Ende Juni veröffentlichte das Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) den ZUGFeRD-Standard in der Version 1.0, der die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfacht. Dieser Standard wurde nun sukzessive in die DATEV-Programme integriert.
Mit dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) werden für jede Rechnung sowohl ein Rechnungsbild als auch strukturierte Rechnungsdaten (XML-Datei) generiert, die beide in einer PDF/A-3-Datei gespeichert sind.
Diese Kombination ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten und bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: Die hinterlegten Informationen fließen automatisch und vollständig in die Buchführung ein. Ausgeschlossen sind damit mögliche Erkennungsfehler mit einer Texterkennungssoftware – der sogenannten OCR-Erkennung (OpticalCharacterRegocnition), die bisher zum Beispiel aus schlecht lesbaren, eingescannten Belegbildern resultierten.
DATEV hat bei der Erstellung des Standards mitgewirkt und integriert ihn zur Programm-DVD 8.2 in die DATEV-Anwendungen Unternehmen online, DMS classic, DMS classic pro für Unternehmen und in die digitale Dokumentenablage, die enthalten ist in DATEV Mittelstand pro, Eigenorganisation, DATEV-Anwalt und in den Kommunal-Paketen.
Buchführung
Der Mandant erhält eine elektronische Rechnung von seinem Lieferanten und stellt diese z. B. in DATEV Unternehmen online seinem Berater bereit. Bei der Belegbearbeitung erkennt die Software automatisch, dass es sich bei dieser elektronischen Rechnung um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format handelt. Damit werden die Rechnungsdaten wie Geschäftspartnername, Rechnungsdatum, -nummer, -betrag, IBAN und BIC (des Geschäftspartners) automatisch aus der XML-Datei übernommen.
In Unternehmen online kann der Mandant dann die Zahlung zu dieser Rechnung ausführen. Auch hier werden die ZUGFeRD-Daten im Überweisungsträgervorbelegt. Der Vorteil: Eine manuelle Erfassung und Ergänzung der erkannten und zugeordneten Daten z. B. aus der OCR-Erkennung erübrigt sich damit. Allerdings ersetzt auch eine ZUGFeRD-Rechnung nicht die Pflicht zur sachlichen, fachlichen und inhaltlichen Prüfung einer Rechnung.
Auch die Kanzlei profitiert vom neuen ZUGFeRD-Format beim Buchen digitaler Belege in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Beim digitalen Belegbuchen werden ebenfalls die Daten der XML-Datei automatisch in die Buchungszeile übernommen und um Kontierungsinformationen ergänzt. Ein Eingreifen des Kanzlei-Mitarbeiters ist nicht notwendig.
Wenn die Rechnung automatisch ausgelesen wird – übrigens mit einer 100%igen Erkennungsquote – sehen Sie beim Buchen dieses Bild.
Archivieren
Nach dem gleichen Prinzip wie in der Buchführung funktioniert auch das Archivieren der elektronischen Rechnung mit DATEV DMS classic oder mit der digitalen Dokumentenablage, z. B. von DATEV Mittelstand pro. Beim Archivieren nach dem ZUGFeRD-Standard werden die Rechnungsdaten automatisch aus der XML-Datei in die Ablage/Index-Informationen zum Dokument übernommen und mit dem Dokument gespeichert.
Das manuelle Eintippen der Werte ist nicht mehr notwendig. In Verbindung mit dem Buchungsassistenten erfolgt auch eine automatische Zuordnung der Rechnung zum Geschäftspartner.
