- 3. Juli 2014

ZUGFeRD: Ein Standard für die digitale Rechnung

Es gibt ja immer mal wieder Projektnamen, die einen zum Schmunzeln bringen. So erging es mir auch, als ich zum ersten Mal von ZUGFeRD gehört habe. Hinter ZUGFeRD  steckt der Versuch, einen einheitlichen Standard für digitale Rechnungen zu etablieren. Hinter dem Projekt steckt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das sich auch den recht schmissigen…

DATEV Experte Georg BoegerlAuf einer Pressekonferenz in Berlin wurde nun die Version 1.0 von ZUGFeRD angekündigt. Was bedeutet das für das Thema Elektronische Rechnung?

Die Veröffentlichung von ZUGFeRD 1.0 war ein wichtiger Meilenstein für das Thema Elektronische Rechnung. Mit dieser Version können nun all jene in das Thema einsteigen, die bisher noch gewartet haben. Und das sind anscheinend einige. Seit der Veröffentlichung des sogenannten „Release Candidates“ von ZUGFeRD im Juni letzten Jahres hat die Beschäftigung im Markt mit dem Thema enormen Aufwind erlebt. Das lässt sich an verschiedenen Beobachtungen festmachen: In das Forum elektronische Rechnungen sind einige wichtige Verbände eingestiegen, die das Thema voran treiben möchten. Es fanden und finden fast monatlich bundesweit Veranstaltungen und Seminare rund um das Thema Elektronische Rechnungen und ZUGFeRD statt. Zahlreiche Medien berichten über ZUGFeRD und tragen zum positiven Meinungsbild bei. Viele Softwarehersteller haben angekündigt ZUGFeRD zu unterstützen oder schon erste Implementierungen vorgelegt. Besonders hervorzuheben sind dabei auch die Implementierung der Open Source Community. Damit kann jeder der möchte auch „kostenfrei“ in das Thema einsteigen. Und aus persönlichen Gesprächen mit zahlreichen Unternehmen weiß ich, dass für sie ZUGFeRD die richtige Initiative zur richtigen Zeit war, um sich jetzt die Vorteile der Elektronischen Rechnungsstellung zu erschließen.

Wie verändern elektronische Rechnungen die Geschäftsabläufe?

Die elektronische Rechnung ist ein wichtiger Beitrag um die Geschäftsabläufe zu digitalisieren. Das scheitert heute in der Praxis häufig am Aufwand für das Scannen und das Vorerfassen der Belegdaten. Durch die elektronische Rechnung entfällt der Aufwand zur Digitalisierung. Mit ZUGFeRD kommen die Belegdaten in einer Form mit, so dass „Kollege Computer“ sie einfach übernehmen kann.

Der Rechnungsversender spart sich die Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand seiner Ausgangsrechnungen. Außerdem wurde bereits in mehreren Praxisprojekten nachgewiesen, dass auch ein schnellerer Zahlungseingang erwartet werden darf. Insbesondere dann, wenn durch ZUGFeRD der Zahlungsträger quasi vorausgefüllt und elektronisch mit kommt.

Was bedeutet das konkret für den Steuerberater und dessen Mandanten?

In erster Linie sehe ich durch ZUGFeRD die Chance, einer größeren Anzahl an Mandanten als bisher eine aktuellere und qualitativ hochwertigere Buchführung anzubieten: Durch das elektronische Format können die Belege zeitnah und aufwandsarm der Kanzlei übergeben werden. Das aufwändige Scannen entfällt und die enthaltenen Rechnungsdaten werden automatisch übernommen und durch intelligente Verfahren um Kontierungsinformationen angereichert. Der Umstieg auf eine debitorische/kreditorische Buchführung erhöht die Aussagekraft und ist Grundlage für eine fundierte betriebswirtschaftliche Beratung. Damit leistet ZUGFeRD auch einen gesellschaftlichen Beitrag, wenn durch effektivere Steuerungsinstrumente mehr Unternehmen in Deutschland erfolgreich wirtschaften.

Wann kann man mit einer Lösung von DATEV rechnen?

Die DATEV Lösung gibt es schon und wird gerade pilotiert. Im Herbst wird sie allen DATEV Anwendern zur Verfügung gestellt. Zunächst haben wir uns auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD Format fokussiert, da wir denken, darüber den größten Nutzen für unsere Mitglieder zu entwickeln.  Umgesetzt wurde ZUGFeRD sowohl für die Rechnungsprozesse in Verbindung mit „Unternehmen online“, der „Dokumentenablage“ und dem „Dokumentenmanagementsystem“ sowie dem „Kanzlei-Rechnungswesen“. Weiterhin ist geplant, dass Mitglieder in Zukunft die Möglichkeit haben, die DATEV Rechnung selbst im ZUGFeRD-Format zu erhalten.

Werfen wir einen Blick in die Glaskugel. Wann können wir uns endgültig von der Papierrechnung verabschieden?

Jeder der möchte kann sich heute schon von der Papierrechnung verabschieden. Seine eigenen Ausgangsrechnungen kann er relativ aufwandsarm elektronisch versenden. Und er bürdet seinen Lieferanten keine große Hürde auf, wenn er von Ihnen verlangt, zukünftig die Rechnungen bitte elektronisch zu schicken. Am besten natürlich im ZUGFeRD-Format. Die dann noch verbliebenen Papierrechnungen können dann unter Einhaltung gewisser Vorgaben digitalisiert und vernichtet werden. Nicht zuletzt die Konkretisierungen in den GoBD zum „Ersetzenden Scannen“ und die von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband veröffentlichte Musterverfahrensdokumentation erhöhen die Rechtssicherheit und senken die Einstiegshürden dafür.

Ich denke es ist auch nicht wichtig, dass wir uns endgültig von der Papierrechnung verabschieden. Wichtig ist, dass jetzt viele mitmachen. Also: Werden Sie digital!

Zum Autor

Stefan Pohl

Stefan Pohl ist seit Anfang 2012 bei DATEV als Social Media Manager angestellt. Wenn Sie also von und über DATEV bei Facebook, Twitter, Google+ & Co. lesen, dann hatte er wahrscheinlich in irgendeiner Form seine Finger mit im Spiel. Wenn er sich nicht gerade mit neuen mobilen Apps oder Trends im Bereich Social Media beschäftigt, drückt er der Borussia aus Mönchengladbach die Daumen.

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