Die Kommunikation zwischen Steuerberatungskanzlei und Mandant ist ein häufiges Thema in Kundengesprächen. MyDATEV Kanzlei erfüllt den Wunsch nach einem zentralen Portal für den Versand vertraulicher Nachrichten und Dokumente, um lästige Mail-Verschlüsselung zu umgehen. Bei DATEV dafür verantwortlich ist Daniela Baumann, die die neue Online-Lösung erklärt.
Zum Einstieg gleich eine Einordnung: Was ist eigentlich MyDATEV Kanzlei?
DANIELA BAUMANN: MyDATEV Kanzlei ist die neue Online-Lösung für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und den Mandantinnen und Mandanten. Damit können Dokumente, Nachrichten und Aufgaben einfach und sicher ausgetauscht werden.
Und das alles an einem zentralen Ort – dem MyDATEV Portal. Für die Kanzlei ist MyDATEV Kanzlei künftig auch noch der Einstieg in den Arbeitsalltag und die Online-Lösungen von DATEV.
Nehmen wir einmal die Perspektive der Kanzlei ein. Welche Vorteile bietet die neue Lösung?
DANIELA BAUMANN: Mit MyDATEV Kanzlei hat die Kanzlei die Möglichkeit, den Austausch mit den Mandantinnen und Mandanten zu vereinfachen und die eine oder andere E-Mail einzusparen – und das sicher über das DATEV-Rechenzentrum.
Schon heute können beispielsweise Dokumente komfortabel aus DATEV DMS oder der Dokumentenablage an den Mandanten versendet oder auch empfangene Dokumente und Nachrichten in den beiden Lösungen revisionssicher abgelegt werden. Hat sich versehentlich ein Beleg für Meine Steuern oder Unternehmen online in MyDATEV Kanzlei verirrt, dann kann dieser einfach an diese Lösungen übergeben werden.
Über eine Aufgabe weiß der Mandant was bis wann von ihm benötigt wird und die Kanzlei hat den Überblick, was noch offen ist. Das spart sicher den einen oder anderen zusätzlichen Kommunikationskanal.
Fällt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Kanzlei aus, besteht über MyDATEV Kanzlei Transparenz über die mit den Mandantinnen und Mandanten ausgetauschten Dokumente, Aufgaben und Nachrichten.
Wie sieht es auf der Seite der Mandantinnen und Mandanten aus?
DANIELA BAUMANN: Mit dem MyDATEV Portal steht den Mandantinnen und Mandanten ein zentraler Ort für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei zur Verfügung. Sie können hier Dokumente und Nachrichten austauschen und Aufgaben erledigen.
Auch der Wechsel zum Beispiel zu Meine Steuern oder Unternehmen online ist aus dem Anwendungsmenü im MyDATEV Portal möglich. Für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei muss lediglich eine URL als Favorit gespeichert werden: www.mydatev.de.
Auch von unterwegs kann das MyDATEV Portal einfach über den Browser des Smartphones geöffnet und eine Nachricht gelesen werden. Über eine E-Mail-Benachrichtigung werden die Mandantinnen und Mandanten informiert, wenn etwas Neues eingegangen ist.
In der angezeigten Kanzleivisitentenkarte sehe ich als Mandantin oder Mandant alle wichtigen Kontaktdaten zu der Kanzlei. So habe ich alles Wichtige für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei im Blick.
Woran arbeiten die Entwicklungsteams im Moment? Auf welche Features können sich unsere Mitglieder freuen?
DANIELA BAUMANN: Wir arbeiten derzeit an der Umsetzung einfacher Freigabeprozesse in MyDATEV Kanzlei, denn eine Freigabe ist nichts anderes als eine Aufgabe, der ich zustimme oder die ich ablehne. Damit wollen wir im dritten Quartal 2025 DATEV Freizeichnung online ablösen und gleichzeitig lang ersehnte Anforderungen (z.B. mehrere Dokumente, mehrere Freigabeberechtigte) realisieren. Die Freigabe wird dabei, wie heute schon, in den Leistungserstellungsprozess integriert sein.
Dies ist der erste Schritt zur Integration der Kommunikations-Funktionen von MyDATEV Kanzlei in die leistungserstellenden Anwendungen. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen aus den weiteren Bereichen arbeiten wir bereits an den Konzepten für die nächsten Integrationen um durchgängige Prozesse mit den fachspezifischen Kollaborations-Lösungen zu realisieren.
Natürlich sind auch noch funktionale Abrundungen notwendig, z.B. ein differenziertes Rechtekonzept auf Kanzlei- und Mandantenseite oder die automatisierte Weitergabe von Dokumenten in die DATEV-Anwendungen.
Wie können Steuerberaterinnen und Steuerberater mit der Lösung starten? Was ist der erste Schritt?
DANIELA BAUMANN: Der erste Schritt ist die Bestellung für die Kanzlei: MyDATEV Kanzlei ist eine neue Online-Lösung die über den Bestell- und Einrichtungsassistenten kostenpflichtig bestellt werden kann.
Danach stellen Sie Ihren Mandanten MyDATEV Kommunikation kostenlos über die MyDATEV Mandantenregistrierung zur Verfügung. Für Mandantinnen und Mandanten, die bereits jetzt den DATEV SmartLogin nutzen, ist dies am einfachsten.
Vergessen sie nicht, ihre Mandantinnen und Mandanten über die neue Form der Zusammenarbeit zu informieren, am besten gleich über eine Nachricht im MyDATEV Portal mit dem Link auf die Informationen für Mandanten unter go.datev.de/kommunikation-mydatev.
Tipp von Daniel Niemann
Erfahrungen der Pilotphase: Starten Sie mit ausgewählten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Mandantinnen und Mandanten, um MyDATEV Kanzlei besser kennenzulernen und erweitern Sie sukzessive den Anwenderkreis.
Ihre nächsten Schritte
- MyDATEV Kanzlei direkt bestellen!
- Buchen Sie das Online-Seminar zum Thema (Referent: Steuerberater Bernhard Holleitner)
- Informieren Sie sich auf der Landingpage zu: MyDATEV Kanzlei
- Erste Schritte-Dokument für die Kanzlei
- Informationen zu MyDATEV Mandantenregistrierung
- Informieren Sie Ihre Mandantinnen und Mandanten: MyDATEV
- Erste Schritte-Dokument für die Mandanten
