In einem sich rasant wandelnden Kanzleiumfeld sind strategische Klarheit und Veränderungsbereitschaft wesentliche Erfolgsfaktoren. Mit dem umfassend überarbeiteten, kostenfreien ReifegradCheck bietet DATEV ein Tool, das Kanzleiinhaberinnen und -inhaber dabei unterstützt, eine fundierte Standortbestimmung durchzuführen. Ziel ist es, den strategischen Engpass der Kanzlei zu ermitteln und gemeinsam mit DATEV-Experten konkrete Maßnahmen zu erarbeiten, um die Kanzlei zukunftsfähig und resilient zu machen.

Die organisationale Reife einer Kanzlei messen

Der DATEV ReifegradCheck basiert im Kern auf einer Online-Selbsteinschätzung der Kanzleileitung und wird häufig anlassbezogen eingesetzt, etwa bei Entwicklungsvorhaben, Neuausrichtungen, Fusionen, Trennungen oder Neugründungen. Er zielt darauf ab, den strategischen Engpass der Kanzlei zu identifizieren und stellt dabei folgende Fragen: „Was ist jetzt wichtig für die Kanzlei? Wo sollten wir ansetzen, um einen Entwicklungssprung zu machen?“ Im Fokus stehen die vier zentralen Handlungsfelder „Strategie und Innovation“, „Kunde und Markt“, „Technologie und Prozesse“ sowie „Mitarbeitende und Kultur“. Die Bewertung erfolgt anhand von drei Reifegraden (1 = wenig entwickelt bis 3 = stark entwickelt) und wird regelmäßig von einem Expertenteam an die aktuellen Branchenentwicklungen angepasst.

„Der ReifegradCheck hat uns geholfen, die Kanzlei aus einer neuen Perspektive zu betrachten. Die ehrliche Selbstreflexion war der Schlüssel, um klare Strategien und ein gestärktes Team zu entwickeln.“ Michaela Koch, Steuerberaterin (Kurzinterview am Ende des Beitrags)

Der ReifegradCheck ist ein digitales Tool, das eine fundierte Analyse des organisationalen Reifegrads ermöglicht. Das Ergebnis ist ein detaillierter Bericht und eine grafische Aufbereitung in Form eines Netzwerkdiagramms.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Transparenz: Die Analyse liefert ein detailliertes Bild der aktuellen Kanzleisituation und macht auch bislang unausgesprochene Themen sichtbar.
  
• Harmonisierung der Vorstellungen: Unterschiedliche Sichtweisen innerhalb der Kanzleileitung – sowohl bezogen auf den aktuellen Stand als auch auf die Zukunft – werden vergleichbar. Dadurch entsteht eine gemeinsame Basis für die Weiterentwicklung.
  
• Strategische Entscheidungsgrundlage: Die grafische Visualisierung des Ergebnisses ermöglicht es, passende und weniger förderliche Ausprägungen in der Kanzleistruktur auf strategischer Ebene zu erkennen. Der Blick aus der Vogelperspektive hilft bei der fundierten Priorisierung von Themen und Maßnahmen.
  
• Transformationsbegleiter: Mithilfe des ReifegradChecks kann die Kanzlei zielgerichtet verbessert und weiterentwickelt werden. Grundlage hierfür ist ein gemeinsam mit einem DATEV-Experten erarbeiter Fahrplan.
  
• Ergebniskontrolle: Eine spätere Wiederholung des ReifegradChecks ermöglicht die Messung des Erfolgs von Maßnahmen und dient der Kontrolle des Entwicklungsfortschritts, auch wenn Inhalte und Bewertung regelmäßig geprüft und aktualisiert werden.

„Für uns war der ReifegradCheck ein echter Wegweiser. Er hat uns geholfen, unsere Strukturen zu überprüfen – von der Mitarbeiterführung über Prozesse bis zur Digitalisierung. Heute nutzen wir ihn als Steuerungsinstrument, um Fortschritte messbar zu machen.“ Alexander Riha und Christian Seuffert von RISE PARTNERS (Kurzinterview am Ende des Beitrags)

Mit nur drei Schritten zum Reifegrad und Maßnahmenplan

Der DATEV ReifegradCheck ist in drei klar strukturierte Phasen unterteilt und erstreckt sich – bei überschaubarem Zeitaufwand für die Kanzlei – über rund vier Wochen.

Zu Beginn findet die Initiierung statt. In einem ersten Gespräch mit dem DATEV-Ansprechpartner entscheidet sich die Kanzlei für die Bestellung des ReifegradChecks. Dabei wird auch ein individueller Starttermin vereinbart.

Anschließend folgt der Befragungszeitraum. Innerhalb von zwei Wochen beantwortet die Kanzleileitung einen Online-Fragebogen. Dieser lässt sich eigenständig in nur 15 bis 20 Minuten ausfüllen. Abschließend findet die Ergebnisbesprechung statt. In einem zweistündigen Online-Termin werden die Ergebnisse gemeinsam mit der Kanzleileitung und dem DATEV-Ansprechpartner analysiert. Während des Auswertungsgesprächs werden zudem die relevanten Handlungsfelder priorisiert, konkrete Empfehlungen abgeleitet und ein individueller Maßnahmenplan entwickelt.

Zwei echte Erfolgsmomente aus der Praxis

Die beiden folgenden Praxisbeispiele zeigen, dass der DATEV ReifegradCheck mehr ist als nur ein digitales Tool zur Messung der organisationalen Reife einer Kanzlei.

Der ReifegradCheck als Wegweiser aus der Krise

Nach der missglückten Fusion zweier Steuerberatungskanzleien spielte eine Steuerberaterin mit dem Gedanken, die Kanzlei aufzugeben, da es an Orientierung, Struktur und konkreten Ansatzpunkten fehlte. In ihrem Fall half der ReifegradCheck, die Themenfelder zu kategorisieren und zu priorisieren. Zudem konnte mithilfe eines DATEV-Experten ein konkreter Fahrplan erstellt werden, der der Kanzlei wieder eine Perspektive gab. Bereits wenige Monate nach der Durchführung des DATEV ReifegradChecks stabilisierte sich die Lage der Kanzlei deutlich und die Steuerberaterin konnte wieder nach vorne blicken. Der ReifegradCheck diente in ihrem Fall somit als Strukturgeber und Wegweiser aus der Krise.

Der ReifegradCheck als Validierer und Motivator

Eine Kanzlei profitierte gleich zweimal vom ReifegradCheck: Wenige Jahre nach der ersten Durchführung erfolgte eine erneute Analyse der organisationalen Reife. Das Ergebnis: Die Bemühungen haben sich gelohnt. Die spontane Reaktion auf das Netzwerkdiagramm führte sogar zu Aussagen wie: „Eigentlich brauchen wir nichts mehr zu machen.“ Anstatt sich jedoch auf ihrem Fortschritt auszuruhen, hatte die Kanzlei durch den wiederholten ReifegradCheck die Sicherheit, sich bereits mit Zukunftsthemen, wie dem Einsatz von KI, beschäftigen zu können und so der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. In diesem Fall schaffte der ReifegradCheck in der ersten Durchführung Transparenz und eine strategische Entscheidungsgrundlage. Beim zweiten Mal diente er als Ergebniskontrolle und Motivator für die nächsten Entwicklungsschritte.

„Der ReifegradCheck hat uns gezeigt, wo wir wirklich stehen. Wir konnten unsere Mandantenstruktur gezielt ausrichten, Prozesse standardisieren und dadurch die Wirtschaftlichkeit deutlich verbessern. Wer bereit ist, ehrlich hinzuschauen, gewinnt enorm an Klarheit und Fokus.“ Florian Puls, Steuerberater (Kurzinterview am Ende des Beitrags)

Fazit

Mit dem ReifegradCheck bietet DATEV ein einzigartiges Werkzeug zur Standortbestimmung und Zukunftsausrichtung von Kanzleien – kostenfrei, mit minimalem Zeitaufwand für die Kanzlei und branchenorientiert. Mithilfe der integrierten Analyse der vier Handlungsfelder erhält die Kanzleileitung einen detaillierten Überblick darüber, wo die Kanzlei steht und wie sie gezielt weiterentwickelt werden kann.

Der ReifegradCheck ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug zur strategischen Steuerung. Er unterstützt Kanzleien dabei, widerstandsfähig, zukunftsorientiert und nachhaltig erfolgreich zu bleiben.

Sie interessieren sich für den ReifegradCheck? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren DATEV-Ansprechpartner oder Ihre DATEV-Ansprechpartnerin.

Stimmen aus der Praxis

Der DATEV ReifegradCheck hat in zahlreichen Kanzleien wertvolle Impulse gesetzt – von der strategischen Neuausrichtung bis hin zu messbaren Erfolgen im Kanzleialltag.

„Wir sind heute ein echtes Team“ – Michaela Koch

Was hat Sie motiviert, den ReifegradCheck durchzuführen?
Unser Kanzleibetreuer hat uns auf den ReifegradCheck aufmerksam gemacht, um die kontinuierliche Weiterentwicklung im Blick zu behalten. Wir hatten das Gefühl, dass Potenzial da war – aber der Durchbruch blieb aus.

Welche Ergebnisse konnten Sie erzielen?
Der ReifegradCheck hat uns zu einer ehrlichen Selbstreflexion angeregt. Wir haben neue Strategien entwickelt, vor allem im Personalbereich. Eine Mandantenanalyse führte zu einer erfolgreichen Umstrukturierung und zu einer deutlichen Umsatzsteigerung. Besonders wichtig war auch das Coaching, das unseren Führungsstil verändert und die Zusammenarbeit im Team gestärkt hat. Heute sind wir stabil aufgestellt – mit einem motivierten Team, klaren Strukturen und spürbarem Erfolg.

Ihr Tipp an andere Kanzleien?
Nicht zögern! Wer Veränderung will, findet mit dem ReifegradCheck den besten Startpunkt. Wir haben damit einen erheblichen Gewinnzuwachs erzielt – und vor allem: ein neues Miteinander erreicht.

„Ein Steuerungsinstrument für unsere Entwicklung“ – Alexander Riha und Christian Seuffert

Was hat Sie motiviert, den ReifegradCheck durchzuführen?
Wir wollten eine objektive Standortbestimmung, die uns hilft, unsere Kanzlei in allen Dimensionen weiterzuentwickeln – von Führung über Prozesse bis hin zur Digitalisierung.

Welche Ergebnisse konnten Sie erzielen?
Der ReifegradCheck hat uns klar aufgezeigt, wo wir stehen und welche Themen wir priorisieren sollten. Auf dieser Grundlage haben wir ein Kanzleileitbild entwickelt, ein softwaregestütztes Controlling eingeführt und unseren Automatisierungsgrad deutlich erhöht. Zudem haben wir die Kommunikation intern wie extern verbessert.

Wie nutzen Sie die Erkenntnisse weiter?
Für uns bleibt der ReifegradCheck ein jährliches Steuerungsinstrument. Er macht Fortschritte sichtbar und liefert Impulse für neue Maßnahmen. So wird er zum Motor für Innovation und Fortschritt.

Ihr Tipp?
Nicht als Pflichtübung sehen sondern als Chance, das eigene Denken und Handeln strategisch zu schärfen.

„Klarheit über die nächsten Schritte“ – Florian Puls

Was hat Sie motiviert, den ReifegradCheck durchzuführen?
Ich hatte das Gefühl, dass wir zwar an vielen Themen gleichzeitig arbeiten, dabei aber die Gesamtstrategie aus den Augen verlieren. Der ReifegradCheck bot uns einen strukturierten Rahmen, um herauszufinden, was wirklich wichtig ist.

Welche Ergebnisse konnten Sie erzielen?
Für uns war besonders die Dimension „Mandant und Markt“ entscheidend. Mithilfe einer Mandantenanalyse konnten wir unsere Ausrichtung schärfen, Prozesse standardisieren und dadurch unsere Deckungsbeiträge und die Mandantenbindung verbessern. Die Beratung durch DATEV war dabei sehr wertvoll.

Ihr Tipp?
Offen und ehrlich an die Selbsteinschätzung herangehen – nur so erkennt man die wahren Stellschrauben. Der ReifegradCheck ist kein Kontrollinstrument, sondern eine echte Entwicklungschance.

Zum Autor

Klaus Meier

Redaktion DATEV magazin

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