Mit der auf dem DATEV-Marktplatz gelisteten Lösung Debitorcloud lassen sich Außenstandsdauer und -beträge reduzieren. In der aktuell wirtschaftlich angespannten Situation sowohl für Kanzleien als auch Mandanten essenziell.
Mit Außenständen und -beträgen umzugehen, gehört zum unternehmerischen Tagesgeschäft. Gleichwohl sind sie ein unerwünschter Nebeneffekt in Geschäftsbeziehungen. Denn die Zahlungsmoral von Unternehmen ist je nach Staat, Bundesland oder Branche unterschiedlich.
Das Baugewerbe stand 2021 in Deutschland mit einer Zahlungsverzögerung von durchschnittlich 14,9 Tagen an der Spitze der Branchen. Unabhängig davon: Eine schlechte Zahlungsmoral von Debitoren erhöht stets das Risiko für leistende Unternehmen, in Liquiditätsengpässe zu geraten. Besonders kleine Unternehmen sind hier oft betroffen. Gerade in der aktuellen Zeit kann das schnell zur Insolvenz führen.
Automatische Mahnprozesse mit DATEV-Partnerlösungen
Innovative Software-Lösungen mit einem prozessgesteuerten Forderungs-Management schützen vor einem möglichem Liquiditätsverlust. Die Lösung Debitorcloud des DATEV-Partners Riecken.io bietet in Zusammenarbeit mit DATEV die Möglichkeit, Mahnprozesse zu automatisieren und so Außenstände zu reduzieren.
Das in Wien ansässige Unternehmen Riecken.io hat es sich zur Aufgabe gemacht, Software-Lösungen zu entwickeln, um Prozesse in den Bereichen Buchführung, Steuer- und Unternehmensberatung zu optimieren. Der Fokus liegt dabei auf dem höchstmöglichen Grad an Automatisierung durch Schnittstellen, wie Gründer und Geschäftsführer Niklas Riecken zusammenfasst: „Unsere Dienste funktionieren immer in der Cloud, sind also für den Anwender praktisch wartungsfrei und unabhängig vom Gerät rund um die Uhr einsatzbereit.“
Schon seit 2016 ist Riecken.io Partner von DATEV Österreich und in Deutschland seit 2020 Anbieter mit DATEV-Schnittstelle. Nicht zuletzt durch die starke Partnerschaft mit DATEV werden die Produkte der Riecken.io vorranging in diesen beiden Ländern eingesetzt. Die Debitorcloud wird seit 2017 bei Kunden verwendet und laufend weiterentwickelt und verbessert. Es handelt sich dabei um einen Cloud-Service mit DATEVconnect-Anbindung.
Das ermöglicht Steuerberatungskanzleien, ihren Mandanten ein automatisiertes Forderungsmanagement anzubieten. Dabei kann die Kanzlei gemeinsam mit Mandanten einen individuellen Mahnwesensprozess definieren und ihn in der Debitorcloud abbilden. Nach der initialen Einrichtung passiert nahezu das gesamte Forderungsmanagement vollautomatisch: Der Datenbestand wird alle zwei Stunden aktualisiert und lässt sich heranziehen, um Mahnungen zu generieren. Diese werden dann ebenfalls automatisch per E-Mail oder Post an die Debitoren verschickt.
Individuell automatisiertes Mahnwesen für Kanzlei und Mandant
Ein Prozess, den auch die Steuerberatungskanzlei Stauder Schuchter Kempf in Tirol überzeugt hat. Mit ihrem eigenen Mahnwesen waren sie unzufrieden, obwohl DATEV sehr digital ausgerichtet ist, wie Geschäftsführer Wilfried Stauder und Florian Jenewein, zuständig für digitale Prozessberatung, sagen: „Wir mussten OPOS-Listen durchsehen und manuell abarbeiten. Das war alles viel zu analog und zeitaufwändig.“
Beim DATEV-Gütesiegel-Treffen erfuhren sie von der Debitorcloud und erkannten, wie viel Optimierungspotenzial in den Abläufen ihres eigenen Mahnwesens steckte. „Wir wollten ein vollautomatisiertes Mahnwesen sowohl für unsere Kanzlei als auch für unsere Klienten. Dazu brauchten wir dieses Tool“, sagt Wilfried Stauder.
Die Kanzlei profitiert hier besonders von den individuell gestaltbaren Möglichkeiten. So lassen sich mit Kunden spezifisch getroffene Zahlungen vereinbaren; beispielsweise Ratenzahlungen, die ebenfalls im automatisierten Mahnlauf der Debitorcloud erfasst und dokumentiert werden. Mit wenig Zusatzaufwand konnte die Kanzlei zudem ein neues Dienstleistungsfeld erschließen.
Auch die Vorteile für die Mandanten liegen auf der Hand: effektive Reduktion der offenen Posten, Erhöhung der Liquidität, eine geschlossene Prozesskette von der Faktura über die Buchhaltung bis hin zum Forderungsmanagement. Das mühsame Abarbeiten von Debitorenlisten per Hand gehört ebenso der Vergangenheit an wie das manuelle Versenden von Mahnbriefen. Was den Versand angeht, bietet die Lösung Debitorcloud noch eine ganz eigene Besonderheit. Nicht nur der E-Mail-, auch der Postversand läuft automatisch. Die Riecken.io hat für Kanzleien und Unternehmen Partnerverträge mit der österreichischen Post in Österreich geschlossen sowie mit der PIN AG für Kanzleien und Unternehmen in Deutschland.
Kleiner Aufwand, große Wirkung
Die Einrichtung der Software war ein höchst individueller Prozess. Für die Kanzlei und für jeden Mandanten müssen die richtigen Abläufe identifiziert und abgebildet werden. Die hohe Flexibilität der Debitorcloud erlaubt es, auch komplexe Prozesse an das System zu überantworten und lässt sich einfach und schnell bedienen. Man hat enorm viel Zeit freigeräumt, freut sich Florian Jenewein. „Das Wichtigste: Wir haben Außenstände verringert, sowohl in unserer Kanzlei wie auch bei unseren Klienten, deren Feedback daraufhin ebenso positiv war. Am Ende konnten auch sie die Außenstandsdauer und den Außenstandsbetrag wesentlich reduzieren.“
Wie wirkmächtig ein automatisiertes Forderungsmanagement sein kann, zeigt sich auch bei einem Klienten in Salzburg, bei dem die Debitorcloud 2018 eingeführt wurde. Die offenen Posten zum Jahresende betrugen 1,6 Mio. Euro, ein halbes Jahr später nur noch 0,9 Mio. Euro. Das entspricht einer Reduktion der Außenstände um 44 Prozent in sechs Monaten.
Für die Kanzlei Stauder Schuchter Kempf bietet die Debitorcloud genau das was sie wollte: weniger Aufwand und automatisierte sowie digitalisierte Mahnschritte bis hin zu vorgefertigten Mahnungen und Rechtsanwaltsmitteilungen. All das, ohne etwas extra anstoßen zu müssen. „Wir haben jetzt ein voll automatisiertes Mahnwesen, praktisch zu bedienen über den Browser, das Handy oder Tablet. Und unseren Mandanten können wir mehr Leistung anbieten, ohne dass für uns mehr Aufwand entsteht. Damit verkaufen wir die Dienstleistung: Wir mahnen für Euch, aber hier passiert alles vollautomatisch“, zieht Kanzleichef Wilfried Stauder ein durchweg positives Resümee.
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