Erhalten Sie Ihre DATEV-Rechnung schon digital? Dann gehören Sie zu den 27 Prozent unserer Mitglieder, die auf einem digitalen Weg die DATEV-Rechnung empfangen. Im Gegensatz dazu versenden wir an 73 Prozent aller Mitglieder die DATEV-Rechnung per Post. Zu welcher Gruppe gehören Sie?
Im Jahr 2021 wurden für alle Mitglieder und Unternehmen 9.455.529 Rechnungsseiten erzeugt. Davon wurden 6.330.177 Rechnungsseiten per Post verschickt. Das entspricht 47 Tonnen Papier (Grammatur 80g/m²) oder 590.970 qm² (82 Fußballfelder).
Der genaue Papierverbrauch dürfte noch deutlich höher ausfallen. Für die Kontrolle und die Weiterberechnung an die Mandanten werden in den Steuerberatungskanzleien viele DATEV-Rechnungen meiner Erfahrung nach noch zusätzlich kopiert.
Um eine Menge Papier zu sparen, müssen Sie die DATEV-Rechnung auf Papier aktiv abbestellen. Das geht zum Beispiel direkt hier (Der Link lässt sich mit dem DATEVmIDentity oder dem SmartLogin direkt öffnen).
Aus der Praxis nehme ich auch wahr, dass die Optionen des digitalen Rechnungsempfangs oft nicht bekannt sind.
Nachhaltiges Sparpotenzial
Aktuell gibt es in den Steuerberatungskanzleien so viel zu tun, dass andere Themen Vorrang haben.
Mit der kleinen Umstellung des Rechnungsempfangs kann man jeden Monat Zeit und Geld einsparen: vom Posteingang über die Rechnungsprüfung, die Bezahlung, die Weiterberechnung an die Mandanten bis hin zur Archivierung.
Entlang jedes einzelnen Prozessschrittes gibt es Optimierungspotenzial. Meiner Meinung nach ist das Potenzial bei der Weiterberechnung der DATEV-Kosten an die Mandanten am höchsten. An dieser Stelle lassen sich interne Kosten einsparen – wertvolle Arbeitszeit wird frei, die Du für Deine Mandanten nutzen kannst.
Welche Zustellwege für die DATEV-Rechnung werden angeboten?
DATEV Unternehmen online
Elektronische Übermittlung der DATEV-Rechnungen in einen definierten Bestand in Belege online. Übergabe der Rechnung von DATEV Unternehmen online nach Kanzlei-Rechnungswesen und weitere Verarbeitung.
DATEV Service-Anwendungen
Alle DATEV-Rechnungen können 24 Monate rückwirkend in den DATEV Service-Anwendungen abgerufen werden. Optionale Benachrichtigung per E-Mail, sobald die aktuelle DATEV-Rechnung zum Abruf in DATEV Rechnungsdaten online (kostenlose DATEV Service-Anwendung) bereitsteht.
E-Mail (verschlüsselt)
Für Mitglieder ist der verschlüsselte Versand per E-Mail der DATEV-Rechnungen möglich. Die digitalen DATEV-Rechnungen werden als PDF-Dokument im ZUGFeRD-Format zur Verfügung gestellt.
Rechnungsdaten auswerten
Für die Kontrolle der DATEV-Rechnung eignet sich der Programmteil Rechnungsdaten auswerten in den DATEV-Serviceanwendungen. Dort kann man auch einsehen, auf welche Mandanten die IT-Service- und Sicherheitspauschale entfällt. Sie erhalten einen detailliert Einblick über alle Positionen und können auf Mandantenebene und den gewünschten Zeitraum filtern und weiterberechnen. Probieren Sie es gerne einmal aus.
Einsatz von DATEV-Software beim Mandanten
Wenn Ihre Mandanten DATEV-Software einsetzt, gibt es zwei Optionen:
- Der Mandant rechnet auf Deinen Wunsch direkt mit der DATEV ab (Stichwort: Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft). Die Weiterberechnung an den Mandanten entfällt.
- Die Software für den Mandanten wird Ihnen in Rechnung gestellt (Stichwort: Leistungsverbund). Dann stellt sich für Sie die Frage, wie die DATEV-Kosten an dem Mandanten berechnet werden.
Vielfach wird dann Stand heute die Papierrechnung zu Hilfe genommen und die Rechnungsseiten, die den Mandanten betreffen, kopiert und aussortiert oder für eine Aufsummierung genutzt, um später an den Mandanten abrechnen zu können.
Exkurs: Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft
Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft bedeutet, dass DATEV auf Wunsch des Mitglieds und mit dessen schriftlicher Zustimmung eine Geschäftsbeziehung mit dem Mandanten eingeht. Allein das Mitglied entscheidet, für welche Produkte und Lösungen die Zustimmung gilt. Die Produkte und Leistungen der DATEV werden direkt an den Mandanten berechnet.
Mit dem mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft entlasten wir Sie hinsichtlich des Haftungsrisikos, des Aufwands für die Rechnungserstellung in der Kanzlei, der Vorfinanzierung der DATEV-Rechnung. Bevor DATEV mit Ihrem Mandanten eine direkte Geschäftsbeziehung eingehen kann, bedarf es der expliziten Zustimmung des Mitglieds im Einzelfall. Hierfür steht dem Mitglied ein Formular zur Verfügung […]
Quelle und weitere Informationen unter www.datev.de/zustimmung
DATEV-Kosten an die Mandanten weiterberechnen
In der Praxis habe ich häufiger gehört, dass die Weiterberechnung der DATEV-Kosten sehr zeitaufwändig ist und der Spaßfaktor sich dabei in Grenzen hält.
Einfacher geht es, wenn Sie die DATEV-Kosten automatisch in Ihrer eigenen Rechnungsschreibung übergeben und die manuelle Weiterberechnung damit überspringen. Das gilt für die Kosten der DATEV-Programmnutzung für Ihre Mandanten, als auch für Positionen auf Ihrer DATEV-Rechnung, die Sie dem Mandanten in Rechnung stellen möchten. Wir helfen bei der Einrichtung im DATEV-Programm mit einer Beratung online.
Fazit
Aus Gründen der Nachhaltigkeit und der Effizienz lohnt sich die Umstellung auf die elektronische DATEV-Rechnung. Insbesondere bei der Weiterberechnung an den Mandanten gibt es ein Optimierungspotenzial.
Direkt tätig werden:
- Sie möchten Ihre DATEV-Rechnung digital erhalten? https://apps.datev.de/rechnungsdaten-online/delivery-methods (Der Link lässt sich mit dem DATEVmIDentity oder DATEV SmartLogin direkt öffnen)
- Sie möchten weitere Informationen zum Empfang der DATEV-Rechnung über DATEV Unternehmen online?
- Sie möchten sich über alle Zustellwege der DATEV-Rechnung informieren?
- Wir sollen Sie bei der Weiterberechnung der DATEV-Kosten an Ihre Mandanten unterstützen?
- Hier finden Sie Anleitungen zum Thema:
