Wie können Steuerberatungskanzleien Strukturen schaffen, die für eine Entlastung in der Finanzbuchführung sorgen? Daniel Struckmeyer hat seine Wurzeln in der Steuerberatung und berichtet direkt aus der Praxis.
Wie erreichen unsere Kunden eine Entlastung in der Finanzbuchführung?
DANIEL STRUCKMEYER: Wie kann man Entlastung in der Fibu erreichen? Das geht derzeit und auch zukünftig nur über saubere Prozesse, die bereits bei der Vorbereitung der Daten zur Buchhaltung beginnen, mit einem standardisiertem Buchungsverhalten und über die Nutzung von Schnittstellen und Automatisierungsservices. Aber auch eine stetige Fort- und Weiterbildung in diesem Bereich ist nicht zu vernachlässigen.
Welche Rolle spielt dabei der Automatisierungsservice Rechnungen?
DANIEL STRUCKMEYER: Der Automatisierungsservice Rechnungen spielt dabei eine große Rolle. Wenn man hier nach einer gewissen eigenen “Einarbeitungszeit” vertrauen mit dem Umgang des Services zur Nutzung des automatischen Durchbuchen gelangt, kann man das Maximum an Zeitersparnis erreichen.
Gerade das ist bei einer automatisierten Buchhaltung das Wichtigste: Zeitersparnis durch den beinahe Wegfall von Standardtätigkeiten und Routinearbeiten. Das ist das, was die KI aktuell auch sicher leisten kann. Grundsätzlich gibt es bei uns zwei Services, die mit KI-Technik arbeiten. Beide Services werden unter dem Namen Automatisierungsservices Rechnungswesen zusammengefasst.
- Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen optimiert das digitale Belegbuchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
- Der DATEV Automatisierungsservice Bank unterstützt beim Buchen elektronischer Kontoumsätze.
Beide Services generieren mittels künstlicher Intelligenz Buchungsvorschläge in der DATEV-Cloud. Diese Buchungsvorschläge werden direkt an Kanzlei-Rechnungswesen übergeben und können dort im vertrauten Prozess weiterbearbeitet werden. Weil die künstliche Intelligenz aus den historischen Daten in der DATEV-Cloud lernt, verbessert sich dabei die Qualität der Buchungsvorschläge stetig. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungsdaten regelmäßig ins DATEV-Rechenzentrum gesendet werden.
Anhand entsprechender Kennzeichnungen in der Buchungszeile erkennen Sie auf einen Blick, welche Felder noch geprüft oder vervollständigt werden müssen. Damit unterstützen Sie die beiden Automatisierungsservices maßgeblich bei der Buchführung.
Wie sieht die technische Unterstützung beim Buchen der Bankkonten aus?
DANIEL STRUCKMEYER: Der Automatisierungsservice Bank gliedert sich in die Reihe der Automatisierungsservices perfekt ein. Automatisierungsservice Bank ist in erster Linie dazu da, die Lerndateien beim elektronischen Bankbuchen zu ersetzen bzw. die Pflege und Ergänzung von bestehenden Lerndateien zu ersetzen.
Ein Highlight ist davon zum Beispiel, dass der Automatisierungsservice Bank auch Buchungen aufteilen kann. Das kann z. B. bei Zins- und Tilgungsabbuchgen vom Bankkonto sein. Aber auch andere Sachverhalte lassen sich damit aufteilen. Somit kann ich dann auch mehr grüne Buchungsvorschläge erzeugen, ohne die Zeit auf die Erstellung und Pflege von Lerndateien zu setzen.
Aus der Praxis wissen wir: Vielen Mitarbeitenden fällt es schwer, die grünen (sicheren) Buchungsvorschläge durchzubuchen. Warum sollten die Mitarbeitenden der Software vertrauen?
DANIEL STRUCKMEYER: Ein kleine “Rezept” ist dafür: Wie oft drücke ich bloß einfach auf die + Taste, um die grünen Buchungen zu bestätigen, weil Sie richtig sind?
Diese Aufgabe muss ich doch als Mensch nicht mehr selbst machen, oder?
Aus der eigenen Erfahrung sind das bei der Bank sehr viele und bei den Rechnungen auch schon viele. Die beiden Services lernen unter anderem auch aus dem eigenen Buchungsverhalten. Wenn ich das sauber und gleichbleibend mache und in der Vergangenheit auch schon gemacht habe, macht die KI das auch und entlastet mich so.
Wichtig dabei ist zu wissen, dass die KI bzw. die Services durch die Korrekturen, die man vornimmt, auch weiter dazu lernt und das automatisierte Buchen stetig verbessert, Dazu ist es aber auch unbedingt notwendig die Buchhaltungsdaten regelmäßig an das DATEV Rechenzentrum zu senden. Auch dabei kann mir z. B. der Periodenabschluss in Kanzlei-Rechnungswesen helfen Zeit zu sparen.
Das Wichtigste aber bleibt: Die Kontrolle der Buchhaltung! Damit ist auch bei dem automatischen Durchbuchen noch lange nichts verloren, auch wenn die KI mal nicht richtig trifft. “Nur” die Flughöhe ist eine andere. Anstelle der Kontrolle eines jeden Buchungssatzes, was viel Zeit kosten, kann man besser die Programmfunktionen nutzen, die wir schon in Kanzlei-Rechnungswesen verbaut haben.
Sie haben ein Beratungsangebot entwickelt, das Kanzleien unterstützt. Wie funktioniert das genau?
DANIEL STRUCKMEYER: Ja genau, das setzt genau dort an. In der Beratung Automatisierte Buchführung einrichten und abstimmen geht es darum, in einem online Termin an einem halben Tag, das Vertrauen in die Nutzung von Automatisierungsservices und Schnittstellen und in das automatische Durchbuchen weiter voranzubringen.
Zudem geht es darum, die Abstimmmöglichkeiten einer Buchhaltung mit unseren Programmbordmitteln am jeweiligen Echtbestand genau zu erläutern, evtl. Abweichungen zu finden und die Möglichkeit der Effizienten Abstimmung zu geben.
Die Beratung kann direkt über den DATEV Shop bestellt werden und ist auch über die Artikelnummer 71930 zu finden. Weitere Informationen zu dem Thema und zu den Automatisierungsservices im Rechnungswesen findet man auch unter: Automatisierungsservices Rechnungswesen
Ihre nächsten Schritte
- Einrichten und Abstimmen – heißt das Konzept. Bestellen Sie hier die Halbtagesberatung, die Daniel Struckmeyer konzipiert hat.
- Buchen Sie eine nachhaltige Beratung zu dem Thema: DATEV EQ-Beratung Rechnungswesen plus
- Informieren Sie sich auf der Landingpage: www.datev.de/asr
- Schauen Sie sich das Lernvideo an. Referent ist der Interviewpartner Daniel Struckmeyer: Automatisierungsservice Rechnungen – Effizienz durch KI
