Umstieg leicht gemacht

DATEV magazin: Wie lange arbeiten Sie schon mit dem neuen DATEV DMS?

MICHAEL FRIEBE: Noch gar nicht so lange. Die Umstellung in die neue DMS-Welt haben wir bewusst auf 2021 gelegt. Wir wollten eventuellen Kinderkrankheiten entgehen. Im Mai 2021 haben wir dann umgestellt und es lief gut. Etwas zu warten, war eine gute Entscheidung.

Was ist Ihr bisheriges Fazit der Arbeit in der neuen DMS-Welt?

Alles in allem? Es ist eine Erleichterung. Die Oberfläche, also die Ansicht, ähnelt größtenteils der von DMS classic. Dadurch findet man sich gut zurecht. Das Drag and Drop macht das Handling um einiges einfacher. Und mit manchen Voreinstellungen mussten wir uns erst gar nicht befassen. Die hatte DATEVasp bereits übernommen. Das war praktisch. Klar, es gab ein paar Kleinigkeiten, bei denen wir nachjustieren mussten. Zum Beispiel bei der Stempelfunktion. Auch manche Feinheiten in den Einstellungen haben wir erst nach einer gewissen Bedienzeit erkannt. Aber das konnten wir leicht anpassen. Und restliche Unklarheiten, die wir seit der Umstellung hatten, wurden zügig und komplett vom DATEV-Teamservice geklärt.

Wenn Sie die Umstellung noch einmal Revue passieren lassen, wie ist es Ihnen in den einzelnen Phasen ergangen?

Es war das erste Mal, dass wir eine DATEV-Programmumstellung selbstständig angepackt haben. Zu Beginn hatten wir die Sorge, dass irgendetwas nicht funktionieren könnte. Aber die war unbegründet. Schließlich haben wir auch einen laufenden Kanzleibetrieb und der Zugriff auf und das Speichern von Dateien sind somit unerlässlich. Den ersten Überblick haben wir uns durch eine Online-Veranstaltung für den Produktwechsel verschafft. Der rote Faden zeigte sich jedoch erst mit der Checkliste und in den persönlichen Gesprächen mit dem DATEV-Support. Es gab einen regelmäßigen Datenabgleich mit dem Tool DATEV DMS Datenqualität, das lief im Tagesgeschäft nebenbei. Aufgrund der langen Vorlaufzeit von einem halben Jahr gab es erfreulicherweise nahezu keine Abweichungen. Die Daten haben wir dann mit dem Umstellungsassistenten in das neue DATEV DMS übergeben. Das lief dann außerhalb der Kernarbeitszeit. Das hatte den Vorteil, dass die Performance ASP einwandfrei lief.

Was würden Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen empfehlen, die in den nächsten Monaten auf das neue DATEV DMS umstellen?

Der regelmäßige Datenabgleich mit dem Tool DATEV DMS Datenqualität und das Abarbeiten der individuellen Checkliste sind wichtig. Das sollte man auf jeden Fall vor dem Umstieg machen. Auch ist eine schlanke und einfache Ablagestruktur entscheidend und sollte unbedingt berücksichtigt werden. Und mein ganz persönlicher Tipp: Nehmen Sie die Hilfe der DATEV-Experten in Anspruch. Damit sparen Sie sich unnötige Nacharbeiten. Lieber einmal mehr gefragt als einmal zu wenig.*

* Damit die Vorbereitungen und Ihre Umstellung erfolgreich gelingen, bieten wir Ihnen folgende Unterstützungsangebote.