Personalknappheit trifft nicht jede Kanzlei gleichermaßen. Was machen Kanzleien anders, die langjährige Mitarbeiter haben und sogar Initiativbewerbungen erhalten? Wir haben zehn Tipps.
1 SELBSTMOTIVATION FÖRDERN
Verabschieden Sie sich von dem Glaubenssatz: „Ich muss meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren.“ Menschen können sich nur selbst motivieren. Sie brauchen aber ein Motiv, etwas zu tun oder zu lassen. Darauf können Führungskräfte mit dem Team durch gute Rahmenbedingungen Einfluss nehmen.
2 SINN UND LEITPLANKEN
Stellen Sie sich im Team Fragen wie: Was machen wir besonders gut? Welche Werte verbinden uns? Wie wollen wir unser Miteinander gestalten? Auf welche Kundenwünsche sollten wir uns einstellen? Warum arbeite ich hier? Daraus entwickelt sich ein tieferes Verständnis für den Arbeitsplatz, für die Mandantenbedürfnisse und die Erkenntnis über den Nutzen der persönlichen Arbeit. Das kann zu einer starken Bindung an den Job und Arbeitgeber beitragen.
3 SPASS AN DER ARBEIT
Das (Arbeits-)Leben ist kein Ponyhof, aber kann dennoch Freude machen. Die Kanzleileitung kann viel dazu beitragen. Jeder Mensch hat Arbeitspräferenzen, mag einige Tätigkeiten mehr, andere weniger. Es gibt Menschen, die gerne flexibel und kreativ arbeiten, andere schaffen neue Vorgehensweisen oder Konzepte, verbinden mehrere Möglichkeiten zu neuen Lösungen. Manche managen, setzen Ziele, schaffen Strukturen. Andere packen tatkräftig an. In jeder Kanzlei gibt es Aufgaben, die zu diesen unterschiedlichen Arbeitspräferenzen passen. Mit einem Test des Team Management System (TMS nach Margerison und McCann) lassen sich Vorlieben bestimmen und Mitarbeitern dazu passende Jobs anbieten. Übrigens sind diese Erkenntnisse auch für Stellenausschreibungen wertvoll, denn unterschiedliche Typen reagieren auf unterschiedliche Begriffe.
4 KLARHEIT ZU ERWARTUNGEN UND ENTWICKLUNGSMÖGLICHKEITEN
Für jede Aufgabe sollte es eine Rollenbeschreibung geben, die neben der Präferenz die Aufgaben definiert und die notwendigen fachlichen, sozialen und persönlichen Fähigkeiten festlegt. Jedes Teammitglied kann mehrere Aufgaben oder Rollen haben. Ein Organigramm und ausformulierte Rollenbeschreibungen geben jedem Teammitglied Klarheit darüber, wer was in der Organisation entscheidet, verantwortet und erledigt. Mögliche Karrierepfade können integriert und sichtbar gemacht werden. Regelmäßige Entwicklungsdialoge mit den Mitarbeitern sind empfehlenswert: Wo stehen sie? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten können ausgebaut werden und welche Schritte sind dazu notwendig? Hilfreich sind Entwicklungspläne und ein Budget für Fortbildungszeiten.
5 TRANSPARENTE VERGÜTUNG
Gehälter sind für Mitarbeiter und Bewerber gleichermaßen von Interesse. Prüfen Sie das eigene Gehaltsgefüge und passen Sie es gegebenenfalls dem Marktniveau (Benchmark) an. Nichts stiftet mehr Unzufriedenheit als ein sichtlicher Gehaltsunterschied zwischen neuen und bestehenden Mitarbeitern gleicher Qualifikation und mit ähnlichem Aufgabenspektrum. Unterscheiden Sie die Höhe der Vergütung nach Jobrollen, Verantwortlichkeiten oder ermöglichen persönliche Zielerreichungen und führen Bonussysteme ein. So ist transparent, mit welcher Leistung welche Vergütung erreicht werden kann.
6 WERTSCHÄTZEND UND EMPATHISCH FÜHREN
Führung schafft Orientierung und sollte aktiv und professionell auf Bedürfnisse und Wünsche des Teams nach Information, Entwicklung und Anerkennung eingehen. Manche Fachverantwortung kann auch ein Teammitglied übernehmen und damit die Kanzleileitung im operativen Management entlasten und fokussiert sein Wissen teilen, Anfänger und Fortgeschrittene unterstützen sowie die Fachgebiete inhaltlich weiterentwickeln. So entstehen Karrierewege, die mit entsprechenden Vergütungskomponenten ausgestattet werden können. Gibt es mehrere Kanzleipartner, kann es sinnvoll sein, auf der strategischen Führungsebene Ressorts festzulegen, wie für Personal, Marketing, Verantwortlichkeit für die inhaltliche und qualitative Steuerung der Kanzlei oder Digitalisierung und Automatisierung. Führungskräfte sollten wertschätzendes Feedback geben, denn viele Mitarbeiter bevorzugen eine klare Linie, möchten wissen, wo sie stehen und wie ihre Leistung gesehen wird. Für alle, die führen oder führen sollen, bieten sich Coachings und Fallbesprechungen an.
7 ZEIT UND RAUM FÜR KOMMUNIKATION
Das Schmiermittel einer Organisation ist Kommunikation: zufällig in der Teeküche, als Videocall aus dem Homeoffice, im Chat oder als Meeting mit mehreren Personen. Mitarbeiter wünschen Informationen zeitnah, die sie für ihre Arbeit benötigen oder die sie persönlich betreffen. Es ist sinnvoll, Kommunikationsanlässe zu unterscheiden und dazu planbare Zeiten und auch Räume oder Kanäle für unterschiedliche Mitarbeitergruppen festzulegen. Bewährt haben sich Kanzlei-Wikis und ein Zugang zu Videos zur schnellen und anlassbezogenen Information, offene Türzeiten für konkrete Fragen, wöchentliche kurze Meetings mit fester Agenda zu Kanzlei- und Fachthemen mit Moderation, Strategietage ein- bis zweimal pro Jahr. Und natürlich Feste und Ausflüge für den sozialen Zusammenhalt.
8 FLEXIBLE ARBEITSZEITEN UND -ORTE
Viele Beschäftigte schätzen flexible Optionen. Es gibt mittlerweile Kanzleien, die mit ihrem Team Lösungen zur Senkung der wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden erarbeitet haben. Manche Kanzleien ermöglichen neben Homeoffice auch das Arbeiten an anderen Orten in Deutschland. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über deren Vorstellungen und gleichen Sie sie mit den Möglichkeiten und Anforderungen der Kanzlei ab. Klare Regeln für alle vermeiden Konflikte und geben Orientierung.
9 ÖFFENTLICH SICHTBAR SEIN
Berücksichtigen Sie beim Recruiting auch wechselwillige Kandidaten. Das Internet bietet reichlich Instagram-Stories und Arbeitgeberversprechen für exakt diese Gruppe. Vor der Instastory sind ein paar Basics zu erledigen: Es sollte eine ansprechende Website mit knackigen Inhalten, eigenen Fotos und Videos vorhanden sein. Eine stets aktuelle Karriereseite, die Interessenten zeigt, was die Kanzlei ausmacht, dass sich ein Arbeitgeberwechsel lohnt, darf nicht fehlen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie an der Kanzlei schätzen und wie ihr Alltag aussieht. Je genauer Sie den potenziellen Bewerber ansprechen, desto zielgenauer können Sie Anzeigeninhalte und Fotos auswählen. Erstellen Sie für Social-Media-Aktivitäten einen Redaktionsplan und sorgen für einen Wiedererkennungseffekt mit einer eigenen Farb- und Bildwelt. Mit Postings dreimal pro Woche bleiben Sie sichtbar. Es kann aber mehrere Monate dauern, bis Ihre Kanzlei potenziellen Kandidaten angezeigt wird. Es sollten sich ein oder zwei Personen mit Herzblut darum kümmern und Interessantes aus dem Kanzleialltag berichten. Professionelle Social-Media-Agenturen unterstützen. Empfehlungen von Mitarbeitern sind ebenso wichtig. Einige Kanzleien zahlen Prämien für die Vermittlung von Bewerbungsgesprächen oder bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
10 SCHNELLE RÜCKMELDUNG AN BEWERBER UND ONBOARDING
Ist ein Bewerber auf Ihr Jobangebot aufmerksam geworden, sollte die Kanzlei auch direkt über ein Kontaktformular erreichbar sein. Die Kanzlei sollte dann schnell reagieren und einen Online-Termin ausmachen. Einige Kanzleien bieten Kennenlerntermine bei einem gemeinsamen Team-Frühstück oder Probearbeiten an. Entscheidet sich das Team für den Bewerber und umgekehrt, ist bereits der erste Arbeitstag der Grundstein zu einer längerfristigen Bindung. Ein gut geplantes Onboarding erleichtert den Einstieg. Dazu gehören die Arbeitsplatzausstattung, IT und Programmzugänge sowie eine feste Ansprechperson, ein Einarbeitungsplan und Feedback-Gespräche während der Einarbeitung.
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