespür für digitale Trends und Neuerungen, die sie zielgerichtet verfolgen und dazu nutzen, ständig neue Geschäftsfelder aufzubauen und neue Märkte zu erschließen.
Lesen Sie dazu auch das Interview mit Stefan Fichtl!
Stufen zum digitalen Meister
Die stufen bis zum digitalen Meister
Schaubild 1: Erfolgsfaktoren in den Digitalisierungsstufen
Schaubild 2: Anforderungen an das Personal je Digitalisierungsstufe
Foto: PeopleImages / Getty Images
Mehr DAZU
MEHR DAZU
Weitere Informationen finden Sie unter: www.datev.de/consulting
Literatur zum Stufenmodell: MIT Center for Digital Business and Capgemini Consulting, Becoming a Digital Organization: The Journey to Digital Dexterity, Working Papers, Januar 2016.
